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Informationen für:

Fakultät Technik und Informatik
Fakultät Technik und Informatik

Verfahren Stellenbesetzung Fakultät TI

Für die Durchführung eines Personaleinstellungsverfahrens sind zahlreiche Verfahrensschritte erforderlich, die auf dieser Seite zusammengefasst dargestellt sind.

Die Besetzung von freien Stellen erfolgt in der Regel mit einem Auswahlverfahren, dem eine Stellenausschreibung vorangeht. Bei Drittmittelprojekten ist unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Besetzung ohne Ausschreibung möglich. Nachfolgend erhalten Sie wichtige Informationen zu den Verfahrensschritten sowie die erforderlichen Formulare.

Prozesse

Antwort auf/zuklappen Prozessablauf - Stellenbesetzung mit Ausschreibung

Verfahrensschritt

Zuständigkeit

1.

Antrag auf Stellenbesetzung ausfüllen, Stellenbeschreibung erstellen und Ausschreibungstext vorbereiten

Einreichung der erforderlichen Unterlagen (s. u.) in der Fakultätsverwaltung (Frau Brinkmann)

Antragsteller/in

2.

Prüfung der Unterlagen, Weiterleitung an den Personalservice

Frau Brinkmann

3.

Personalservice

  • Stellenbewertung falls erforderlich
  • Prüfung Unterlagen und Ausschreibungstext
  • Klärung Finanzierung mit FR
  • Vorlage Ausschreibung beim Personalrat

Personalservice

4.

Ausschreibung der Stelle

Bewerbungsmanagement

5.

Aufbereitung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen nach Fristende

Bewerbungsmanagement

6.Prüfung der Bewerbungsunterlagen, Prüfung persönliche Voraussetzungen
(Abgleich mit formalen Voraussetzungen der Ausschreibung) der Bewerber/innen

Vorbereitung Leitfaden Auswahlinterview
Frau Brinkmann

7.

Durchführung Personalauswahl*

  • Führung Bewerbergespräche (Terminabsprache mit PR, SBV und G erforderlich)
  • Auswahlvermerk fertigen

Einreichung des Auswahlvermerks bei Frau Brinkmann

Antragsteller/in in Abstimmung mit Frau Brinkmann

8.

Prüfung Auswahlvermerk, Weiterleitung aller Unterlagen an den Personalservice

Frau Brinkmann

9.

Personalservice

  • Prüfung Unterlagen und Einstellungsvoraussetzungen
  • Beteiligung Personalrat
  • Vertragsausfertigung und -Aushändigung

Personalservice

* Weitergehende Informationen zum Thema Personalauswahl haben wir Ihnen unter dem nachfolgenden Link zusammengestellt: Durchführung der Personalauswahl

Antwort auf/zuklappen Prozessablauf - Stellenbesetzung mit Ausschreibung (bei Drittmitteln)

Verfahrensschritt

Zuständigkeit

1.Klärung Mittelverfügbarkeit, ggf. in Absprache mit FuT und/oder FRAntragsteller/in

2.

Antrag auf Stellenbesetzung ausfüllen, Stellenbeschreibung erstellen und Ausschreibungstext vorbereiten

Einreichung der erforderlichen Unterlagen (s. u.) in der Fakultätsverwaltung (Frau Brinkmann)

Antragsteller/in

3.

Prüfung der Unterlagen, Weiterleitung an den Personalservice

Frau Brinkmann

4.

Personalservice

  • Prüfung Unterlagen und Ausschreibungstext
  • Klärung Finanzierung mit FR
  • Vorlage Ausschreibung beim Personalrat

Personalservice

5.

Ausschreibung der Stelle

Bewerbungsmanagement

6.

Aufbereitung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen nach Fristende

Bewerbungsmanagement

7.Prüfung der Bewerbungsunterlagen, Prüfung persönliche Voraussetzungen
(Abgleich mit formalen Voraussetzungen der Ausschreibung) der Bewerber/innen

Vorbereitung Leitfaden Auswahlinterview

Frau Brinkmann

8.

Durchführung Personalauswahl

  • Führung Bewerbergespräche (Terminabsprache mit PR, SBV und G erforderlich)
  • Auswahlvermerk fertigen

Einreichung des Auswahlvermerks bei Frau Brinkmann

Antragsteller/in

9.

