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Wie beschaffe ich eine Bahnfahrkarte für Dienstreisen?

Die Bahnfahrkarten werden von Ihnen selbst online über www.bahn.de, über die App DB Navigator, beim DB Reisezentrum oder einer DB Agentur erworben. Bitte finanzieren Sie die Kosten der Fahrkarten aus eigenen Mitteln vor und reichen nach der Reise einen Ausdruck der Tickets in Papierform zur Reisekostenerstattung ein. Von der Bahn erhobene Zahlungsmittelentgelte werden als Dienstreisekosten erstattet.

Sie haben die Möglichkeit mit dem Formular Dienstreiseantrag einen Vorschuss bei der HAW Hamburg für die Kosten Ihrer Dienstreise zu beantragen. Vorschüsse können bereits vor der Dienstreise an Sie ausgezahlt werden, wenn die vorausichtlichen Reisekosten mehr als 200 Euro betragen.  

Wenn Sie eine private Bahncard besitzen, ist diese bei Bahnreisen zur Einsparung von Reisekosten – auch wenn sie aus persönlichen Gründen erworben wurde – stets einzusetzen, wenn nicht durch andere Möglichkeiten der Fahrpreisermäßigung (z.B. Sparpreise) eine höhere Kosteneinsparung erzielt werden kann.  

Die Großkundennummer der HAW Hamburg bei der Deutschen Bahn lautet 1102152. Diese kann beim Kauf von Fahrkarten beim DB Reisezentrum angegeben werden.  

Der Sparsamkeitsgrundsatz fordert, dass Sie - in Abwägung der dienstlichen und ggf. auch persönlichen Umstände Ihrer Dienstreise – stets den kostengünstigsten Tarif wählen. Die günstigsten Tarife sind der Sparpreis und der Supersparpreis (haben stets eine Zugbindung, außer im Nahverkehr).  Einen Überblick über die verschiedenen Tarife und Kriterien der Auswahl einer DB-Fahrkarte finden Sie unter

• https://www.bahn.de/angebot/sparpreis-flexpreis

Wir weisen darauf hin, dass Sie den Gutschein, den Sie von der Deutschen Bahn im Falle der Stornierung eines Sparpreises erhalten, erst dann in einer Reisekostenabrechnung geltend machen können, nachdem Sie diesen wiederum für eine Dienstreise eingesetzt haben. In der Reisekostenabrechnung für die ausgefallene Dienstreise wäre zunächst nur die von der DB einbehaltene Bearbeitungsgebühr erstattbar.    

Reisekostenrechtlich sind Fahrkartenkosten bis zum Flexpreis inklusive einer Sitzplatzreservierung in vollem Umfang erstattungsfähig (Achtung, die Preise variieren nach Reisetag und -stunde).

BahnCards

Sofern Sie über eine private BahnCard verfügen, ist diese beim Kauf Ihrer DB-Fahrkarten für Dienstreisen stets einzusetzen. Die Kosten für eine privat beschaffte BahnCard können erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten in ihrem Gültigkeitszeitraum amortisiert haben, d. h. die Summe aus Kauf und Benutzung der BahnCard für Dienstreisen zu geringeren Fahrkosten führt als beim sonst notwendigen Buchen von Einzelfahrkarten.
Bitte behalten Sie selbst im Blick, wann die jeweilige Amortisationsgrenze erreicht ist. Ist dies der Fall, werden die Kosten der BahnCard auf Antrag (formlos) und unter Vorlage einer Kopie der BahnCard oder der BahnCard-Rechnung erstattet. Wird keine Kopie der BahnCard eingereicht, kann keine Erstattung erfolgen.

Wenn Sie voraussichtlich häufiger dienstlich reisen, prüfen Sie bitte anhand einer Prognose, ob sich eine BahnCard mortisieren würde Die zur Zeit geltenden Amortisationsgrenzen entnehmen Sie bitte Anlage 3 der Verwaltungsvorschrift zum Hamburgischen Reisekostengesetz. 

Eine Teilerstattung privater BahnCards z. B. nach dem Verhältnis der privaten zur dienstlichen Nutzung ist leider nicht möglich.

Eine Wegstreckenentschädigung wird für Dienstreisen sowohl für die Nutzung privater PKW also auch für Car-Sharing oder Leasingfahrzeuge gewährt. Gemäß Hamburgischem Reisekostengesetz (HmbRKG) werden bei Benutzung eines PKW 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke erstattet. Der Gesamtbetrag dieser Erstattung ist begrenzt auf die Höhe der Kosten regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (z.B. Deutsche Bahn).

Besteht an der Benutzung eines PKW ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke. 5Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise schriftlich oder elektronisch festgestellt werden. Dieses ist z.B. der Fall, wenn

• mangels Anbindung an den Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) ein Ausweichen auf Busse und Bahnen nicht möglich ist,
• umfangreiches Gepäck zu transportieren ist.

Für die Mitnahme von Kolleg*innen im PKW werden im Rahmen der Streckenerstattung 2 Cent je Person und Kilometer erstattet.

Der Hamburger Senat gibt vor, dass im Interesse der Nachhaltigkeit bei Inlands- und Auslandsdienstreisen in europäische Nachbarländer Flugreisen weitestgehend vermieden werden sollen. Bei Fernreisen mit dem Flugzeug sind Direktflüge ohne klimaschädliche zusätzliche Starts und Landungen zu bevorzugen. Innerdeutsche Zubringerflüge sind nach Möglichkeit zu vermeiden.

Andererseits dürfen Sie ein Flugzeug nutzen, wenn es aus wirtschaftlichen oder dienstlichen Gründen notwendig ist. Dies ist unter anderem der Fall, wenn Sie

• das Reiseziel mit dem Flugzeug kostengünstiger (inklusive CO2 Abgabe) erreichen können als mit der Bahn oder
• das Reiseziel bei Benutzung eines günstigeren Verkehrsmittels nicht mehr rechtzeitig erreichen könnten.

Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit die externen Kosten durch Kohlendioxid-Emissionen einbeziehen. Sie betragen gemäß Nr. 4 der Verwaltungsvorschrift zum Hamburgischen Reisekostengesetz für

• Innerdeutsche Flüge 30 Euro,
• Flüge nach und in Europa 60 Euro und
• Flüge außerhalb Europas 100 Euro

für den Hin- und Rückflug.

Für One-Way Flüge ist die hälftige Pauschale anzusetzen. Jeder Flug (jeweils Start und Landung) ist einzeln zu kompensieren, auch Zubringerflüge.

Der Kompensationsbetrag jeder dienstlichen Flugreise wird im Zusammenhang mit der Dienstreiseabrechnung von der HAW Hamburg an die Behörde für Umwelt, Klima, Energie- und Agrarwirtschaft abgeführt. Die Finanzierung erfolgt zu Lasten des PSP- Elements / der Kostenstelle, aus welchem/welcher die jeweilige Dienstreise finanziert wird. Daher müssen Sie bei Flugreisen die CO2 -Kompensationsbeträge in die Kostenkalkulation Ihrer Dienstreise einbeziehen.

Für innerdeutsche Dienstreisen werden die Flugkosten der niedrigsten Klasse erstattet. Für Flüge ins Ausland ist die Kostenerstattung in § 2 Auslandsreisekostenverordnung geregelt.

Bei genehmigten Dienstreisen erhalten Sie für eine notwendige Übernachtung eine Pauschalerstattung von 20 €. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig sind. Als notwendig anerkannt werden durch Beleg nachgewiesene Hotelkosten bis zu einem Betrag von 90 € pro Person und Nacht ohne Frühstück bzw. 100 € einschließlich Frühstück. Die 90 € bzw. 100 € können bis zu 25% überschritten werden, wenn ein Veranstalter Zimmerkontingente reserviert und in der Einladung darauf hingewiesen haben, oder wenn umweltzertifizierte Beherbergungsbetriebe gebucht werden.

Bei einer Dienstreise nach Berlin prüfen Sie bitte, ob eine Übernachtung in der Landesvertretung Hamburg, Jägerstr- 1-3, (70€ für Übernachtung inkl. Frühstück, abweichende Preise für Doppelzimmer und private Übernachtungen) möglich ist. Die Anfrage an das Gästehaus stellen Sie bitte mit dem Antrag "Übernachtungsanfrage Gästehaus". Die Landesvertretung erreichen Sie per E-Mail unter Gaestehaus (at) lv.hamburg (dot) de, telefonisch unter +49 30 20646 305 sowie per Fax unter +49 30 20646 322.

Auch in Frage als Übernachtungsmöglichkeit kommt die Landesvertretung Baden-Württembergs (Tiergartenstraße 15). Buchungen können über die Website Gästehaus der Landesvertretung Baden-Württemberg oder per Mail an gaestehaus (at) lvtberlin.bwl (dot) de erfolgen.

Verfahren bei höheren Übernachtungskosten:

Übersteigen die Unterkunftskosten die 90 € bzw. 100 €, haben die Dienstreisenden bereits bei der Antragstellung der Dienstreise die Notwendigkeit, dieser Überschreitung zu begründen. Der bzw. die Vorgesetzte bestätigt die Notwendigkeit der Überschreitung mit der Genehmigung der Dienstreise. Falls die Überschreitung der 90 € bzw. 100 € zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht absehbar war, ist die entsprechende Begründung in die Reisekostenabrechnung aufzunehmen.

Um eine preisgünstige Übernachtungsmöglichkeit für Ihre Dienstreise zu finden, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Die Finanzbehörde hat wie in den vergangenen Jahren mit einigen Hotelketten Sonderkonditionen vereinbart. Eine Beschreibung des Buchungsverfahrens finden Sie im Schreiben der Finanzbehörde "Hotelübernachtungen und Dienstreisen". Für welche Hotels dieses gilt, sehen Sie in der Hotel-Suchliste.

Die jeweiligen Vertragsraten entnehmen Sie bitte den unten stehenden Downloads. Die Sonderkonditionen gelten ausschließlich für Dienstreisen. Zu Messezeiten haben Sonderkonditionen meistens keine Gültigkeit.
Bitte beachten Sie, dass auch Hotels gelistet sind, deren Preise über den o. g. Übernachtungspauschalen (90 € ohne bzw. 100 € einschließlich Frühstück) liegen. Dieses bedeutet jedoch nicht, dass Buchungen, die die genannten Übernachtungspauschalen übersteigen, automatisch genehmigt sind. Vielmehr gilt hier das oben dargestellte Verfahren.
Sie können auch auf die Angebote von Hotel-Internetportalen (z. B. HRS, Booking.com, Hotel.de) zurückgreifen.

Überprüfen Sie bei Ihren Buchungen bitte stets, ob die von der Finanzbehörde ausgehandelten Sonderkonditionen auch tatsächlich angezeigt werden und buchbar sind und, ob in dem ausgewählten Hotel über ein Hotel-Internetportal ggf. ein günstigerer Preis erzielt werden kann.

Vertragsraten Accor-Hotels

Vertragsraten Achat-Hotels

Vertragsraten Deutsche Hospitality (InterCityHotels, Steigenberger, Maxx, Jaz und Zleep Hotels)

Vertragsraten GCH Hotel Group

Vertragsraten LFPI Hotels

Vertragsraten MotelOne und  MotelOne: Anleitung zum Registrieren

Vertragsraten Relaxa-Hotels

Vertragsraten Trimont Hotels