HAW Hamburg
2030 HAW Hamburg 2030

Der Auftakttermin hatte primär das Ziel durch ein gemeinsames Verständnis und einen einheitlichen Informationsstand eine Basis für das Projekt HAW Hamburg 2030 zu schaffen, welche die Verwaltung in die Zukunft trägt. Zudem wurden das standardisierte Vorgehensmodell – vom Ist-Prozess bis zur Implementierung des Soll-Zustandes – in Entwicklungsbereich 4 vorgestellt, sowie erste Kernprozesse aufgenommen und Beteiligungen erarbeitet. In der aktiven und kollektiven Arbeit der Teilnehmenden wurde eine sehr große Entwicklungskraft deutlich. Die große Expertise und der Wunsch zur Prozessoptimierung sind in dem Workshop als gemeinsam getragener Spirit der Führungskräfte der Verwaltung deutlich geworden. Die ersten Ergebnisse werden im Entwicklungsfeld 1.2 zur Binnenstruktur Ende September aufgegriffen und ergänzt. Der nächste Workshop auf dem Weg zur Identifkation und Abstimmung von Kernprozessen findet Ende Oktober 2024 statt.

Im zweiten Workshop wurden zwei Ziele verfolgt: 1. Priorisierung von Kernverwaltungsprozessen, die zeitnah durch Entwicklungsfeldteams bearbeitet werden und 2. Beschreibung und Namensfindung der priorisierten Kernprozesse als Grundlage für die Entwicklungsfeldteams. Gemeinsam ist es den Führungskräften im Workshop gelungen 11 prioritäre Entwicklungsfelder zu identifizieren und zu beschreiben. In den nächsten Schritten werden bis Anfang/Mitte November Entwicklungsfeldleitungen für diese Entwicklungsfelder gefunden und die Teamzusammensetzungen initiiert damit die Teams möglichst zeitnah mit ihrer Arbeit beginnen können. (Zwischen-)Ergebnisse aus den jeweiligen Teams werden im Gegenstromprinzip immer wieder zwischen den Entwicklungsfeldern im Entwicklungsbereich 4 und dem Entwicklungsfeld 1.2.1/1.2.2 zur Binnenstruktur geteilt, diskutiert und weiterentwickelt. Den Workshop schlossen die Teilnehmenden mit folgenden Botschaften:

• Die Veränderung ist kein Selbstzweck, es geht primär um die Ermöglichung der Funktionsfähigkeit unter weitestgehender Berücksichtigung der Belange des Personals. Bis 2030 geht es um die Verbesserung von Verwaltungsprozessen.
• Gemeinsam wurden von Führungskräften aus zentraler und dezentraler Verwaltung 11 prioritäre Entwicklungsfelder identifiziert.
• Bis Anfang November werden die Entwicklungsfeldleitungen benannt und treffen sich zu einem Kick-off.
• Es wird Übergangslösungen/-phasen geben.

Im Kick-off sind die Entwicklungsfeldleitungen der für den Entwicklungsbereich 4 identifizierten Entwicklungsfelder zusammengekommen. Thematisch ging es darum einen gemeinsamen Kenntnistand herzustellen, die Formen der Zusammenarbeit zu besprechen, Erwartungen an die Arbeit im Entwicklungsbereich und den Entwicklungsfeldern zu formulieren und nächste Schritte festzuhalten. Dazu erhielten die Teilnehmenden Informationen zur Genese und Stand des Strategieprozesses, Rollen und Erwartungen im Strategieprozess, Projektarbeit in den Entwicklungsfeldern und Monitoring. Als Schritte nach dem Kick-off setzen die Entwicklungsfeldleitungen gemeinsam mit der Entwicklungsbereichsleitung die jeweiligen Entwicklungsfeldteams zusammen, bestimmen die Felder und deren Ziele näher und starten zeitnah in die Arbeit in den Entwicklungsfeldern.