Prüfung Auswahlvermerk, Weiterleitung aller Unterlagen an den Personalservice

Frau Brinkmann

10.

Personalservice

  • Prüfung Unterlagen und Einstellungsvoraussetzungen
  • Beteiligung Personalrat
  • Vertragsausfertigung und -aushändigung

Personalservice

 

 

Antwort auf/zuklappen Prozessablauf - Stellenbesetzung ohne Ausschreibung (bei Drittmitteln)

Verfahrensschritt

Zuständigkeit

1.

Klärung Mittelverfügbarkeit, ggf. in Absprache mit FuT und/oder FR

Antragsteller/in

2.

Antrag auf Stellenbesetzung ausfüllen, Stellenbeschreibung erstellen und Begründung für Verzicht auf die Ausschreibung vorbereiten

Einreichung der erforderlichen Unterlagen (s. u.) in der Fakultätsverwaltung (Frau Brinkmann)
Einzureichende Unterlagen:

Antrag
Stellenbeschreibung
Begründung für Ausschreibungsverzicht
u. U. Begründung bzgl. Befristung

Frau Brinkmann

3.

Prüfung Unterlagen, Weiterleitung an den Personalservice

Frau Brinkmann

4.

Personalservice

  • Prüfung Unterlagen und Begründung zum Ausschreibungsverzicht
  • Vorlage Antrag Ausschreibungsverzicht + Stellenbesetzung beim Personalrat

Personalservice

 

Gemäß § 4 der Dienstvereinbarung zur Regelung von Ausschreibungs- und Stellenbesetzungsverfahren an der HAW Hamburg vom 05.03.2015 ist ein Verzicht auf die Ausschreibung nur bei der Einstellung von Beschäftigten für aus Drittmitteln finanzierte Forschungs- und Entwicklungsprojekte möglich, wenn die Projektlaufzeit nicht mehr als drei Jahre beträgt.

Über den Verzicht entscheidet der Personalrat nach Vorlage durch den Personalservice.

Ausschreibungsverzichte für unbefristet zu besetzende Stellen sind nicht möglich.

Falls eine Stelle ohne Ausschreibung besetzt werden soll, ist anstelle des Ausschreibungstextes eine Begründung einzureichen, warum von der Ausschreibung abgesehen werden soll.

Einzureichende Unterlagen

Den nachfolgenden Übersichten können Sie entnehmen, welche Unterlagen bei der Antragstellung eingereicht werden müssen. Die erforderlichen Dokumente finden Sie am Ende dieser Seite unter "Formulare".

Stellenbesetzung mit Ausschreibung


Zeitpunkt

Unterlagen

Einstellung

Weiterbeschäftigung

Vor der Personalauswahl  

Antragsformular

X

X

Stellenbeschreibung

X

X

Ausschreibungstext

X

X*

Begründung Befristung / Meilensteinplan bei befristeten Stellen

X

X

Nach der Personalauswahl

Auswahlvermerk

X

X

Bewerbungsunterlagen künftige/r Stelleninhaber/in

X

X

* Bei befristeten Weiterbeschäftigungen mit denselben Aufgaben ist keine weitere Ausschreibung bzw. Ausschreibungsverzicht erforderlich. Bei unbefristeten Besetzungen muss jedoch eine Ausschreibung erfolgen.


Stellenbesetzung ohne Ausschreibung 

Unterlagen

Einstellung

Weiterbeschäftigung

Antragsformular

X

X

Stellenbeschreibung

X

X

Begründung für Ausschreibungsverzicht

X

X

Bewerbungsunterlagen künftige/r Stelleninhaber/in

X

X

Begründung Befristung / Meilensteinplan bei befristeten Stellen*

X

X

* Bei Drittmittelstellen entfällt i. d. R. eine gesonderte Begründung, die Begründung im Antragsformular reicht raus. Hier ist im Einzelfall eine Abstimmung erforderlich.


Sofern Sie Hilfe beim Ausfüllen der Formulare benötigen, wenden Sie sich bitte in der Fakultätsverwaltung an Frau Brinkmann, die Sie gern unterstützt.

