Auswirkungen von Namensänderungen auf Mailadressen

Die Änderung des Familienstandes, z. B. durch Heirat, kann zu einer Änderung des Nachnamens führen. Da der Familienstand gehaltswirksam ist, muss er in den Informationssystemen der Hochschule und der Freien Hansestadt Hamburg stets aktuell gehalten werden. Im Falle einer begleitenden Namensänderung treten unmittelbare Auswirkungen auf das Postfach des zentralen Mailer der HAW auf.
Unmittelbar nach der Aktualisierung des Namens einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters durch den Personalservice erhält das Postfach der betroffenen Person einen neuen Namen, der automatisch erzeugt wird.
Die bisherige Mailbox mit allen zum Zeitpunkt der Umbenennung in ihr enthaltenen Inhalten bleibt zwar erhalten, sie ist aber unter der alten Bezeichnung nicht mehr erreichbar. Jeder, der nun versucht der alten Mail-Adresse eine Nachricht zu senden erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht.

Nachfolgend wollen wir diese Problematik an einem Bespiel verdeutlichen:

• Der Mitarbeiter Max Mustermann hat die Mailbox max.mustermann@haw-hamburg.de.
• Er und Michaela Musterfrau beschließen zu heiraten und als gemeinsamen Nachnamen Musterfrau zu wählen.
• Sein Bruder Moritz Mustermann schickt zum Polterabend Grüße aus Kanada an max.mustermann@haw-hamburg.de. Diese Nachricht befindet sich jetzt in Maxens Mailbox.
• Nach der Heirat weist Max diese Änderung seines Familienstands dem Personalservice nach, dieser pflegt die Änderung ein und die Mailbox heißt jetzt max.musterfrau@haw-hamburg.de. Max findet dort nach wie vor die Grüße seines Bruders zum Polterabend vor.
• Der Geschäftsführer der Reinigungsfirma Blitz&Blank möchte Max als langjähriger Geschäftspartner gern zur Eheschließung gratulieren und schickt eine Glückwunsch-Mail an max.mustermann@haw-hamburg.de, da er von der Namensänderung keine Kenntnis erlangt hat. Er erhält die Mitteilung, dass die Email nicht zugestellt werden konnte. Max findet sie auch nicht in seiner Mailbox.
• Erst nachdem die Firma Blitz&Blank über die neue Mail-Adresse informiert worden ist und den Glückwunsch erneut sendet, erhält Max Musterfrau diesen.
• Max kann also nach der Namensänderung im System nur noch als max.musterfrau@haw-hamburg.de Emails senden und empfangen.
  
  

Derzeit können wir Ihnen nur folgende Hilfe anbieten:
Bevor Sie die Änderung Ihres Familienstands dem Personalservice (für Mitarbeiter) oder dem Studentensekretariat (für Studierende) bekannt geben und die Sachbearbeiter diese Namensänderung im System unmittelbar erfassen, sollten Sie alle Ihre Mailkontaktpartner darüber informieren, dass Sie in Kürze eine neue Mailadresse erhalten werden, die alte Mailadresse nicht mehr gültig ist und darunter keine Zustellung von Mails mehr erfolgt. Sobald Ihnen die neue Mailadresse über den Personalservice oder das Studentensekretariat bekannt gegeben wurde, informieren Sie Ihre Mailkontaktpartner über diese neue Mailadresse.

Wir empfehlen Ihnen daher folgendes Vorgehen:
Lassen Sie die Namensänderung im EDV-System der HAW über den Personalservice (für Mitarbeiter) oder im Studentensekretariat (für Studierende) ggf. nicht sofort durchführen, sondern warten noch einige Tage ab, um ihre alten Mailkontakte zu informieren. Sollte das für Sie nicht in Betracht kommen, können Sie die Namensänderung natürlich sofort durchführen lassen.

Wir bedauern, zurzeit noch keine bequemere Lösung anbieten zu können, arbeiten jedoch an einer Verbesserung der Situation.