IT-Umsetzungsphase (ab 2020)
Nachdem die Konzepte konsensual entwickelt wurden, erfolgt seit 2020 die iterative Umsetzung. Da die Umsetzung bestimmte Voraussetzungen benötigt, wurden basierend auf den Arbeitsgruppenergebnissen zunächst zwei grundlegende Konzepte realisiert:
1. Neustrukturierung der IT-Governance der HAW Hamburg
- Die bisherige IT-Lenkungsrunde wurde in eine neue IT-Dienstleisterrunde überführt. Die IT-Dienstleisterrunde bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen dem ITSC und den Dienstleistungen in den Fakultäten und Departments. Sie ermöglicht zudem den Austausch zu den operativen Themen.
- Neu gebildet wurde ein IT-Steuerungskreis als „Gremien-CIO“ mit Vertreter*innen aller Fakultäten, der für die strategischen Themen und Fragen zur IT zuständig ist. Die Verzahnung der technischen und organisatorischen Aspekte wird durch die Einbindung der Vizepräsidentin für Digitalisierung und dem Leiter des ITSC in die neu angelegten Governance-Strukturen gesichert.
Weitere Informationen zum IT-Steuerungskreis erhalten Sie hier
2. Die Etablierung eines hochschulweiten IT-Projektportfoliomanagements
- Zur Etablierung eines IT-Projektportfoliomanagements an der HAW Hamburg wurde ein standardisiertes IT-Antrags- und Anzeigeverfahren eingeführt.
- Das IT-Antragsverfahren gilt hochschulweit für IT-Projekte ab 20.000 € bzw. mit über 20 Personentagen internen Aufwands aus Servicebereichen.
- IT-Projektanträge werden im IT-Steuerungskreis beraten, priorisiert und dem Präsidium in Form von Empfehlungen vorgelegt.
- Die Einführung und Weiterentwicklung des IT-Projektportfoliomanagements ist iterativ angelegt und wird immer wieder ausgewertet und weiter angepasst.
FAQ zum IT-Projektportfoliomanagement
Wie definiert sich in diesem Rahmen ein IT-Projekt?
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Anhand von sechs Kriterien wurde definiert, was als IT-Projekt gilt. Eine einmalige Aktivität wird als “IT-Projekt" bezeichnet, wenn folgende sechs Kriterien erfüllt sind:
1. Projektziel
Es gibt ein schriftlich klar formuliertes, zu erreichendes und erreichbares Ziel.
2. Zeitliche Begrenzung und Einmaligkeit
Die Aktivität ist zeitlich begrenzt mit einem konkreten Anfangs- und Endtermin. Darüber hinaus handelt es sich um eine neuartige und komplexe Aufgabenstellung, zu deren Erfüllung linienübergreifendes Know-how erforderlich ist.
3. Feste Ressourcen
Die Ressourcen (finanzieller und personeller Art) sind begrenzt, festgelegt und zugeordnet.
4. Spezifische Projektorganisation
Es ist eine spezifische Organisation erforderlich, da die Aktivität mit der vorhandenen Linienorganisation nicht oder nur schwer zu bewältigen ist.
5. Geregeltes Vorgehen
Es wird nach einem geregelten Vorgehen gearbeitet.
6. Übersteigung eines bestimmten Aufwands
IT-Aktivitäten sind als IT-Projekt zu definieren, wenn sie einen Aufwand für Sachmittel (Hardware, Software, etc.) und externe Unterstützung von mindestens 20.000 € erfordern oder 20 Personentage (PT) oder mehr umfassen.
Welche Vorteile hat die Einführung eines IT-Projektportfoliomanagements?
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Eine effiziente Nutzung von IT-Ressourcen ist nur durch ein hochschulweit abgestimmtes IT-Projektportfoliomanagement möglich. Die Einführung des IT-Portfoliomanagements ermöglicht eine transparente und systematische Weiterentwicklung der IT-Landschaft der HAW Hamburg.
Die IT-Projektantrags/anzeigen-Formulare erhalten Sie hier