Informationen zur Durchführung der Personalauswahl

Bei der Durchführung eines Personalauswahlverfahrens sind diverse Verfahrensschritte zu beachten um eine von Rechtsfehlern freie Auswahlentscheidung zu treffen und die für die ausgeschriebene Stelle am besten geeignete Person zu gewinnen. Nachfolgend erhalten Sie in aller Kürze die wichtigsten Inforationen zum Ablauf eines Personalauswahlverfahrens:

Antwort auf/zuklappen Vor der Ausschreibung

Ehe eine Stelle ausgeschrieben werden kann, ist i. d. R. eine Stellenbeschreibung zu erstellen, bzw. eine vorhandene Stellenbeschreibung sollte auf ihre Aktualität geprüft werden. Zudem ist der Antrag auf Stellenbesetzung auszufüllen und mit den erforderlichen Unterlagen in der Fakultätsverwaltung einzureichen. Der Antrag sowie die Unterlagen werden dort geprüft. Sofern keine Rücksprachen oder Anpassungen erforderlich sind, bzw. diese erfolgt sind falls nötig, werden die Unterlagen zur Bearbeitung an den Personalservice weitergeleitet.

Dort werden die erforderlichen Schritte (Prüfung Stellenverfügbarkeit, Stellenbewertung, Prüfung Ausschreibungstext und ggf. Befristungsgrund, Personalratsbeteiligung, Veröffentlichung der Ausschreibung) durchgeführt.

Antwort auf/zuklappen Ausschreibung der Stelle und Ende der Ausschreibungsfrist

Stellenausschreibung
Verwenden Sie für die Erstellung eines Ausschreibungstextes die auf der Seite Stellenbesetzungen unter Formulare zur Verfügung gestellten Muster.

Machen Sie sich im Vorfeld der Erstellung eines Ausschreibungstextes Gedanken über das Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle. Dieses wird die spätere Personalauswahl erleichtern. Aus dem Anforderungsprofil ergibt sich dann der Stellenausschreibungstext, in dem Sie die Aufgaben und die erforderlichen Kenntnissen, Fähigkeiten und Kompetenzen aufführen.

In den zu verwendenden Formularen ist der weitere Rahmen bereits vorgegeben, so dass die zwingend erforderlichen Inhalte eines Ausschreibungstextes bereits enthalten sind. 

Ende der Ausschreibungsfrist
In den Ausschreibungstexten werden Bewerberinnen und Bewerber aufgefordert, die Bewerbung an den Personalservice - Bewerbungsmanagement - zu senden. Von dort werden auch die Eingangsbestätigungen versandt.

Hinweis:
Sofern Ihnen Bewerbungen irrtümlich direkt zugesandt werden, leiten Sie diese bitte unverzüglich mit einem Eingangsvermerk an das Bewerbungsmanagement (Bewerbungsmanagement(@)haw-hamburg.de) weiter.

Nach dem Ende der Ausschreibungsfrist werden die Bewerbungen sowie eine Bewerberliste an die Fakultätsverwaltung weitergegeben. Dort erfolgt die Prüfung der formalen Voraussetzungen der Bewerberinnen und Bewerber. Im Anschluss erhalten Sie die Bewerbungen, i. d. R. per E-Mail.

Antwort auf/zuklappen Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Nach Erhalt der Bewerbungsunterlagen werden diese gesichtet. Es dürfen grds. nur solche berücksichtigt werden, die auch die formalen Voraussetzungen (geforderter Abschluss) erfüllen, diese Prüfung übernimmt Frau Brinkmann bereits im Vorwege. Dieses ist wichtig, um die Chancengleichheit zu wahren.

Sie bewerten die Bewerbungen nach dem Erfüllungsgrad des Anforderungsprofils der Ausschreibung und wählen so die einzuladenden Kandidatinnen/Kandidaten aus.

Für eine gute Dokumentation und Nachvollziehbarkeit ist eine Bewerbermatrix sinnvoll und die geforderten Kriterien werden gewichtet, um die formal am besten geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten für das Gespräch auszuwählen.

Bitte beachten Sie bei der Vorauswahl, dass gemäß § 82 SGB IX öffentliche Arbeitgeber verpflichtet sind, schwerbehinderte Menschen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Dieses ist nur dann entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.

