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Informationen für:

Fakultät Technik und Informatik
Fakultät Technik und Informatik

Beschaffung in der Fakultät TI

Das Team Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien ist in der Fakultät Technik und Informatik zuständig für den Großteil aller Beschaffungen (hierzu zählen Waren und auch Dienstleistungen, wie z. B. Beratungsleistungen). Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die wichtigsten Informationen zu dem Thema zur Verfügung.

Die Verfahrensarten

In der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) und der Beschaffungsordnung der FHH (BO) wird zwischen den nachfolgend genannten Vergabeverfahren unterschieden. Klicken Sie bitte nachfolgend auf den jeweiligen Link um Informationen zur Vergabeart und zum Verfahrensablauf zu erhalten:

Antwort auf/zuklappen Direktauftrag (Bestellwert unter 1.000,- € netto)

Bei einem Auftragswert unter 1.000,- € netto kann eine Beschaffung ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens durchgeführt werden. Der Direktkauf selbst unterliegt nicht dem Vergaberecht, dennoch muss der Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit eingehalten werden. Aus diesem Grund muss auch eine Dokumentation erfolgen, was bedeutet, dass für die Auszahlung der Rechnung der Zweck und Anlass der Beschaffung deutlich erkennbar sei muss. Ein Angebot selbst ist hingegen nicht erforderlich. 

Verfahrensschritt

Zuständigkeit / zu beantragen bei

1.

Bedarfsermittlung und ggf. Markterkundung

Besteller/in

2.

VOL-Schein ausfüllen

  • Bitte bei Rechnungsadresse Berliner Tor 7 zzgl. Name der zuständigen Sachbearbeitung angeben
  • Bitte bei Lieferadresse genaue Anschrift zzgl. Raumnummer angeben
Bei Bedarf Einholung Unterschrift der ressourcenverantwortlichen Person

Besteller/in, ggf. Beteiligung Budgetverantwortliche/r

3.

Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei Sachbearbeitung in der Fakultätsverwaltung

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

4.

Prüfung der Unterlagen
Durchführung der Beschaffung

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

5.

Lieferung der Ware

Lieferant/Dienstleister

6.

Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung
(entweder auf dem Lieferschein, auf der Rechnung oder per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung)

Besteller/in

7.

Erstellung der Zahlungsanordnung
Weitergabe zur Auszahlung an das Finanz- und Rechnungswesen

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

Antwort auf/zuklappen Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (Bestellwert unter 50.000,- € netto)

Diese Vergabe kann bei einem Auftragswert unter 50.000,- € netto durchgeführt werden.

  • Bei der Durchführung eines Teilnehmerwettbewerbs, der der Angebotsabgabe vorgeschaltet ist, fordert man eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Dieses dient dazu, den Bieterkreis zu sondieren. Jedes interessierte Unternehmen kann einen solchen Antrag abgeben, womit die Unternehmen die geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen. Unternehmen, die vom Auftraggeber aufgefordert werden, dürfen letztlich ein Angebot abgeben. Dieses müssen mindestens drei Unternehmen sein.
  • Bei der Vergabe ohne Teilnehmerwettbewerb werden mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert.


Von dem Erfordernis, mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen kann in den Fällen des § 8 Abs. 4 Nr. 9-14 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), abgewichen werden.

Bei der Durchführung von Verhandlungen: Es darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Wichtig ist, dass zum Zeitpunkt der Verhandlung die konkret geforderte Leistung bereits bekannt ist. Wenn nach Durchführung von Verhandlungen diese beendet werden sollen, dann werden die Bieter die an den Verhandlungen teilgenommen haben hierüber in Kenntnis gesetzt. Den Bietern wird dann eine Frist für die Einreichung der Angebote gesetzt. Darüber darf dann nicht mehr verhandelt werden!

Der Auftraggeber kann aber auch ohne Verhandlung auf ein Angebot hin einen Auftrag erteilen, wenn er sich dieses zuvor vorbehalten hat und die Bindefrist für den Bieter noch nicht abgelaufen ist. Bitte beachten Sie diesbezüglich unbedingt die Hinweise zu der Angebotseinholung in den unten stehenden FAQ sowie das Muster zur Angebotseinholung im Bereich Formulare.

Verfahrensablauf Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb

Verfahrensschritt

Zuständigkeit / zu beantragen bei

1.

Bedarfsermittlung und ggf. Markterkundung

Besteller/in

2.

