Campusleben_HAW_Hamburg_21

Lehrende_HAW_Hamburg_23

Studierende_HAW_Hamburg_21

Informationen für:

Online-Services
Online-Services

Allgemeine FAQ's

Antwort auf/zuklappen Kann ich mir einen Email Alias auf dem HAW-Mailer einrichten?

Alle Mitarbeiter der HAW haben die Möglichkeit ihrem HAW-Mailer Postfach einen Alias hinzuzufügen. Das heißt, Sie können an ihrem Postfach bis zu 5 Adressen generieren. Sie können eine dieser E-Mail-Adressen als Absende-Adresse einstellen, alle anderen sind reine Empfangsadressen.

ACHTUNG: Zur Anmeldung per IMAP oder POP3 am Postfach können Sie den HAW-Account oder die E-Mail-Adresse benutzen, die Sie als Absende-Adresse eingestellt haben. Ändern Sie die Absende-Adresse, müssen Sie dies gegebenenfalls in Ihrem E-Mail Programm entsprechend ändern. Die Verwendung das HAW-Account zur Anmeldung am Postfach, bleibt unberührt durch eine etwaige Absende-Adressen Änderung.

Das E-Mail-Aliasing erreichen Sie über ein kleines Selbstverwaltungstool. Dort haben Sie dann die Möglichkeit einen Alias zu erzeugen, zu löschen und bei Bedarf die Absendeadresse zu ändern.

Die Emailadresse (Alias) die Sie ihrem Postfach geben, muss allerdings eine Regel erfüllen, damit sie erfolgreich ihrem Postfach hinzugefügt werden kann.

Die Regel für erlaubte Aliase ist: ZusammenhängenderTeilDesVornames.zusammenhängenderTeildesNachnamens@haw-hamburg.de

Beispiel für Max Mustermann:

Erlaubt wären zum Beispiel m.m(@)haw-hamburg.de, ma.mann(@)haw-hamburg.de, ax.uster(@)haw-hamburg.de .

Nicht erlaubt wären zum Beispiel mx.Mustermann(@)haw-hamburg.de , Mustermann(@)haw-hamburg.de , Max(@)haw-hamburg.de .

Zu erreichen ist das E-Mail-Aliasing-Tool unter Online Formulare auf der HAW-Intranet Website.

Antwort auf/zuklappen Wo finde ich Hinweise auf aktuelle Probleme oder Störungen?

Auf der Anmeldesiete des HAW-Mailers befindet sich rechts die Spalte "Aktuell". Hier sind alle aktuellen meistens temporären Hinweise zum HAW-Mailer beschrieben.

Das sind Infos zu:
Wartungsarbeiten oder Störungen des HAW-Mailers.
Aktuelle technische Probleme rund um den HAW-Mailer, z.B. Keine Datein anhängbar mit dem Chrome Browser oder kompatibilitäts Ansicht mit bestimmten Versionen des Internet Explorer.

Antwort auf/zuklappen Wie viele Empfänger kann eine Mail enthalten?

Die maximale Anzahl an Empfänger pro E-Mail liegt bei 200.

Antwort auf/zuklappen Wo ist der Unterschied zwischen „Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer", „Dies ist ein private Computer" ?

Wenn ein Benutzer die Option „Dies ist ein öffentlicher oder freigegebener Computer" auf der Outlook Web App-Anmeldeseite auswählt, läuft das Cookie standardmäßig automatisch ab, und der Benutzer wird abgemeldet, nachdem sie Outlook Web App 10 Minuten lang nicht mehr verwendet haben.

Wenn ein Benutzer auf der Outlook Web App-Anmeldeseite die Option „Dies ist ein privater Computer" auswählt, lässt der Exchange-Server einen längeren Inaktivitätszeitraum zu, bevor die Outlook Web App-Sitzung automatisch beendet wird. Der Standardtimeoutwert für private Anmeldungen beträgt acht Stunden. Die Timeoutoption für Cookies auf privaten Computern ist für Outlook Web App-Benutzer vorgesehen, die einen eigenen Computer oder einen Computer in einem Unternehmensnetzwerk nutzen.