Antwort auf/zuklappen Terminierung der Auswahlgespräche

Bitte stimmen Sie Termine für die Durchführung der Auswahlgespräche mit Frau Brinkmann ab, die ihrerseits eine weitere Abstimmung mit den zu beteiligenden Gremien / Personen vornimmt. Dieses sind:

  • Personalrat
  • Gleichstellungsbeauftragte
  • Schwerbehindertenvertretung (bei Vorliegen von Bewerbungen schwerbehinderter oder gleichgestellter Personen)

 

In Bezug auf § 82 SGB IX ist mit Frau Brinkmann abzustimmen, ob schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber einzuladen sind. Sie hält diesbezüglich Rücksprache mit der Schwerbehindertenvertretung.

Die Reservierung eines Raumes für die Auswahlgespräche erfolgt durch die Beschäftigungsstelle selbst. Der Raum ist für die weitere Terminabstimmung Frau Brinkmann mitzuteilen.

Bei der Planung der Auswahlgespräche bedenken Sie bitte, je Bewerberin / Bewerber genügend Zeit (ca. 45 bis 60 Minuten) einzuplanen. Zudem benötigen Sie nach jedem Gespräch Zeit (ca. 15 Minuten) um z. B. Notizen zu vervollständigen oder sich auf die nächste Bewerberin/den nächsten Bewerber vorzubereiten. Außerdem haben Sie so einen kleinen Puffer, um einen möglichen Zeitverzug einholen zu können.

Antwort auf/zuklappen Einladung und Koordinierung der Gespräche

Frau Brinkmann übernimmt nach Abstimmung mit Ihnen

  • die Planung der jeweiligen Gesprächszeiten im vorgesehenen Zeitfenster
  • den Versand der Einladungen an die Bewerberinnen und Bewerber
  • die Koordination der Rückläufe, Verschiebung von Terminen, etc. Sie werden hierüber auf dem Laufenden gehalten.
Antwort auf/zuklappen Planung des Gesprächsabläufs

Zur Vorbereitung auf das Auswahlgespräch zählt die Erstellung eines Interviewleitfadens. Es sind geeignete Fragen auszuwählen, mit deren Hilfe herausgefunden werden soll, inwiefern die Bewerberin bzw. der Bewerber den Anforderungen an die ausgeschriebene Stelle gerecht werden kann. Mittels eines strukturierten Auswahlinterviews kann eine Vergleichbarkeit der eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber erreicht werden.

Bei Bedarf erhalten Sie ein Muster bei Frau Brinkmann, die sie auch berät. Der Interviewleitfaden sollte einige Tage vor den stattfindenden Gesprächen an die weiteren Gesprächsteilnehmer (PR, G, SBV) versendet werden, was Frau Brinkmann übernimmt. Bitte lassen Sie ihr den Leitfaden daher rechtzeitig zukommen.

Antwort auf/zuklappen Durchführung der Auswahlgespräche

Bei Auswahlgesprächen geht es darum, die am besten geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten für die ausgeschriebene Position zu gewinnen. Dafür ist es auch wichtig, die HAW Hamburg bestmöglich zu präsentieren.

Bitte beachten Sie folgendes:

  • Stellen Sie ausreichend Getränke für die Auswahlkommission und die Bewerberinnen und Bewerber zur Verfügung.
  • Vor Beginn der Auswahlgespräche Sie als verantwortliche Persona für die Personalauswahl mit der Auswahlkommission das Anforderungsprofil besprochen damit deutlich wird, was Sie unter den Kriterien im Anforderungsprofil verstehen und worauf es Ihnen bei der zu besetzenden Position besonders ankommt und was Sie von der Stelleninhaberin/dem Stelleninhaber erwarten.
  • Stimmen Sie sich im Vorwege des Gesprächs ab, wer das Gespräch führt und wer welche Fragen übernimmt.
  • Halten Sie sich an den Interviewleitfaden, zusätzliche nicht im Leitfaden enthaltende Fragen sind auch den weiteren Bewerberinnen und Bewerbern zu stellen. Dieses dient der Vergleichbarkeit.
Antwort auf/zuklappen Auswahlentscheidung und Auswahlvermerk

Auswahlentscheidung
Nach Beendigung der Auswahlgespräche ist eine Auswahlentscheidung zu treffen. Hierzu erfolgt eine Auswertung der gesammelten Ergebnisse, gepaart mit den Eindrücken der Bewerbungsunterlagen.

Im Idealfall können Sie diese Entscheidung bereits direkt nach den Gesprächen treffen wenn die Eindrücke noch frisch sind. Werten Sie die Gespräche Bewerber/in für Bewerber/in aus, geben Sie Ihre Eindrücke wieder und diskutieren Sie diese. Erstellen Sie eine Reihenfolge der aus Ihrer Sicht geeigneten Bewerberinnen und Bewerber. Bedenken Sie, niemanden zu reihen, von der/dem Sie sich nicht vorstellen können, dass diese Person die Stelle letztlich erhält. Denn bei einer Absage der Erstgereihten Person ist der nächsten Person in der Reihung die Stelle anzubieten, usw.

Auswahlvermerk
Um die Entscheidung zu dokumentieren ist ein Auswahlvermerk zu erstellen, in dem die Auswahlentscheidung nachvollziehbar begründet wird. In den Vermerk ist zu jeder eingeladenen Bewerberin/jedem eingeladenen Bewerber darzulegen, wie die fachliche und persönliche Eignung im Hinblick auf die Anforderungsmerkmale der Stelle eingeschätzt wird. Zudem müssen die wesentlichen Auswahlerwägungen aufgeführt werden. Bei den nicht eingeladenen Bewerberinnen und Bewerbern empfiehlt es sich, eine Bewertung bereits in der Bewerbermatrix vorzunehmen, die kann dann dem Personalrat zusammen mit dem Auswahlvermerk vorgelegt werden.

Bitte nutzen Sie das zur Verfügung gestellte Formular für den Auswahlvermerk damit sichergestellt werden kann, dass die wesentlichen Punkte aufgenommen werden.

Der Auswahlvermerk ist an Frau Brinkmann zu senden, die sich um das weitere Einstellungsverfahren kümmert. Sie steht Ihnen auch zur Verfügung falls Sie Unterstützung bei der Erstellung des Auswahlvermerks benötigen.

Antwort auf/zuklappen Information der Bewerberinnen und Bewerber über die Entscheidung

Eine offizielle Benachrichtigung der/des ausgewählten Bewerberin/Bewerbers kann erst erfolgen, wenn die Zustimmung des Personalrats vorliegt.

Dennoch sollten die Bewerberinnen und Bewerber das Ergebnis möglichst schnell erfahren.

Eine zeitnahe telefonische Information über das Ergebnis ist in jedem Fall sinnvoll. Bei dem Gespräch ist aber in jedem Fall deutlich zu machen, dass das Ergebnis noch unter dem Vorbehalt der Entscheidung des Personalrats steht.

Die endgültigen Benachrichtigungen erfolgen durch das Bewerbungsmanagement.

Formulare, Informationen, Rechtliche Grundlagen

Antwort auf/zuklappen Formulare

Antragsformulare

·         Antrag auf Stellenbesetzung (Landesmittel)

·         Antrag auf Stellenbesetzung (Drittmittel)

Befristungsbegründung 

·         Befristungsbegründung bei Projektarbeit (bei Landesmittelstellen, bei Drittmittelstellen i. d. R. nicht erforderlich)

·         Befristungsbegründung bei vorübergehendem Bedarf

Stellenbeschreibungen 

·         Stellenbeschreibung (allgemein)

·         Stellenbeschreibung (Lehrassistenz)

·         Stellenbeschreibung (Techn. Assistenz)

Stellenausschreibungsformulare 

·         Formular Stellenausschreibung (bei internen Ausschreibungen) 

Personalauswahl

·         Auswahlvermerk

Folgende Formulare erhalten Sie auf Nachfrage bei Frau Brinkmann in der Fakultätsverwaltung:

·         Muster Interviewleitfaden  

Antwort auf/zuklappen Informationen

Dienstvereinbarung Ausschreibungen vom 05.03.2015

Leitfaden für Auswahlgespräche (Im Intranet auf den Seiten des Personalservice)

Antwort auf/zuklappen Rechtliche Grundlagen

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) (Webseite der TdL)

Hamburgisches Hochschulgesetz (HmbHG) (Webseite des Justizportals der FHH)

Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) (Webseite des BMJV)

Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz – TzBfG) (Webseite des BMJV)

Rechtliche Grundlagen Personalauswahl:

Artikel 33 Grundgesetz (GG) (Webseite des BMJV)

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) (Webseite des BMJV)

Weitere Informationen zum Thema Personalgewinnung erhalten sie auf den Seiten des Personalservice im Intranet unter:

https://www.haw-hamburg.de/intranet/personal/personalservice/personalgewinnung.html

Letzte Änderung: 15.05.18

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