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Grundstein für die Entwicklung eines digitalen Kontoauszugs ist eine Beanstandung des Rechnungshofs der Freien und Hansestadt Hamburg. In seinem Prüfungsbericht des Jahres 2015 (Rn 176-184) wurde die technische Abbildung des Drittmittelmanagements der Universität Hamburg moniert. Die fehlende technische Funktion des Drittmittelmanagements betrifft auch die HAW Hamburg im Kontext des SAP-Referenzsystems der staatlichen Hamburger Hochschulen.

Da alle staatlichen Hamburger Hochschulen vor der gleichen Herausforderung standen, haben die Technische Universität Hamburg, die Universität Hamburg und die HAW Hamburg ab 2019 in mehreren Workshops die Grundlagen für eine Implementierung gelegt. Neben den Hochschulen waren die Fachliche Leitstelle der Kasse.Hamburg, Dataport, Scheer Management und IBM eingebunden. Das Fach- und Realisierungskonzept hat die Hochschulen auch hinsichtlich der erforderlichen Transparenz in der Budgetierung und der Möglichkeiten zur Einführung eines webbasierten Kontoauszugs überzeugt und bewegt, eine Implementierung voranzutreiben.

Das Präsidium hat deshalb im April 2020 beschlossen, dem Implementierungsprojekt gemeinsam mit der Universität Hamburg und der Technischen Universität Hamburg beizutreten. Der Kick-off zum Implementierungsprojekt war im September 2020. Derzeit liegt das Feinkonzept als Basis zur technischen Implementierung in einer Entwurfsvariante vor. Das Gesamtprojekt wurde mit ca. 560.000 Euro budgetiert, von denen die HAW Hamburg rund 25 Prozent trägt.

Derzeit laufen die technischen Fach- und Integrationstests. Im Anschluss daran soll die Implementierung vorangetrieben werden. Zunächst wird es ab September 2021 einen Pilotbereich im Rahmen des Drittmittelmanagements geben. Der Bereich Landesmittel soll spätestens im Januar 2022 in das System migriert werden. In diesem Kontext sollen Schulungen und weitere Informationsveranstaltungen stattfinden.

Zeitplan im Überblick:

Januar 2019 - Oktober 2019: Vorphase

Oktober 2019 - März 2020: Grobkonzeption SAP/PSM

März 2020 - September 2020: 2. Vorphase

September 2020 - August 2021:  Implementierung SAP/PSM

Die Projektleitung in Person von Herrn Asal (Leitung Servicebereich Finanz- und Rechnungswesen) der HAW Hamburg berichtet dem Kanzler. Hochschulübergreifend sind folgende Organisationen beteiligt: 

• HAW Hamburg
• Universität Hamburg
• Technische Universität (TUHH)
• Stadt Hamburg (fachliche Leitstelle)
• IBM (externer SAP-Berater)
• Scheer Management (externer SAP-Berater)
• Dataport

Des Weiteren beschäftigt sich das Projektkernteam der HAW Hamburg mit technischen Fragestellungen hinsichtlich der Finanzierungstransparenz und notwendiger SAP-seitiger Berechtigungen sowie Systemtests:

• Norman Klawitter, Teamleitung Controlling
• Carola Förster, Team Controlling
• Ines Rühling, Team Controlling
• Nicole Schulze, Team Controlling
• Benjamin Schwenke, Teamleitung Drittmittel
• Silke Kuehl, Team Drittmittel

Für den Roll-out und den adressatengerechten Aufbau in der HAW Hamburg kümmert sich neben dem Kernteam das erweiterte Projektteam der HAW Hamburg mit den Verwaltungsleitungen der Fakultäten.

Für weitere Informationen wenden Sie sich gern an die untenstehenden Kontaktdaten.