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Die Reisekostenvergütung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von einem halben Jahr beginnend mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstgangs schriftlich oder elektronisch beantragt werden.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gilt das Hamburgische Reisekostengesetz (HmbRKG). Es regelt die Erstattung von Auslagen

• für Dienstreisen und Dienstgänge,
• für Reisen zur Einstellung vor der Ernennung,
• für Ausbildungs-, Fortbildungs- und Prüfungsreisen,
• aus Anlass einer Abordnung.

Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten nach dem HmbRKG haben u. a. die Beamt*innen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) sowie die Beschäftigten der FHH, soweit sie unter den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) fallen bzw. die Geltung des TV-L vereinbart wurde.

Rechtsgrundlagen (neu ab dem 01.01.2025):

• Hamburgisches Reisekostengesetz (HmbRKG)
• Verwaltungsvorschrift zum Hamburgischen Reisekostengesetzt (VV HmbRKG)
• Rundschreiben des Personalamts zum neuen Reisekostengesetz (ohne Anlage zu HIM_Workflow)

Für Dienstreisen ins Ausland gilt gemäߧ 16 Abs. 2 des Hamburgischen Reisekostengesetzes (HmbRKG) die

• Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in Verbindung mit dem
• Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der hierzu erlassenen
• Allgemeinen Verwaltungsvorschrift (BRKGVwV).

Die für Auslandsdienstreisen maßgeblichen jeweiligen Tage- und Übernachtungsgelder für die im Jahr 2025 durchgeführten Dienstreisen entnehmen Sie bitte der

Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV).

Die Auslandstage- und Übernachtungsgelder für die im Jahr 2026 durchgeführten Dienstreisen finden Sie hier.

A1 - Bescheinigung für Dienstreisen in einen anderen EU-Staat sowie in die EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz)

Allgemeines

Bei Entsendungen (auch Dienstreisen) in einen anderen EU-Staat sowie in die EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz) ist zwingend eine sog. A1-Bescheinigung mitzuführen und bei Kontrollen vorzuzeigen.
Die A1-Bescheinigung dient im Ausland als Nachweis dafür, dass Beschäftigte auch während ihrer Entsendung (Dienstreise) im Heimatstaat sozialversichert sind und deshalb im Gastland keine Beiträge zur Sozialversicherung entrichten müssen. Beamt*innen müssen diesen Nachweis ebenfalls führen, weil auch für sie nach Artikel 11 Absatz 3 Buchst. b VO (EG) 883/2004 die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten.

Die Dauer einer Entsendung (also auch Dienstreise) geht von wenigen Stunden bis hin zu 24 Monaten. Jede Teilnahme an Tagungen, Kongressen, jeder Messebesuch, jedes Meeting, jeder Workshop etc. stellt eine Entsendung dar. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor.

Wer benötigt eine A1-Bescheinigung?

Von der Pflicht zur Vorlage einer A1- Bescheinigung sind Beamt*innen  sowie Arbeitnehmer*innen gleichermaßen erfasst. Es wird nicht nach dem Beschäftigungsstatus unterschieden, sondern nur vorausgesetzt, dass es sich um eine Person handelt, die für ihre*n heimische*n Dienstherr*in/Arbeitgeber*in  in einem anderen EU- oder EFTA-Mitgliedstaat vorübergehend tätig wird.

Wer ist für die Ausstellung der A1-Bescheinigung zuständig?

Für die Ausstellung der A1-Bescheinigung sind in Deutschland die folgenden Stellen zuständig: 

• die gesetzliche Krankenkasse, bei der die*der Beschäftigte versichert ist. Dies gilt unabhängig davon, ob dort eine Pflichtversicherung, freiwillige Versicherung oder Familienversicherung besteht.
• der Träger der gesetzlichen Rentenversicherung (DRV Bund), sofern die*der Beschäftigte nicht gesetzlich krankenversichert ist. Hierunter fallen Beamt*innen sowie Arbeitnehmer*innen, die privat krankenversichert sind.

Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt und wer beantragt sie?

Die A1-Bescheinigung wird vom Personalservice der HAW Hamburg -Team Allgemeine Personalverwaltung – elektronisch über das Abrechnungssystem KoPers beantragt.  Die elektronische Rückmeldung durch die Krankenkasse oder die DRV kann einige Tage in Anspruch nehmen. Bitte beantragen Sie die A1-Bescheinigung daher idealerweise 14 Tage im Voraus.

Für Arbeitnehmer*innen sowie Beamt*innen gilt folgendes Verfahren:

Sobald Sie eine Dienstreise in einen anderen EU-Staat oder in einen der EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz) beantragen, senden Sie bitte gleichzeitig eine Kopie Ihres Dienstreiseantrages (muss noch nicht genehmigt sein) mit der Bitte um Ausstellung einer A1-Bescheinigung an folgende E-Mail-Adresse:  haw-personalservice (at) haw-hamburg (dot) de

Bitte  teilen  Sie in der E-Mail auch den genauen „Arbeitsort“ im Ausland mit Anschrift wie folgt

Name (Veranstalter*in, Firma etc.):
Straße und Hausnummer:
Postleitzahl und Ort:
Land:

sowie eine (schlagwortartige) Beschreibung der dort ausgeübten Tätigkeit (falls nicht aus Ihrem  Dienstreiseantrag ersichtlich) mit.
Weitere  Informationen  werden  von  Ihnen  nicht  benötigt,  da  Ihre  Sozialversicherungsdaten  bereits vollständig im Abrechnungssystem KoPers erfasst sind. Der Antrag auf A1-Bescheinigung wird   an die jeweils im System hinterlegte Krankenversicherung elektronisch übermittelt. KoPers erstellt nach Absenden des Antrages einen Antragsnachweis, der Ihnen per E-Mail zugesandt wird. Dieser dient als Beleg dafür, dass vor Beginn der Auslandsdienstreise ein Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt wurde.
Nach Rücklauf der A1-Bescheinigung, der ebenfalls elektronisch erfolgt, wird Ihnen die A1-Bescheinigung  als  PDF-Dokument per E-Mail zugesandt. Bitte führen Sie diese für die Dauer der Dienstreise mit sich.

Was kann geschehen, wenn keine A1-Bescheinigung mitgeführt wird?

Unter Umständen führt der fehlende Nachweis dazu, dass bereits z. B. der Zutritt zu einem Firmengelände, einem Messegelände etc. verweigert wird. Ggf. sogar schon die Einreise. In einzelnen Ländern besteht zudem die Möglichkeit, dass ein Bußgeld verhängt oder auch die sofortige Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen gefordert wird.

Entsendebescheinigung für Dienstreisen in Vertragsstaaten im außereuropäischen Ausland bzw. Dienstreisen in das sonstige Ausland

Für Entsendungen (Dienstreisen) in Vertragsstaaten außerhalb der EU/EFTA, also Staaten, mit denen Deutschland durch ein Entsende- oder Sozialversicherungsabkommen verbunden ist, ist die Ausstellung von bilateralen Entsendebescheinigungen (anders als nach dem Europarecht) in den Durchführungsvereinbarungen der Abkommen nicht verpflichtend geregelt. Da Entsendebescheinigungen für außereuropäische Entsendungen (Dienstreisen) auch bei rückwirkender Ausstellung volle Rechtskraft erlangen, empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV), diese Bescheinigungen ggf. im Nachhinein zu beantragen, sofern eine Aufforderung durch ausländische Behörden erfolgt.
Auf der Webseite der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland) finden Sie die länderspezifischen Fragebögen für die Beantragung einer Entsendebescheinigung sowie die Liste der Vertragsstaaten

Insoweit Ihr Reiseziel nicht in dieser Liste der DVKA aufgeführt ist, ist davon auszugehen, dass kein bilaterales Entsende- oder Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland geschlossen wurde. In diesem Fall sollten Sie sich vorab direkt mit Ihrer Krankenversicherung in Verbindung setzen und sich über die Voraussetzungen im Reiseland erkundigen.

Bei Dienstreisen von Professor*innen der HAW Hamburg tritt anstelle einer Genehmigung oder Anordnung eine Anzeigepflicht, sofern die Reisen im Rahmen der sich aus § 12 Hamburgisches Hochschulgesetz (HmbHG) ergebenden dienstlichen Aufgaben wahrgenommen und Reisekosten aus Haushaltsmitteln hierfür nicht in Anspruch genommen werden.
Gleiches gilt auch für Dienstreisen, die aus Drittmitteln finanziert werden, deren Abrechnung nicht über den Haushalt oder im Auftrag der HAW Hamburg erfolgt.
In allen Fällen bleibt Voraussetzung, dass die Dienstaufgaben, insbesondere die Lehrtätigkeit, nicht beeinträchtigt werden.

Da es sich um Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften handelt, bestehen hinsichtlich obiger Regelung auch aus dienstunfallrechtlicher Sicht keine Bedenken.

Die Durchführung von anzeigepflichtigen Dienstreisen mit einem Kraftfahrzeug ist, wie auch bei genehmigungspflichtigen Dienstreisen, auf unbedingt notwendige dienstliche Fahrten beschränkt und die Genehmigung zur Nutzung ist immer schriftlich oder elektronisch vor Antritt der Dienstreise einzuholen. Ein Anspruch auf Schadensersatz im Schadensfall besteht nur, wenn das erhebliche dienstliche Interesse an der Nutzung des privaten Kfz schriftlich oder elektronisch anerkannt wurde.

Die Anzeige einer Dienstreise erfolgt gegenüber der Dekanin bzw. dem Dekan Ihrer Fakultät mithilfe des Vordrucks anzeigepflichtige Dienstreise.