Einholung Vergleichsangebote (mind. 3)

Bitte verwenden Sie als Grundlage das unter Formulare verfügbare Muster, damit die Einhaltung der formalen Voraussetzungen gewährleistet ist. 

Besteller/in

3.Eingang AngeboteBieter
4.Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote
Auswahl des Bieters
Besteller/in

5.

VOL-Schein ausfüllen

  • Bitte bei Rechnungsadresse Berliner Tor 7 zzgl. Name der zuständigen Sachbearbeitung angeben
  • Bitte bei Lieferadresse genaue Anschrift zzgl. Raumnummer angeben
Bei Bedarf Einholung Unterschrift der budgetverantwortlichen Person
Bei Beschaffungswert > 10.000,- € zwei Unterschriften von Unterschriftsbefugten (Departmentleitung, Dekan oder Verwaltungsleitung) einholen

Besteller/in,
ggf. Beteiligung Budgetverantwortliche/r, ggf. Beteiligung Unterschriftsbefugte/r Verpflichtungsermächtigung

6.Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei Sachbearbeitung in der FakultätsverwaltungBesteller/in

7.

Prüfung Unterlagen
Erstellung Vergabevermerk
Auftragserteilung

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

8.

Lieferung der Ware bzw. Erbringung der Dienstleistung

Lieferant/Dienstleister

9.

Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung
(entweder auf dem Lieferschein, auf der Rechnung oder per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung

Besteller/in

10.

Erstellung der Zahlungsanordnung
Weitergabe zur Auszahlung an das Finanz- und Rechnungswesen

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

Verfahrensablauf Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

Diese Vergabeart wird im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleginnen und Kollegen im Kolleginnen und Kollegen im Finanz- und Rechnungswesen.

Antwort auf/zuklappen Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (Bestellwert unter 100.000,- € netto)

Die Beschränkte Ausschreibung wird bei einem Auftragswert ab 50.000,- € netto bis unter 100.000,- € netto durchgeführt.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb führt die Fakultätsverwaltung das Vergabeverfahren durch, das nachfolgend näher beschrieben wird. Bitte wenden Sie sich an die Kolleginnen und Kollegen in der Fakultätsverwaltung. Dort werden Sie hinsichtlich des Verfahrens und der erforderlichen Unteralgen beraten.

Verfahrensschritt

Zuständigkeit / zu beantragen bei

1.

Bedarfsermittlung und ggf. Markterkundung

Besteller/in

2.Bei Beschaffung von Geräten u. Anlagen > 5.000,- € Antrag A "Beschaffung von Geräten" bei Betriebseinheit AKU stellen und Stellungnahme abwartenBesteller/in

3.

Einreichung der erforderlichen Unterlagen in der Fakultätsverwaltung

Besteller/in

4.Einholung Vergleichsangebote (mind. 3, förmliches Verfahren)
ggf. Beantwortung von Fragen der Bieter
Dokumentation des Verfahrens
Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung
5.Eingang AngeboteBieter
6.Angebote verschlossen bis zum Ende der Angebotsfrist aufbewahrenPoststelle BT 5
7.Öffnung der Angebote, Niederschrift über die ÖffnungSachbearbeitung Fakultätsverwaltung (mind. 2 Sachbearbeiter/innen)
8.Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote
Auswahl des Bieters
Besteller/in

9.

VOL-Schein ausfüllen

  • Bitte bei Rechnungsadresse Berliner Tor 7 zzgl. Name der zuständigen Sachbearbeitung angeben,
  • Bitte bei Lieferadresse genaue Anschrift zzgl. Raumnummer angeben
Bei Bedarf Einholung Unterschrift der ressourcenverantwortlichen Person
Bei Beschaffungswert > 10.000,- € zwei Unterschriften von Unterschriftsbefugten (Departmentleitung, Dekan oder Verwaltungsleitung) einholen

Besteller/in,
ggf. Beteiligung Budgetverantwortliche/r,
ggf. Beteiligte/r Unterschriftsbefugte/r Verpflichtungsermächtigung

10.

Prüfung Auswahlbegründung
Erstellung Vergabevermerk
Auftragserteilung

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung

11.

Lieferung der Ware bzw. Erbringung der Dienstleistung

Lieferant/Dienstleister

12.

Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung
(entweder auf dem Lieferschein, auf der Rechnung oder per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung

Besteller/in

13.

Erstellung der Zahlungsanordnung
Weitergabe zur Auszahlung an das Finanz- und Rechnungswesen

Sachbearbeitung Fakultätsverwaltung


Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Diese Vergabeart wird im Finanz- und Rechnungswesen durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleginnen und Kollegen im Finanz- und Rechnungswesen.

Antwort auf/zuklappen Öffentliche Ausschreibung (Bestellwert ab 100.000,- € netto)

Die Öffentliche Ausschreibung wird bei einem Auftragswert ab 100.000,- € netto bis unter den jeweiligen EU-Schwellenwert im Finanz- und Rechnungswesens durchgeführt. Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungsvorgängen direkt an die Kolleginnen und Kollegen im Finanz- und Rechnungswesen.

Antwort auf/zuklappen Sonderfall Auslagenerstattung

Die Auslagenerstattung bildet die Ausnahme im Beschaffungsprozess, da wesentliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Budgetsicherheit, usw.) nicht in dem sonst erforderlichen Maße revisionssicher dokumentiert und angewendet werden können. Die Auslagenerstattung darf nur dann eingesetzt werden, wenn alle sonst vorgegebenen Beschaffungswege nicht greifen (Beschaffung aus Rahmenverträgen, Beschaffungen auf Rechnung im Rahmen des formellen Beschaffungsprozesses).

Die Auslagenerstattung ist ausschließlich für den Dienstbetrieb und ausschließlich an Beschäftigte der Hochschule möglich, Studierende zählen nicht dazu.
Sofern Studierende Auslagen hatten die durch die Dienststelle erstattet werden sollen (z. B. Projektarbeiten), so muss die Erstattung durch eine/n Mitarbeiter/in erfolgen. Diese/r wiederum kann sich die Auslage erstatten lassen. Für diesen Zweck ist das Formular "Belegquittung" zu nutzen.

Bei Beschaffungen für den Dienstbetrieb ist jede/r Mitarbeiter/in nicht als Privatperson tätig. Dementsprechend kann es vorkommen, dass der Erwerb von Waren zu Bedingungen, die nur für Privatpersonen gelten, für die Hochschule nicht möglich ist.

Aus diesen Gründen wird eine Vorleistung nur unter folgenden Voraussetzungen erstattet:

  • In dem Antrag auf Auslagenerstattung (s. unter Formulare) muss u.a. begründet werden, warum die Auslage entstanden und zu erstatten ist. Gründe können z. B. sein:

    • Eine Beschaffung über einen VOL-Schein ist aus Zeitgründen nicht möglich gewesen (konkrete Erläuterung erforderlich)
      Hier ist zu bedenken, dass Veranstaltungen, die lange im Voraus bekannt sind (z. B. Nacht des Wissens) nicht für Auslagenerstattungen geeignet sind.
    • Wenn es die Ware nur bei einem Anbieter gibt, dieser jedoch keinen Kauf auf Rechnung akzeptiert. Kein Grund hingegen ist gegeben, wenn es die Warte bei anderen Anbietern günstiger gibt.
    • Wenn Beschaffungen für Studentische Projekte aus Zeitgründen zügig erfolgen müssen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine Auslagenerstattung nicht mehr an Studierende erfolgen darf. Künftig muss die Erstattung durch eine/n Mitarbeiter/in erfolgen. Diese/r wiederum kann sich die Auslage erstatten lassen. Für diesen Zweck ist neben dem Antrag auf Auslagenerstattung auch das Formular "Belegquittung" einzureichen.

  • Originalrechnungen sind auf die HAW Hamburg auszustellen. Eine Rechnungsstellung direkt an den/die Mitarbeiter/in entspricht nicht der formellen Voraussetzung des Kassenwesens. Bei Bareinkäufen ist der Originalkassenzettel ausreichend.
     
  • Auslagenerstattungen sind auf ein Minimum zu begrenzen; je Vorgang sollte der Betrag 100 €; je Auszahlungsbeleg 500 € nicht überschreiten. Wird die Betragsgrenze überschritten, ist dies durch die bzw. den Verantwortliche/n der Einrichtung (Dekan) zu autorisieren.
    Für die Praxis reichen Sie bitte eine Begründung bzgl. der Überschreitung mit den Unterlagen ein, die zuständige Sachbearbeitung wird den Vorgang dem Dekan zur Entscheidung vorlegen.
     
  • Erfolgt eine Auslagenerstattung an eine/n Mitarbeiter/in, die/der wiederum Auslagen an Dritte (z. B. Studierende) erstattet, ist dies nur möglich, wenn eine Quittierung durch den jeweiligen Dritten erfolgt (s. unter Formulare "Belegquittung").
  • Eine Erstattung kann nur vorgenommen werden, nachdem die Waren geliefert oder die Leistungen vollständig erbracht sind. Dieses ist ggü. der zuständigen Sachbearbeitung im Team Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien zu bestätigen.


Bitte beachten Sie weiterhin, dass Anträge nur bearbeitet werden können, wenn sie vollständig ausgefüllt und unterschrieben eingereicht werden. Des Weiteren sind zwingend folgende Belege beizufügen:

  • Original-Rechnung, ausgestellt auf die HAW Hamburg (keine Bestellbestätigung o. ä.)
  • Original Kassenbeleg falls ein Barkauf erfolgt ist (auf DIN A4 geklebt)
  • Nachweis der Zahlung
    Entweder geht dieses bereits aus der Rechnung hervor, oder Sie fügen einen Bankauszug, Kreditkartenabrechnung, o. ä. dem Antrag bei.

Die erforderlichen Formulare finden Sie am Ende dieser Seite im Bereich Formulare, Informationen, Rechtsgrundlagen.

Einzureichende Unterlagen

Der nachfolgenden Übersicht können Sie entnehmen, welche Unterlagen bei einem Beschaffungsvorgang eingereicht werden müssen. Die erforderlichen Dokumente finden Sie am Ende dieser Seite unter "Formulare".

Unterlagen

Direktkauf

Verhandlungs-vergabe

Beschränkte Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibung

Bedarfsbegründung

X

X

Bitte halten Sie bei dieser Vergabeart Rücksprache mit dem Finanz- und Rechnungswesen.

Mail / Schreiben Angebotsabfrage1.

X

 

Leistungsbeschreibung

 

ggf.

X

Vergleichsangebote2.

falls vorhanden

X

 

Auswahlbegründung3.
(oder Formular Vergabevermerk)

 

X

 X

VOL-Schein (3-fach)

X

X

 X

Anlagenblatt zum VOL-Schein4.

ggf.

ggf.

 ggf.

EVB-IT (bei Hard- und Software)

 

ggf.

ggf.

Antrag auf Beschaffung von Geräten
und Einrichtungen inkl. Stellungnahme Betriebseinheit AKU 5.

 

ggf.

ggf.

Bauanforderungskatalog6.

 

ggf.

ggf.

Firmenliste

   

X

Zuschlagskriterien (Matrix)

   

X

  1. Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise zur Angebotseinholung in den FAQ bzw. verwenden Sie die Mustervorlage, damit gewährleistet ist, dass die Vergleichsangebote vergaberechtskonform eingeholt wurden.
  2. Vergleichsangebote sind beim Direktkauf nicht zwingend erforderlich, sofern Sie aber welche vorliegen haben, reichen Sie diese bitte mit ein. Bei einem Bestellwert von knapp unter 1.000,- € netto sollte ein Angebot mit eingereicht werden!
  3. Eine Auswahlbegründung ist nur erforderlich, wenn nicht der günstigste Anbieter gewählt wird.
  4. Das Anlagenblatt ist erforderlich bei Anlagegütern (selbständig nutzbar ab 800,01 € oder nicht selbständig nutzbar, wenn sie aber zu einem Anlagengut gehören, dann unabhängig vom Betrag, z. B. Monitor)
  5. Bei der Beschaffung von Geräten, Maschinen und Anlagen mit einem Wert ab 5.000,- € ist vorher die Zustimmung der Fachkräfte für Arbeitssicherheit einzuholen. Der Antrag A "Beschaffung von Geräten" ist vollständig ausgefüllt mit aussagekräftigen Unterlagen an die Betriebseinheit AKU zu senden. Es erfolgt von dort eine Stellungnahme, die mit den Antragsunterlagen in der Fakultätsverwaltung einzureichen sind.
  6. Sofern mit einer Beschaffung bauliche Veränderungen/Maßnahmen verbunden sind, ist dem Antrag an AKU zusätzlich der Bauanforderungskatalog einzureichen. Auch dieses Dokument ist hinterher mit den Unterlagen in der Fakultätsverwaltung einzureichen.

Kontakt Fakultätsverwaltung

Antwort auf/zuklappen Team Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien

In der Fakultätsverwaltung stehen Ihnen die nachfolgend genannten Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite:

Name

Telefon

E-Mail

Teamleitung

Alexander Dehnecke

42875-8004

alexander.dehnecke@haw-hamburg.de

Department Informatik

Sabine Carter

42875-8416

sabine.carter@haw-hamburg.de

Department Informations- und Elektrotechnik

Bettina Lange

42875-8328

bettina.lange@haw-hamburg.de

Department Fahrzeugtechnik und Flugzeugbau

Michaela Kroll

42875-7866

michaela.kroll@haw-hamburg.de

Department Maschinenbau und Produktion

Norbert Burkschat

Björn Kastenholz

42875-8607

42875-8323

norbert.burkschat@haw-hamburg.de

bjoern.kastenholz@haw-hamburg.de

M+P: IEE, IMM, IWS, HBI

M+P: IAR, IKP, IPP

Dekanat, Fakultätsverwaltung, Zukunftsprojekte, Mechatronik

Annika Hildebrandt

42875-8021

annika.hildebrandt@haw-hamburg.de

FAQ Beschaffung

Um Ihnen den Zugang zu diesem Thema zu erleichtern, haben wir Ihnen nachfolgend einige der häufig gestellten Fragen und die dazugehörigen Antworten zusammengestellt. Bitte zögern Sie bei Unklarheiten nicht, uns zu kontaktieren.

Antwort auf/zuklappen Welches Budget steht mir zur Verfügung?

Wenn Sie für ein PSP-Element oder eine Kostenstelle die Ressourcenverantwortung haben, dann erhalten Sie monatlich durch das Finanz- und Rechnungswesen einen SAP-Bericht. Da diese Berichte nicht leicht lesbar sind, wenden Sie sich, sofern Sie sich bzgl. der verfügbaren Mittel unsicher sind für eine konkreten Angabe an die Kolleginnen und Kollegen in der Fakultätsverwaltung.

Antwort auf/zuklappen Welche Wertgrenzen gibt es zu beachten?

Die Unterschwellenvergabeordnung und die Beschaffungsordnung der FHH unterscheiden zwischen diversen Vergabeverfahren, die mit bestimmten Wertgrenzen verbunden sind. Entsprechende Informationen erhalten Sie auf dieser Seite unter "Die Verfahrensarten".

Antwort auf/zuklappen Wie hole ich Vergleichsangebote ein, worauf ist zu achten?

Vergleichsangebote sind unbedingt schriftlich einzuholen um nachweisen zu können, dass jedem Anbieter die gleichen Rahmenbedingungen genannt wurden. Darüber hinaus sollten folgende Punkte eingehalten werden:

  • Das gewünschte Produkt ist mit allen Eigenschaften konkret zu benennen oder die gewünschten Eigenschaften sind so genau wie möglich zu beschreiben.
  • Des Weiteren ist eine Angebotsfrist, innerhalb derer die Angebote eingehen müssen, zu nennen.
  • Es ist in der Anfrage darauf hinzuweisen, dass die AGB des Anbieters nicht gelten und dass die VOL/B und die Hamburgische Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (HmbZVB-VOL/B) Vertragsgrundlage sind.
  • Sie sollten sich in der Anfrage vorbehalten, den Auftrag ohne Verhandlung zu vergeben.


Unter Formulare haben wir Ihnen ein Muster für eine Angebotsabfrage bereitgestellt, das die zwingend erforderlichen Punkte beinhaltet. Bitte verwenden Sie dieses als Grundlage für Ihre Anfragen, damit die Voraussetzungen für eine korrekte Angebotseinholung erfüllt sind.

Antwort auf/zuklappen Kann ich bei Firmen bestellen, die nicht "Kauf auf Rechnung" anbieten?

Grundsätzlich muss über Unternehmen beschafft werden, die einen Kauf auf Rechnung zulassen. Wird dieses nicht angeboten, bleibt nur die Auslagenerstattung. Dieses ist jedoch nur im Ausnahmefall statthaft, so dass die Frage eher mit Nein beantwortet werden muss.

Antwort auf/zuklappen Sind Auslagenerstattungen möglich?

Die Auslagenerstattung bildet die Ausnahme im Beschaffungsprozess, da wesentliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Budgetsicherheit, usw.) nicht in dem sonst erforderlichen Maße revisionssicher dokumentiert und angewendet werden können. Die Auslagenerstattung darf nur dann eingesetzt werden, wenn alle sonst vorgegebenen Beschaffungswege nicht greifen (Beschaffung aus Rahmenverträgen, Beschaffungen auf Rechnung im Rahmen des formellen Beschaffungsprozesses).

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Auslagenerstattung an Mitarbeiter/innen erfolgen, nicht jedoch an Studierende. Konkrete Informationen zu den Voraussetzungen und zum Verfahren erhalten Sie unter "Die Verfahrensarten" auf dieser Seite.

Antwort auf/zuklappen Für welche Produkte gibt es Rahmenverträge?

Existiert ein Rahmenvertrag, so sind die erforderlichen Beschaffungen über den Rahmenvertragspartner durchzuführen! Es gibt in der FHH eine Vielzahl von Rahmenvereinbarungen, unter anderem für:

  • Laptops, Tablets und Monitore
  • Büromöbel und Bürodrehstühle
  • Drucker sowie auch Tintenpatronen und Tonerkartuschen
  • Bürobedarf
  • Kopierpapier
  • Umzug und Transporte
  • Arbeits- und Schutzkleidung


Bitte wenden Sie sich bei derartigen Beschaffungen zwecks Einsicht in die Rahmenverträge an die Beschaffungssachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter in der Fakultätsverwaltung.

Antwort auf/zuklappen Was ist EVB-IT?

EVB-IT steht für Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen. Sie gelten für die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Informationstechnik, u. a. beim Kauf von Hardware und Software. In den Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO ist bestimmt, dass für Verträge im IT-Bereich die EVB-IT anzuwenden sind.

Zu beachten ist, dass es mehrere Vertragstypen gibt, auf die wir im Bereich Formulare verlinkt haben. Es wird zwischen "Basis-" und "Systemverträgen" unterschieden. 

  • Basisverträge: Der Aufragnehmer schuldet eine IT-Leistung (z.B. Hardware), für deren Vertragsgemäßheit er die Verantwortung übernimmt.
  • Systemverträge: Der Auftragnehmer schuldet als Generalunternehmer mehrere IT-Leistungen, die nicht nur für sich alleine vertragsgemäß sein müssen, sondern auch in ihrer Interaktion, da sie erst gemeinsam ein vom Auftraggeber gewünschtes IT-System ergeben.


Die EVB-IT-Vertragstypen bestehen jeweils aus einem Vertragsformular, dazugehörigen AGB sowie einem oder mehreren Mustern (z.B. einem Leistungsnachweis). Hinzu kommen bei den meisten Vertragstypen noch Nutzerhinweise und teilweise auch Anwendungsbeispiele. 

Die Wertgrenze für die Nutzung von EVB-IT-Verträgen hängt an der Wertgrenze für den Direktkauf, somit aktuell bis  unter 1.000,- € netto, da der Direktkauf kein Vergabeverfahren ist und demnach nicht dem Vergaberecht unterliegt. Das bedeutet, dass ab einem Wert von 1.000,- € netto die EVB-IT-Verträge anzuwenden sind.

Formulare, Informationen, Rechtliche Grundlagen

Antwort auf/zuklappen Formulare

Vorbereitung / Angebotsphase


Bestellphase

  • VOL-Schein (im Intranet des Finanz- und Rechnungswesens)
  • Anlagen zum VOL-Schein (im Intranet des Finanz- und Rechnungswesens)
    Dieses Formular ist zu verwenden bei der Beschaffung von Anlagen, wie z. B. Hardware, Möbel, etc. Also alle Anlagen, die in die Anlagenbuchhaltung aufgenommen werden müssen.
  • Vergabevermerk (im Intranet des Finanz- und Rechnungswesens)
  • Verträge EVB-IT (auf den Seiten des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik)


Sonderfall Auslageerstattung 

  • Antrag Auslagenerstattung
    Die Auslagenerstattung ist nur in Ausnahmefällen gestattet, wenn eine Beschaffung über VOL-Schein nicht erfolgen konnte. Die Voraussetzungen, unter denen die Auslagenerstattung möglich ist, ist in den FAQ auf dieser Seite erläutert.
  • Auslagenerstattung Belegquittung
Antwort auf/zuklappen Informationen

Informationen Vergaberecht der FHH

Bewirtschaftungsrahmenvorgaben (Schreiben des Kanzlers vom 02.10.2018)

Antwort auf/zuklappen Rechtliche Grundlagen

Bundesrecht, Vergabe- und Vertragsordnungen

 
Hamburgisches Landesrecht und Verwaltungsvorschriften


Neben den genannten Rechtsgrundlagen gibt es weitere Rechtliche Grundlagen, die bei Interesse oder Bedarf auf den Seiten der Finanzbehörde der FHH eingesehen werden können:

Informationen Vergaberecht der FHH

Weitere Informationen zum Thema Beschaffung erhalten Sie auf den Seiten des Finanz- und Rechnungswesens im Intranet unter:

https://www.haw-hamburg.de/intranet/finanzen/beschaffung.html

Letzte Änderung: 24.06.18

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