Antwort auf/zuklappen Lässt sich das Bcc-Adressatenfeld dauerhaft sichtbar einstellen?

Bei OWA-Nutzung kann das Bcc-Adressatenfeld über die Optionen wieder eingestellt werden.

Wie die Einstellung zu machen ist sehen sie hier.

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich mir die Anlagen einer digital signierte E-Mail ansehen?

Am besten können signierte Mails mittels einem aktuellen Mailclient wie z.B. Thunderbird, Mail, Outlook oder Entourage angesehen werden. Dort können die Mails via POP3/IMAP abgefragt werden und signierte Inhalte angesehen werden.

Antwort auf/zuklappen Wie groß dürfen Emails sein?

Emails können bis zu einer Größe von 25 MB empfangen und gesendet werden.

FAQs zum HAW-Account/Passwort

Antwort auf/zuklappen Wo kann ich mein Passwort ändern?

Ihr Passwort vom HAW-Account können Sie über den Selfservice ändern.

Achtung: Bitte verwenden Sie zum Ändern Ihres Passwortes nicht den Google Chrome Browser! Dieser unterstützt aktuell nicht die auf dem Selfservice verwendete Verschlüsselung.

Regeln zur Passwortvergabe:

  • Ihr Passwort muss mindestens 8 und darf maximal 20 Zeichen enthalten.
  • Ihr Passwort muss aus Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und Ziffern bestehen.
  • Es dürfen nicht drei Buchstaben in Folge aus Vorname, Nachname, Benutzernamen oder E-Mail-Adresse enthalten sein.

 

Wenn Sie eine aktuelle Mobilfunknummer hinterlegt haben (Studierende in HELIOS bzw. Beschäftigte/Externe im Selfservice), dann können Sie zum Neusetzen Ihres Passwortes auch mTAN nutzen.

Antwort auf/zuklappen Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

  • Passwort über mTAN selbst neu setzen!
    Dazu muss zwingend Ihre aktuelle Mobilfunknummer hinterlegt sein!

    Wie und wo können Sie Ihre Mobilfunknummer hinterlegen?
    Studierende: in HELIOS unter "Meine Daten ändern" > "Telefonnummern"
    (Hinweis: Die Mobilfunknummer kann erst am Folgetag für das mTAN-Verfahren genutzt werden)
    Beschäftigte oder Externe: im Selfservice unter "Mobilfunknummer verwalten"

     

  • Die Passwortrücksetzung erfolgt alternativ zum mTAN-Verfahren für alle nur bei persönlicher Authentifizierung im Chipkarten-Servicebüro.

Antwort auf/zuklappen Mein Passwort funktioniert ausschließlich beim HAW-Mailer. Was ist passiert?

Das Passwort ist abgelaufen!
Bitte ändern Sie Ihr Passwort über den Selfservice .

 

Im Selfservice ist die Anmeldung mit dem abelaufenen Passwort bis zu 3 Versuchen möglich, es erfolgt jedoch eine sofortige Umleitung zur Änderung des Passwortes.

Das neue Passwort wird an alle angebundene Systeme synchronisiert und kann sofort genutzt werden.

Antwort auf/zuklappen Ich habe meinen Benutzernamen vergessen. Was kann ich tun?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird der Benutzername nur bei persönlichem Erscheinen und Vorlage von Studierendenausweis/ Mitarbeiterausweis sowie gültigen Personalausweis/Reisepass mitgeteilt.

Wenden Sie sich dazu an

  • die Infothek im Studierendenzentrum, Stiftstr. 69
    Öffnungszeiten:
    Mo-Mi 13-16 Uhr
    Do 10:30-12 Uhr und 13-14 Uhr
    Fr 11-13 Uhr

Antwort auf/zuklappen Wie lange steht mir mein HAW Account bzw. mein HAW-Mailer-Postfach zur Verfügung?
  • Für Studierende:
    Ihr Postfach auf dem HAW-Mailer bleibt nach Ihrer Exmatrikulation noch 1 Jahr aktiv, bis es gesperrt wird. Bitte nutzen Sie diesen Zeitraum zur Sicherung Ihrer im Postfach verbliebenen Daten.
    Der Zugang zu weiteren Anwendungen, bei denen der HAW-Account zur Authentifizierung benötigt wird, wie zum Beispiel HELIOS, VPN und WLAN, bleibt noch 70 Tage nach der Exmatrikulation bestehen. Die 70 Tagefrist beginnt mit dem Zugang des Exmatrikulationsbescheides.