Die Teilnehmenden schlossen die Veranstaltung mit Ergebnisbotschaften, die sie als Multiplikator*innen mit in die Hochschule und den Austausch mit anderen Hochschulmitglieder nehmen:

• "Der Kick-off mit den Entwicklungsfeldleitungenin EB4 hat stattgefunden."
• "Die Entwicklungsfeldteams müssen sich noch finden."
• "Die Arbeit in EB4 wird bald starten."
• "Der Zeithorizont in EB4 ist nicht zwingend 10/2025."
• "Es werden Übergangslösungen gefunden, damit die Hochschule arbeitsfähig bleibt."

Am 11.11.2024 hatten alle Beschäftigten die Gelegenheit sich in einem digitalen Austauschtermin zum Strategieprozess "HAW Hamburg 2030" mit besonderem Fokus auf die Verwaltung zu informieren und gemeinsam mit dem geschäftsführenden Kanzler, Albert Asal, zu diskutieren. Die Beschäftigten hatten vorab die Möglichkeit Fragen und Anregungen entweder per Mail oder anonym in einem Padlet einzureichen. Diese Fragen wurden im Austauschformat aufgegriffen, ebenso wie weitere Fragen, die direkt in der Veranstaltung von einigen der insgesamt ca. 200 Teilnehmenden formuliert wurden. Die Fragen und Diskussionsbeiträge fokussierten u.a. folgende Themen und Aspekte:

• Allgemein zum Strategieprozess: Gewährleistung des Regelbetriebs; Personalentwicklung und Stellenanpassungen; Verwaltungsstrukturen in den neuen Fakultäten, Sozialverträglichkeit der Veränderungen und Vertrauen in das TVP
• Zentrale Hochschulverwaltung: Gefahren und Umgang mit Mehraufwänden; Anpassungen zur Verwaltung und Auswahl von Deutschlandstipendiat*innen; Drittmittelprozesse; Raumzuständigkeiten
• Dezentrale Hochschulverwaltung: Budgets der zukünftigen Fakultäten
• Prozesse der Hochschule: Internationales - Selbstverständnis und zukünftige Strukturierung; Aktenordnung, Dokumentenmanagement und Digitalisierung; IT-Strukturen und EDV-Systeme; Transparenz und Veränderbarkeit von Prozessen
• Offene Kategorie: Konfliktmanagement; Krisenmanagement; Bürokratieabbau

Am 06.03.2025 hatten alle Beschäftigten erneut die Gelegenheit sich in einem digitalen Austauschtermin zum Strategieprozess "HAW Hamburg 2030" mit besonderem Fokus auf die Verwaltung zu informieren und gemeinsam mit dem geschäftsführenden Kanzler, Albert Asal, zu diskutieren. Erneut hatten die Beschäftigten die Möglichkeit Fragen und Anregungen entweder per Mail oder anonym in einem Padlet einzureichen. Diese Fragen wurden im Austauschformat aufgegriffen, ebenso wie weitere Fragen, die direkt in der Veranstaltung von einigen der insgesamt ca. 200 Teilnehmenden formuliert wurden. Die Fragen und Diskussionsbeiträge fokussierten u.a. folgende Themen und Aspekte:

• Allgemein zum Strategieprozess: Entscheidungsfindung; Kennenlernen des neuen Kanzlers und seiner Rolle im Strategieprozess
• Zentrale Hochschulverwaltung: Desk-Sharing; Digitalisierung von Workflows (u.a. Beschaffung); Kultur und Formen der Zusammenarbeit
• Dezentrale Hochschulverwaltung: Sicherstellung von „Vor-Ort-Services“
• Prozesse der Hochschule: Digitalisierung von Prozessen (z.B. Krankmeldung von Studierenden, digitale Unterschrift); Zulassung internationaler Studierender
• Offene Kategorie: Stärken der HAW Hamburg nutzen; Zuordnung der FTZ; kooperative übergreifende Studiengänge; „Studienbüro“

Der Jour Fixe startete mit einem Impuls von Carola Weller (Forschungsservice) zur Nutzerorientierung (u.a. zur Definition, Zielen, User Centered Design und User Research/Methoden), um für den Einbezug von Nutzer*innen in der Entwicklung von Prozessen zu sensibilisieren. Im Anschluss daran stellte der geschäftsführende Kanzler vorliegende Grundüberlegungen und Informationen zu den zukünftigen Verwaltungsstrukturen vor (z.B. zur Basisverwaltungsstruktur der zukünftigen Fakultäten) und es wurden Resonanzen der Entwicklungsfeldleitungen eingeholt. Schließlich wurden Informationen und Fragen zum Projektmanagement, zur Organisation, zu Unterstützungsbedarfen und zur weiteren Vorgehensweise adressiert.

Entwicklungsfeld 4.1: Tutor*innen/SHKs

• Arbeitsauftrag:

  • Sicherstellung eines hochschulweit einheitlichen, qualitativ hochwertigen Prozesses zur Beschäftigung von SHKs/Tutor*innen unter zentraler Prozessverantwortung

• Entwicklungsfeldleitung: Christina Kautz (Leitung Personalservice) und Sophie-Charlotte Riemann (Personalservice)
• Entwicklungsteam: Sandra Braig (DMI; Teamleitung Personal, Gremien und Wahlen), Olaf Ericke (TI; Teamleitung Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien), Anna-Lena Höfs (W&S; Sachbearbeiterin Personal & Studentische Hilfskräfte), Prof. Dr. Lutz Leutelt (TI, IuE; Professor für Digitale Informationstechnik), Corinne Reinartz (W&S; Leitung Personalangelegenheiten), Cathleen Ronneburg (FR; Hauptsachbearbeiterin Team Drittmittel), Kerstin Fremder-Sauerbeck (Personalrat)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Im ersten Kurztermin des Teams ging es um ein gegenseitiges Vorstellen und Kennenlernen. Zudem wurde erläutert, dass das Entwicklungsfeldteam Unterstützung durch das HELP-Projekt der FHH erhalten wird. 

Der zweite Workshop fand gemeinsam mit Kolleg*innen aus dem HELP-Projekt der FHH statt. Unter anderem gab es ein erstes Interview der Gruppe zu dem Prozess Tutor*innen/SHKs.

Im Termin hat die Gruppe den IST-Prozess Tutor*innen/SHKs betrachtet und gemeinsam begonnen, einen neuen SOLL-Prozess zu erarbeiten. Dies erfolgt unter der Führung des HELP-Projekts. 

Entwicklungsfeld 4.2: Beschaffung von Lehraufträgen

• Arbeitsauftrag:

  • Informationen folgen

• Entwicklungsfeldleitung: Sabine Witting (Verwaltungsleitung LS) und Susanne Wittkuhn (Verwaltungsleitung DMI)
• Entwicklungsteam: Felicitas Bethmann (DMI, Personalangelegenheiten, Lehraufträge etc.); Braig, Sandra (DMI, Teamleitung Personal, Gremien, Wahlen); Olaf Ericke (TI, Teamleitung Ressourcensteuerung, Beschaffung, Tutorien); Anne-Katrin Reiter (W&S, Lehraufträge);  Andrea Bettels (PR)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Entwicklungsfeld 4.3: Infrastruktur der Kommunikation

• Arbeitsauftrag/Ziel(e): 
  • Entwicklung einer klaren Struktur des Aufgabenbereichs Presse/Öffentlichkeitsarbeit/Hochschulkommunikation/Marketing, in der abgestimmt und einheitlich die verschiedenen Kommunikations- und Marketingaktivitäten an der Hochschule zusammengeführt sind, um so wirksam wie möglich die priorisierte Zielgruppe der Studieninteressierten anzusprechen.
  • Entwicklung eines ausformulierten Zielbildes, u.a. damit jedes Mitglied des Entwicklungsfeldes Klarheit darüber, hat auf welches übergeordnete Kommunikationsziel das eigene Tun einzahlt.
  • Service-Level-Agreement: Die neun Fakultäten wissen, was sie von den Kommunikationsleistungen der Presse und Kommunikation erwarten können und welche Prioritäten dabei gesetzt werden, um die Ansprache der Zielgruppe der Studieninteressierten zu verstärken. Sie wissen, wie hinsichtlich der einzelnen Services der Presse und Kommunikation die Zusammenarbeit funktioniert und welche Leistungen sie selbst erbringen müssen. 
• Entwicklungsfeldleitung: Prof. Dr. Ute Lohrentz (Präsidentin), Matthias Echterhagen (Leitung Presse und Kommunikation (PK)) 
• Entwicklungsteam: Hannah Birr (PK, Referentin für Veranstaltungen); Anke Blacha (PK, Referentin für interne Kommunikation); Maren Borgerding (PK, Online-Redakteurin); Nabil Sabuneh (PK, Referent für Markenkommunikation); Wega Wilken (PK, Kommunikationsmanagerin go-2-prof:in); Jenny Capel (CC4E, Geschäftsführung, Personal und Kommunikation); Inga Mohwinkel (CC4E, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit); Tiziana Hiller (TI, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit); Robert Kirsch (W&S, Öffentlichkeitsarbeit); Monika Neugebauer (LS, Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation); Hendrike Schmietendorf (DMI, Kommunikation); Kerstin Fremder-Sauerbeck (Personalrat)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Der erste Workshop im Entwicklungsfeld 4.3 – Infrastruktur der Kommunikation – verfolgte insbesondere zwei Ziele:

• Abstimmung zu einem Strukturmodell der Aufgaben von Presse und Hochschulkommunikation
• Abstimmung über die Zusammenarbeit im Entwicklungsfeldteam und weitere Prozessplanung

Nach einer Verständigung zu den Zielen des Entwicklungsfeldes widmete sich das Entwicklungsfeldteam den Strukturideen der Verwaltung im Zuge von HAW Hamburg 2030 und daraus resultierenden Auswirkungen auf die Aufgaben von Presse und Kommunikation. Anschließend wurden drei Modelle eines möglichen neuen Servicebereichs vorgestellt und diskutiert. Die Organisationsentwicklung integriert die vom Entwicklungsteam adressierten unterschiedlichen Arbeitsweisen und gibt Raum für die Diskussion. Im Rahmen des Folgeworkshops geben die Teammitglieder ihre Präferenz zu einem der Modelle unter Hinzuziehung der SWOT-Kriterien .

Im Zentrum des zweiten Workshops des Entwicklungsfeldes 4.3 – Infrastruktur der Kommunikation – standen drei ausgewählte Strukturmodelle, in denen künftig die Aufgaben der Hochschulkommunikation organisiert sein können. Ein wesentlicher Unterschied bei diesen Modellen ist die Frage, ob die mit Marketing-Aufgaben betrauten Kolleg*innen sich in einer eigenen Serviceeinheit aufstellen, oder ob der Kommunikationsbereich ganzheitlich unter einem Dach agiert, das Marketingfelder ebenso integriert wie interne und externe Kommunikationsaufgaben. In Form von SWOT-Analysen wurden die jeweiligen Modelle in Arbeitsgruppen einer eingehenden Betrachtung unterzogen.

Bereits im Vorfeld des zweiten Workshops haben die an den Fakultäten angesiedelten Kommunikator*innen eine Übersicht ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt. Die Stabstelle Presse und Kommunikation hat ihre priorisierten Kommunikationsziele und ihre den Zielen zugeordnete Maßnahmenplanung dem Entwicklungsfeldteam zugänglich gemacht. Entlang dieser Materialien soll in den kommenden Terminen eine weitere Ziel- und Aufgabenklärung erfolgen. Zunächst aber nimmt die Präsidentin die SWOT-Modellbetrachtungen aus dem Workshop mit ins Präsidium, um zu einer Struktur-Entscheidung zu gelangen. 

Im Abschlussworkshop des Entwicklungsfeldes 4.3 wurde die präsidiale Entscheidung erörtert, die Stabsstelle Presse und Kommunikation in einen zentralen Servicebereich zu überführen.

Künftig sollen in diesem Bereich zwei Teams tätig sein, die sich vorrangig mit Wissenschaftskommunikation bzw. Studierendenmarketing befassen.

Mit dieser Entscheidung ist das Entwicklungsfeld 4.3 abgeschlossen. Die konzeptionelle Ausgestaltung wird in vier weiteren Terminen fortgeführt – mit dem Ziel, die Struktur des neuen Servicebereichs, Rollenprofile und Formen der Zusammenarbeit gemeinsam zu entwickeln.

Entwicklungsfeld 4.4: Beschaffung

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):

  • Aufbau und Etablierung des bestmöglichen Beschaffungsprozesses zur Unterstützung der neun neuen Fakultäten mit klaren Zuständigkeiten. Die digitale Beschaffung über SRM/MM wird für die Hochschule ingesamt ausgerollt und nach gleichen Maßstäben etabliert. Die Struktur wird an den unterschiedlichen Anforderungen ausgerichtet werden (zentrale Prozessstandisierung/-verantwortung, campusbezogene Beratung).

• Entwicklungsfeldleitung: Rene Kleres (Finanz- und Rechnungswesen, Teamleitung Beschaffung) und Sven Rautenberg (Life Sciences, Teamleitung Finanzen)
• Entwicklungsteam: Michelle Wöhr (Finanz- und Rechnungswesen, Beschaffung); Sabine Schulze (DMI, teamleitung Ressourcensteuerung); Christine Sundmacher (DMI, Haushalt und Finanzen); Prof. Dr. Hans-Joachim Schelberg (TI, Maschenbau und Produktion), Olaf Ericke (TI, Teamleitung Ressourcensteuerung, Beschaffung, Tutorien); Björn Kastenholz (TI, Ressourcensteuerung, Beschaffung und Tutorien); Hristina Kehayova (W&S, Teamleitung, Finanzen, Beschaffung); Sakher Abdo (LS, Wissenschaftlicher Mitarbeiter Department Medizintechnik); Ronnald Sachse (Personalrat)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Das Kickoff-Meeting des Entwicklungsfelds 4.4 „Beschaffung“ hat am 16. Januar 2025 erfolgreich stattgefunden. In einer offenen und konstruktiven Atmosphäre haben sich die Teilnehmenden vorgestellt und über die aktuellen Beschaffungsprozesse in ihren Bereichen ausgetauscht. Dabei wurde deutlich, dass es in der Hochschule eine große Vielfalt an Vorgehensweisen gibt – von manuellen Bestellungen bis hin zur Nutzung verschiedener SAP-Module. Diese Unterschiede bieten Chancen, durch einheitliche und standardisierte Prozesse Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Der nächste Schritt ist die Erfassung der Ist-Prozesse in den einzelnen Bereichen. Hierfür werden derzeit Einzeltermine zwischen den Bereichen und den Entwicklungsleitungen abgestimmt. Die Ergebnisse dieser Analysen werden im Entwicklungsteam zusammengeführt und bilden die Grundlage für die Planung der weiteren Schritte.

Im Termin wurden die Ist-Prozesse der beteiligten Bereiche vorgestellt und abgeglichen sowie erste Anpassungen für den Soll-Prozess diskutiert. Im weiteren Verlauf der Diskussion wurde deutlich, dass die Zuständigkeiten für bestimmte Vorgänge außerhalb der Beschaffung noch nicht abschließend geklärt sind. Zudem besteht Klärungsbedarf hinsichtlich der digitalen Ablage. Diese offenen Fragen werden im weiteren Prozess berücksichtigt und geprüft. Die Zielvorstellungen für die reine Beschaffung sind klar definiert. Allerdings bedarf es noch einer Feinjustierung sowie der Klärung technischer Voraussetzungen, insbesondere im Zusammenhang mit SAP SRM. Der nächste Termin ist für den 20.03.2025 angesetzt. Im Fokus stehen das Brainstorming relevanter Themen und deren Integration in die Soll-Prozesse, die Definition von Schnittstellen sowie die konzeptionelle und strukturelle Planung der nächsten Schritte.

Im heutigen Termin wurden die Ziele für das Entwicklungsfeld 4.4 konkretisiert. Ziel ist eine effizientere und entlastende Beschaffungsstruktur, unter anderem durch Mitarbeiterspezialisierung und einem einheitlichen Beschaffungsprozess.
Eine vollständige Zentralisierung der Beschaffung würde zudem die Optimierung von Rahmenverträgen ermöglichen, da erstmals ein umfassender Überblick über das gesamte Bestellverhalten der Hochschule möglich wäre. Auch der Wunsch nach mehr Flexibilität wurde deutlich: Zentrale Kreditkartenlösungen und eine potenzielle SRM-Anbindung von weiteren Lieferanten (z. B. Amazon) sollen geprüft werden.

Strukturell steht die Bildung eines zentralen Beschaffungsteams im Fokus – mit einheitlichen Abläufen, klaren Zuständigkeiten und dem Ziel verkürzter Durchlaufzeiten. Darüber hinaus wurde die Bedeutung einer besseren Abstimmung zwischen Wissenschaft und Verwaltung betont, um den Beschaffungsprozess ganzheitlich und reibungslos zu gestalten.

Abschließend wurden zentrale Schnittstellen benannt, die in künftigen Terminen detailliert betrachtet werden sollen: 
-    Wissenschaftliches Personal
-    FiBu
-    Strategisches Controlling zentral
-    Ressourcensteuerung dezentral
-    Drittmittel
 

Das Entwicklungsfeldteam hat sich im heutigen Treffen mit der weiteren Ausgestaltung der Beschaffungsstrukturen befasst. Die theoretische Transformationsphase wurde auf den Weg gebracht. 

Ziel bleibt es, die bestehenden dezentralen Beschaffungsstrukturen schrittweise in eine zentral gesteuerte Organisation zu überführen, um Effizienz und Servicequalität hochschulweit zu verbessern.

Weiterhin stand die Klärung von Zuständigkeiten, die technische Umsetzung sowie die Notwendigkeit einer tragfähigen IT-Struktur im Mittelpunkt. Konkrete Entscheidungen zu einzelnen offenen Fragen werden noch folgen.

Im aktuellen Treffen des Entwicklungsfelds 4.4 stand die konkrete Vorbereitung der künftigen zentralen Beschaffungsstruktur im Mittelpunkt. Es wurden erste Überlegungen zur Aufgabenverteilung, Personalplanung, Mitarbeiterqualifizierung und Umsetzungsstrategie diskutiert. Die Diskussion zeigte, dass eine belastbare Einschätzung zum künftigen Personalbedarf derzeit noch herausfordernd ist – insbesondere aufgrund der vielfältigen Mischarbeitsplätze in den dezentralen Finanzteams.

Bis zum nächsten Termin wird ein Konzeptentwurf mit Prozessdarstellung erstellt, der im Team abgestimmt und anschließend dem Präsidium vorgelegt werden soll.

Das Entwicklungsfeld 4.4 hat in den vergangenen Monaten intensiv an einem zukunftsfähigen Konzept für eine zentral organisierte Beschaffung gearbeitet.

Im letzten Treffen wurde das Konzept vorgestellt und gemeinsam im Team überarbeitet.

Die Ergebnisse des Entwicklungsfelds werden dem Präsidium übergeben und auf der Klausurtagung der Hochschulgremien vorgestellt. Damit ist die Grundlage geschaffen, die nächsten Schritte auf dem Weg zu einer modernen und leistungsfähigen Beschaffungsstruktur einzuleiten.

Entwicklungsfeld 4.5: Ressourcensteuerung

• Arbeitsauftrag:

  • Informationen folgen

• Entwicklungsfeldleitung: Tino Metter (Verwaltungsleitung W&S), Susanne Wittkuhn (Verwaltungsleitung DMI)
• Entwicklungsteam: Informationen folgen
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Entwicklungsfeld 4.6: IT-Organisationsstruktur

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):

  • Reorganisation der IT-Organisation und Strukturierung der IT-Dienste und deren Schnittstellen verbunden mit dem Ziel eine Verbesserung und Professionalisierung der IT-Situation erreichen. Dabei sollen die Themen Datensicherheit und Datenschutz für alle Einrichten mit berücksichtigt werden.

• Entwicklungsfeldleitung: Tobias Eichler (Leitung Rechenzentrum TI) und Albert Asal (geschäftsführender Kanzler)
• Entwicklungsteam: 
  • Vertreter*innen aus den zukünftigen Fakultäten: Design: Patrick Surdziel; EMI: Prof. Dr. Robert Heß; Gesundheit: Prof. Dr. Sabine Wöhlke; INF: Tobias Eichler; LS: Ute Korn, Britt Matych; LFS: Sven Jagemann, Florian Walck von der Heide; MGM: Prof. Dr. Rüdiger Weißbach, Rita Polonskaya (Vertretung: Dirk Mindorf); NIW: Thomas Koesling (Vertretung Prof. Dr. