Dienstgang
Dienstgänge sind gem. § 2 Hamburgisches Reisekostengesetz (HmbRKG) Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Als Dienst-, Wohn- und Geschäftsort gilt gemäß Hamburgischem Reisekostengesetz die Freie und Hansestadt Hamburg mit den Gemeinden oder Gemeindeteilen innerhalb der Tarifringe A und B des Hamburger Verkehrsverbundes (HVV). Es handelt sich um den weiß-blauen Kernbereich im HVV-Tarifplan U/S/A/R:
Beispiele: Die Wege zu Dienstgeschäften in Prisdorf, Wedel, Großhansdorf oder Reinbeck sind Dienstgänge, weil sich alle Orte innerhalb der HVV-Tarifringe A und B befinden. Die Wege zur Erledigung von Dienstgeschäften in Buxtehude, Elmshorn, Bargteheide oder Winsen (Luhe) sind Dienstreisen, weil sich diese Orte außerhalb der HVV-Tarifringe A und B befinden.
Die Dienststätte ist die Stelle, bei der die Beschäftigten regelmäßig ihren Dienst zu versehen haben.
Vor dem Dienstgang
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Die Genehmigung oder Anordnung von Dienstgängen erfolgt durch die Vorgesetzen.
Dienstgänge sollten im Vorwege unter Angabe des Datums, der Uhrzeit, des Anlasses und des Zielorts schriftlich oder elektronisch genehmigt werden. Ein Anspruch auf Ersatz von Schäden an privaten Kraftfahrzeugen (KFZ) besteht nur, wenn die Benutzung des privaten KFZ für einen Dienstgang unumgänglich war. Unter welchen Bedingungen die KFZ Nutzung unumgänglich ist und welche sonstigen Regelungen für den Ersatz von Schäden an privaten KFK gelten, finden Sie unter Ziffer 7.1.2 und 7.1.3 der Verwaltungsvorschrift zum Hamburgischen Reisekostengesetz.
Professor*innen, die einen Dienstgang antreten, für welchen keine Haushaltsmittel aufgewendet werden, sollten diesen vor Antritt lediglich anzeigen. Gleiches gilt auch für Dienstgänge, die aus Drittmitteln finanziert werden, deren Abrechnung nicht über den Haushalt oder im Auftrag der HAW Hamburg erfolgt.
Regelungen zur Fahrtkostenerstattung
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Die Fahrkostenerstattung für Dienstgänge erfolgt ausnahmslos durch die Beschäftigungsstellen, z.B. die Fakultätsverwaltung, den Servicebereich oder die Betriebseinheit, zu der/dem Sie gehören. Der Umfang der Erstattung richtet sich nach dem Hamburgischen Reisekostenrecht. Als Beschäftigte*r geben Sie bitte formlos Datum, Fahrtstrecke, Geschäftsort und Anlass des Dienstgangs, Ihren Namen, Adresse und Bankverbindung an und reichen die Belege für die Fahrkostenerstattung, wie z.B. HVV-Fahrkarten, ein. Ihre Beschäftigungsstelle wird die Kostenerstattung beim Finanz- und Rechnungswesen mit dem Formular Auslagenerstattung (Banküberweisung) veranlassen.
Rechtsgrundlagen:
Ausschlussfrist für die Fahrkostenerstattung
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Sie müssen die Fahrtkostenerstattung innerhalb von sechs Monaten schriftlich oder elektronisch beantragen (Ausschlussfrist). Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung des Dienstganges.
Allgemeine Reiseerlaubnis (bei regelmäßig wiederkehrenden gleichartigen Dienstgängen)
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Bei regelmäßig wiederkehrenden gleichartigen Dienstgängen kann zur Vereinfachung eine sog. allgemeine Reiseerlaubnis erteilt werden (vgl. Ziffer 3.2.2 VVHmbRKG).[Dv1] Die allgemeine Reiseerlaubnis sollte in Textform (z.B. per E-Mail) beantragt und erteilt werden, und zwar mit Angaben zu folgenden Punkten:
- Name und Beschäftigungsstelle der*des Beschäftigten, welche*r den Dienstgang tätigt;
- Zweck der Dienstgänge (Darstellung der dienstlichen Veranlassung);
- Abreise- und Zielort, mit Anschriften und ggf. Raumnummern;
- Zeitliche Dauer der Erlaubnis;
- Name der Person, die die Erlaubnis erteilt.
Zuständig für die Erteilung der allgemeinen Reiseerlaubnis sind für
- die Beschäftigten der Fakultät der*die Dekan*in, die*der auch für die Genehmigung von Dienstreisen zuständig ist;
- die Beschäftigten der Hochschulverwaltung, der Competence Center und der zentralen Organisationseinheiten die*der jeweilige Vorgesetzte.