  • Für Professoren/Beschäftigte:
    Ihr HAW-Account und Ihr Postfach auf dem HAW-Mailer stehen Ihnen nur solange zur Verfügung, wie Sie Angehörige/r der HAW Hamburg sind.
    Professoren können während ihrer Dienstzeit einen Antrag auf Emeritierung beim Personalservice stellen und haben damit auch nach ihrem Dienstzeitende Zugang zu ihrem Postfach und den verschiedenen Online-Services.

  • Für Lehrbeauftragte:
    Ihr HAW-Account und Ihr Postfach auf dem HAW-Mailer bleibt für die Dauer Ihres Lehrauftrages zuzüglich 60 Tage bestehen. Danach wird der Account deaktiviert.

FAQ's zur Konfiguration

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich meinen Posteingang oder meinen Kalender freigeben?

Über die reine E-Mail Funktionen hinaus ist es in Outlook möglich, einzelne Ordner wie den Posteingang oder den Kalender freizugeben. Dadurch sind Teamwork funktionen möglich oder auch Urlaubsvertretungen konfigurierbar.

Als erstes müssen Sie die nötigen Berechtigungen in Ihrem Outlook erteilen. Anschließend kann sich der Berechtigte im Outlook die freigegebenen Ordner anzeigen lassen.

Die Rechte für die Ordner erteilen Sie, indem Sie das Kontextmenü des Ordners aufrufen (Rechtsklick auf den Ordner)  und auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen. So können Sie Ihren Posteingang als auch Ihren Kalender freigeben. Erteilen Sie Schreibrechte im Kalenderordner, können die berechtigten Benutzer Termine im Kalender eintragen.

Damit Benutzern den Ordner dauerhaft in Outlook anzeigen können, müssen Sie noch Postfachrechte erteilen. Dazu rufen Sie das Kontextmenü ihres Postfachs auf. Durch Auswahl der Option Ordnerberechtigungen und anschließend der Registerkarte Berechtigungen erreichen Sie die Rechteverwaltung. Fügen Sie den Benutzer hinzu und erteilen Sie hier die Berechtigung "Ordner sichtbar".

Das können Sie alles in einer ausführlichen Anleitung nachlesen.

 

 

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich Verteiler bzw. Gruppen in Outlook oder OWA verwalten?

Sie haben die Möglichkeit in Outlook als auch über OWA (Webmailer) Mitglieder Ihrer zentralen Serververteiler hinzuzufügen oder zu entfernen. Voraussetzung dafür ist, Sie sind als Besitzer/in oder Manager/in für die Gruppe eingetragen. Dies können Sie beim Mailbetriebsteam (mailbetrieb(@)haw-hamburg.de) formlos beantragen.

Und so geht es in Outlook:

Öffnen Sie im Adressbuch die Globale Adressliste des Servers .
Suchens und öffnen Sie Ihren Verteiler im Fenster Adressbuch:Globale Adressliste.

Über die Schaltfläche "Mitgieder ändern" öffnet sich das Fenster Kontaktgruppenmitgliedschaft.
Hier können Sie über den Button "Hinzufügen..." das Fenster der Adresssuche öffnen um dort die Adressen zu suchen und auszuwählen, die Sie mit Klick auf den "Hinzufügen ->" und "OK" Button in die Mitgliederliste aufnehmen wollen.

Schließen Sie die Fenster mit Klick auf OK.

Und so geht es in OWA:

Im OWA (Webmail) öffnen Sie durch Klick auf Optionen, oben rechts, die Seite mit den Optionen zum Postfach.

Auf der linken Seite auf Gruppen klicken, dann wird Ihnen rechts die Gruppenverwaltung angezeigt. Die Gruppen, für die Sie als Manager eingetragen sind, werden als „öffentliche Gruppen, die Sie besitzen“ angezeigt.

Durch einen Doppelklick auf den Namen der Gruppe, bzw. mit Klick auf „Details“ öffnet sich das Fenster zur Verwaltung der Gruppen.

Hinter der Schaltfläche Besitz befindet sich die Managerverwaltung für diese Gruppe.

Hinter der Schaltfläche „Mitgliedschaft“ befindet sich die Mitgliederverwaltung für diese Gruppe.

In der Besitzer- bzw. Mitgliedschaftsverwaltung können Sie die Benutzer über die Schaltflächen + und - hinzufügen und entfernen.

Die weiteren Schaltflächen und Einstellmöglichkeiten nicht ändern.

Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf „Speichern“ unten rechts.

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich einen Absender Sperren?

Wenn Sie einen Absender sperren oder blocken möchten um von diesem keine E-Mails mehr zugestellt zu bekommen, dann gibt es dafür zwei Möglichkeiten .

1. Auf dem zentralen HAW E-Mail Gateway der HAW gibt es für jede E-Mail-Adresse der HAW einen Quarantänebereich für Spam E-Mails sowie Adresslisten für Sichere Absender und Sperrlisten. Siehe Anleitung Quarantäne für Spammails an der HAW.pdf

2. Im Outlook oder OWA des HAW-Mailers können Listen für sichere Absender und Sperrlisten gepflegt werden. Siehe Anleitung Sperren unerwünschter Absender in Outlook oder OWA.pdf

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich das Kennwort für Funktionspostfächer ändern?

Für Funktionspostfächer gibt es weiterhin die Möglichkeit das Kennwort im WEB-Mailer (OWA) zu ändern. Nach erfolgreicher Anmeldung im Funktionspostfachgibt es rechts oben unter Optionen -> Kennwort ändern.. ein entsprechendes Dialogfeld.

Anleitung zur Kennwortänderung für Funktionspostfächer:

Kennwort ändern für ein Funktionspostfach

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich auf den HAW-Mailer mit einem Mail-Programm zugreifen?

Konfigurationsanleitung für Outlook

Die meisten Einrichtungsschritte sind in den verschiedenen Outlook version sehr ähnlich. Deshalb gibt es nicht für jede Outlook Version eine eigene Anleitung. Die Empfohlene Konfiguration in Outlook ist die Exchange Server, damit haben Zugriff auf das globale Adressbuch der HAW sowie auf einen eigenen HAW Kalender. Für die Einrichtung mit dem Exchange Server, über das Outlook Anywhere Verfahren, sollten Sie die automatische Konfiguration von Outlook ausführen, das auch die Standard Option ist. Dafür brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr HAW-Kennwort eingeben.

Einrichten von IMAP unter Outlook 2007 (PDF)
Einrichten von POP3 unter Outlook 2007 (PDF)
Einrichten von Outlook Anywhere unter Outlook (PDF)

Konfigurationsanleitung für andere Emailprogramme am Beispiel von Mozilla Thunderbird

Konfiguration des POP3 oder IMAP Zugriffs auf den HAW-Mailer (PDF)

Allgemeine Konfigurationsparameter für Mailprogramme

POP3-Server : haw-mailer.haw-hamburg.de
POP3-Port: 995
SSL: Ja
Passwort: normal

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): Nein

IMAP4-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
IMAP4-Port: 993
Passwort: normal
SSL: Ja

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): Nein

SMTP-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
Port: 587
Authentifizierung erforderlich
Passwort: normal
SSL: STARTTLS

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): optional

Active-Sync oder Exchange-Profil
Für die Einrichtung werden nur E-Mail-Adresse und Kennwort benötigt.

Mac: Account unter Systemeinstellungen Internet Account s erstellen. Exchange auswählen und E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben. Ab OSX 10.10 und höher konfiguriert sich der Mac automatisch und verbindet sich mit folgenden Serverdiensten, Mail, Kontakte, Kalender, Notizen und Erinnerungen. Bis zur vollständigen Synchronisation kann es einige Minuten dauern. Wenn Sie vorher schon Exchange Verbindungen zur HAW eingerichtet hatten, kann bei Problemen mit der Synchronisation ein Neustart des Mac helfen.
Exchange mit dem Mac verbinden

IPad und IPhone: In den Einstellungen unter Mail, Kalender, Kontakte Account hinzufügen auswählen. Jetzt genauso verfahren wie unter Mac weiter oben beschrieben.

Android Smartphone: Unter Einstellungen Konten Konto Hinzufügen wählen. Microsoft Exchange Active Sync Konto hinzufügen wählen und E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben. Remote-Sicherheitsverwaltung bestätigen und anschließend die Sync.-Optionen mit Weiter bestätigen. 

Die Angaben können je nach Version des OS variieren.

Angaben für die manuelle Konfiguration.
Exchange-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
Benutzername für Authentifizierung: E-Mail-Adresse (Vorname.Name(@)haw-hamburg.de)
oder hawmailcluster\HAW-Account
Domäne: hawmailcluster
Server: wird in der Regel vom Mailprogram eingetragen. Bei manueller Eingabe entweder die Exchange Proxy Adresse, siehe weiter unten, oder einen der vier Client Access Server (cas01.mailcluster.haw-hamburg.de oder cas02.mailcluster.haw-hamburg.de oder cas03.mailcluster.haw-hamburg.de oder cas04.mailcluster.haw-hamburg.de).
Exchange Proxy Einstellungen bei Outlook Anywhere
URL für den Exchange-Proxy (https): haw-mailer.haw-hamburg.de
http für schnelle und langsame Verbindungen auswählen
Standard Authentifizierung auswählen

EWS
Wird z.B. beim Kalender Plugin Lightning zusammen mit dem Exchange Calendar and Task Provider benötigt und bei Apples Mail Programm.

URL: haw-mailer.haw-hamburg.de/ews/exchange.asmx
Postfachname oder Benutzername: E-Mail-Adresse
Kennwort: HAW-Account Kennwort

Kalender und Kontakte in Thunderbird einbinden
Um Termine im Exchange Kalender zu verwenden müssen im Thunderbird zwei AddOns installiert werden. Bei Updates von Thunderbird vorher überprüfen ob die AddOns mit der neuen Version Kompatibel sind. Zur Zeit sind folgende Versionen getestet.

1. Thunderbird Version 45.8 mit integrietem Lightning
2. Exchange EWS Provider 3.9.0

Exchange EWS Provider Plugin herunterladen und über Zahnrad Symbol (Tools für alle Add-ons) "Add-on aus Datei installieren..." installieren. Das Add-on bekommen Sie unter (https://github.com/Ericsson/exchangecalendar/releases).
Konfiguration: Über den Menüpunkt "Termine und Aufgaben" den Kalender öffnen, per Rechtsklick unterhalb von Kalender einen neuen Kalender ... anlegen. Folgende Punkte der Reihe nach auswählen und eingeben. Kalender im Netzwerk, Microsoft Exchange 2007/2010,  Dem Kalender einen Namen geben und das zugehörige Exchange Mailkonto angeben, und die Daten für den EWS Zugriff eintragen siehe weiter oben. Nicht Exchange's autodiscovery Funktion nutzen auswählen!
Jetzt auf Server und Postfach prüfen klicken. Es wird unter Hauptordner der Kalenderordner angezeigt. Mit Klick auf Weiter und Fertigstellen ist der Kalender eingerichtet. Die Synchronisation läuft im Hintergrund und bei neuen Terminen dauert es einen kurzen Augenblick bis sie im Web-Mailer zu sehen sind.
Adressbuch öffnen, Exchange Kontakte-Ordner hinzufügen. Server URL eingeben für das EWS Protokoll, Haken setzen für die Globale Adressliste, sonst wird nur das persönliche Adressbuch eingebunden. Postfachname ist gleich der E-Mail-Adresse und Benuzername ist gleich der E-Mail-Adresse oder HAW-Account. Jetzt einmal auf Server und Postfach prüfen klicken.

Hinweis für Mitarbeiter im Verwaltungsnetz (FHHnet):
Leider ist es nicht möglich, aus dem FHHnet auf das Postfach via POP3, SMTP oder IMAP4 zuzugreifen.

Antwort auf/zuklappen Wie muss ich das Sicherheitszertifikat für Mozilla Firefox zur Nutzung von Outlook Web Access konfigurieren?

Leider wird das Root-Zertifikat, auf welchem das HAW-Mailer Zertifikat beruht, bisher nicht in Firebird zur Verfügung gestellt. Um mit dem HAW-Mailer arbeiten zu können, empfiehlt es sich das Zertifikat zu akzeptieren. In der nachfolgenden Anleitung ist ein möglicher Weg beschrieben.

Sicherheitszertifikat der HAW und Firefox (PDF)

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich das Programm "Mail" auf dem Mac OS X konfigurieren?

Das Postfach auf dem HAW Server kann per POP3, IMAP oder Exchange Active Sync  in Mail eingebunden Werden. Empfohlen ist IMAP für reines Mailen oder Exchange Activ Sync für Mailen, HAW-Mailserver-Adressbuch, Kalender, Notizen und Erinnerungen.

Dieser Link führt Sie auf eine Supportseite von Apple, auf der ausführlich die Konfiguration des mitgelieferten Mailprogrammes "Mail" beschrieben wird.

Die notwendigen Parameter für die Installation finden Sie unter der FAQ "Wie kann ich auf den HAW-Mailer mit einem Mail-Programm zugreifen?" weiter oben auf dieser Seite.

Über einen lokale Ordner können E-Mails vom Server auf den lokalen Mac verschoben werden. Somit können Sie Ihr Postfachgröße wieder verringern. Hier ist eine Anleitung dazu.

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich RPC over https konfigurieren?

Einrichten_des_Exchange_Postfachs_unter_Outlook_2007.pdf

Dieses PDF Dokument enhält eine Konfigurationsanleitung zum Zugriff auf das Postfach via RPC over https.

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich mein Mobile Device konfigurieren?

Voraussetzungen für die "Mobile Device Nutzung" von PDA`s oder Smartphones sind, dass:

  1. Ihr Mobil-Device benötigt eine LAN- bzw. W-LAN-Verbindung in das Internet.
  2. Ein Mail-App das entweder IMAP4, POP3 oder Active Sync (Exchange Server) Protokolle unterstützt.
  3. Ihr Mobil-Device muss aktuellen Root Zertifikaten der Telekom vertrauen, diese sind die Rootzertifikate des DFN und der HAW. Dies ist gegeben, wenn Sie sich über die Webseite des HAW-Mailers einloggen können ohne eine Zertifikatswarnung zu erhalten.

Support erhalten Sie ausschließlich bei Fehlern oder Problemen für die Mail-Konfiguration, dazu wenden Sie sich bitte an: mobilesupport(@)haw-hamburg.de

Der ansonsten telefonisch erreichbare UHD für alle übrigen Mailanfragen bietet keinen Support für die Mobile Device Unterstützung.

Konfigurationsdateien zum Download:
Einrichten_von_Exchange_ActiveSync_auf_dem_Iphone.pdf

Einrichten_von_Microsoft_Exchange_auf_einem_Andriod_Geraet.pdf

Einrichten eines IMAP Kontos unter Android.pdf

Antwort auf/zuklappen Wie kann ich eine Weiterleitungsregel in Outlook Web Access einrichten?

Im folgenden Dokument wird die Einrichtung einer Weiterleitungsregel über den Internet Explorer im Outlook Web Access beschrieben. Eine Einrichtung über Outlook Web Access Light geht leider nicht.

Weiterleitung aus OWA (PDF)

FAQ's zum Datenschutz

Antwort auf/zuklappen Wer ist eigentlich der Datenschutzverantwortliche der Hochschule?

Die Justiziarin Ann Kristin Spreen ist die Datenschutzverantwortliche der HAW Hamburg.

Antwort auf/zuklappen Wurde der Datenschutzbeauftragte beim Projekt HAW Mailer mit einbezogen?

Das gesamte System wurde vom Hamburgischen Datenschutzbeauftragten abgenommen.

Antwort auf/zuklappen Wie wir der Eingang und den Versand von Emails in elektronischer Form quittiert?

Die Nachweispflicht für den Versand rechtswirksamer Mails innerhalb des HAW-Mailers (Absender und Empfänger haben ein Mailkonto im zentralen HAW-Mailer) durch die Verwaltung der HAW obliegt dem Versender, also der HAW Hamburg. Dies erfolgt durch Speicherung von Übertragungs-Protokollen sowie Speicherung von „Tracking-Logs“, bei rechtswirksamen Emails durch das Mail-System. Diese Protokolldaten würden im Bedarfsfalle ausgewertet werden.
Die Versendung von Emails durch den Nutzer innerhalb des HAW-Mailers an andere Mailbenutzer des HAW-Mailers lassen sich durch Aktivieren der Funktion „Übermittlungsbestätigung“ und „Lesebestätigung“ im lokal installierten (und nur hier) Mailclient des Mailabsenders protokollieren. Beide Bestätigungen werden in die Mailbox des Mailabsenders im HAW-Mailer übermittelt.
Die Übermittlung von Mails mit Hilfe von Outlook Web Access lässt sich nicht protokollieren. Hier lässt sich nur die Lesebestätigung aktivieren.

Antwort auf/zuklappen Wie lässt sich die Unzustellbarkeit dokumentieren?

Wenn Emails von Nutzern des HAW-Mailers an andere HAW-Mailnutzer (z.B. Verwaltung, Studierendenzentrum etc.) nicht zustellbar sind (fehlerhafte Mailadresse, technische Probleme o.ä.) gibt es eine automatische Antwort per Email vom System, die die Unzustellbarkeit dokumentiert.

Antwort auf/zuklappen Wenn die HAW keine 100%ige Dienstverfügbarkeit garantieren kann, wie wird dem Anwender bei potentiellen Rechtsstreitigkeiten der Nachweis der Zustellung bzw. der Unzustellbarkeit gegeben?

Eine 100%ige Ausfallsicherheit kann und muss kein System in diesem Zusammenhang rechtlich leisten können (auch nicht die Dienstleister herkömmlicher Briefzustellung). Kommt es zu Rechtstreitigkeiten, obliegt es dem Anwender, den Nachweis über die Zustellung zu führen.
Die HAW gewährleistet dies durch entsprechende serverseitige Konfigurationen (Einschalten der Übermittlungsbestätigung). Der Anwender selbst muss diese Funktion in seinem Mailclient aktivieren.
Die HAW-Verwaltung wird in Zukunft bei allen rechtlich relevanten Dokumenten wie oben beschrieben verfahren, um diesen rechtlichen Nachweis für sich selbst erbringen zu können.

Antwort auf/zuklappen Gibt es die Möglichkeit, sich Quittungen zur privaten Speicherung und Verwahrung in nichtdigitaler Form erstellen zu lassen?

Ja, indem man sich die Lese- und Übermittlungsbestätigung bzw. die Unzustellbarkeits-Nachricht ausdruckt.

Antwort auf/zuklappen Existiert die neue Emailadresse in der Form vorname.nachname@haw-hamburg.de parallel zu bereits vorherigen HAW-Mailadressen?

Ja, bereits vorherige HAW-Mailadressen werden durch diese Mailadresse nicht zwangsläufig ersetzt. Die von der HAW-Verwaltung vorgegebene Mailadresse vorname.nachname@haw-hamburg.de ist aber das einzige offizielle Postfach für Mitglieder der HAW Hamburg. Alle Emails, die von der HAW-Verwaltung an die Mitglieder der Hochschule versandt werden, werden an diese Postfächer adressiert.

Antwort auf/zuklappen Was mache ich, wenn ich Zuhause über keinen Drucker verfüge?

Für diese Fälle gäbe es die Möglichkeit, ein öffentliches Internetcafé aufzusuchen. Perspektivisch werden die allgemein zugänglichen Info-Portale im Foyer Berliner Tor 5 und im Studierendenzentrum, Stiftstrasse für Webanwendungen freigeschaltet.

Antwort auf/zuklappen Wieso kann ich wichtige Unterlagen nicht per Post anstatt per Mail erhalten?

Es liegt in der Entscheidungsfreiheit der Hochschule, den Übertragungsweg festzulegen.

Antwort auf/zuklappen Wieso erhalte ich eine neue Emailadresse, ohne dafür meine Zustimmung erteilt zu haben?

Eine persönliche Zustimmung der HAW-Mitglieder über die Einrichtung eines offiziellen HAW-Postfaches mit der Namenskonvention vorname.nachname@haw-hamburg.de ist nicht nötig, da es hierfür gesetzliche Grundlagen gibt. Bei Studierenden regelt dies die Änderung der Immatrikulationsordnung vom 12.04.2007, § 1, Abs. 2.1 „Die Übermittlung der Daten zwischen der Hochschule und ihren Studierenden erfolgt grundsätzlich auf elektronischem Wege (elektronische Kommunikation). Dies betrifft insbesondere die Übermittlung von Informationen über wichtige Daten, Fakten und Ereignisse sowie die Bekanntgabe von Verwaltungsakten (Bescheiden). Ausgenommen hiervon sind die Übermittlung von Zeugnissen, Diploma Supplements, Transcript of Records, Verleihungsurkunden akademischer Grade und vergleichbaren Urkunden. Zu diesem Zwecke richtet die Hochschule für jede und jeden Studierenden eine eigene elektronische Anschrift (E-Mail-Adresse) ein.“

Antwort auf/zuklappen Was passiert mit meinem Postfach nach Beendigung meines Arbeitsverhältnisses bzw. der Exmatrikulation?

Bei Angestellten, deren Arbeitsverhältniss beendet wird, z.B. wegen dem Wechsel in den Ruhestand oder weil der Vertrag ausläuft, wird das Postfach sofort deaktiviert und die Quotas auf Null gesetzt. Mails an dieses Adresse werden mit der Fehlermeldung Postfach voll quitiert. Es ist ab der Deaktivierung 1 Jahr lang möglich die Mails aus diesem deaktivierten Postfach zu sichern. Dazu müssen Sie sich an des Mailbetriebsteam per E-Mail wenden <Mailbetrieb (at) haw-hamburg.de>.

Lehrbeauftragte können 6 Wochen über das Vertragsende hinaus ihr Postfach verwenden. Das Postfach wird ein Jahr nach Vertragsende gelöscht. In dieser Zeit können Sie noch eine Sicherung des Postfaches durchführen. Dazu müssen Sie sich an des Mailbetriebsteam per E-Mail wenden <Mailbetrieb (at) haw-hamburg.de>.

Für Studierende gilt: Das Postfach auf dem HAW-Mailer bleibt nach der Exmatrikulation noch 1 Jahr aktiv, bis es gesperrt und anschließend sofort gelöscht wird. Eine Sicherung der E-Mails in dieser Zeit vor dem Deaktivieren und Löschen des Postfaches erfolgen.

Antwort auf/zuklappen Wird eine Überwachung gemäß der Vorschriften im Telekommunikationsgesetz (TKKG) §110 und der Telekommunikations-Überwachungsverordnung (TKÜV) - umgangssprachlich “E-Mail Überwachung" - vorgenommen?

Der § 110 TKG (Überwachungsmaßnahmen) stellt darauf ab, dass jemand eine Telekommunikationsanlage betreibt, mit der Telekommunikationsdienste für die Öffentlichkeit erbracht werden. Corporate Networks und andere geschlossene Benutzergruppen gehören damit nicht zum Kreis der Verpflichteten, da hier keine Dienste für die „Öffentlichkeit“ erbracht werden. Bei dem HAW-Mailer handelt es sich um ein Angebot für eine solche geschlossene Benutzergruppe, so dass der interne HAW-Mailer nicht von § 110 TKG erfasst ist und eine entsprechende Überwachung durch die HAW Hamburg nicht erfolgt.

Letzte Änderung: 06.05.16

An die Redaktion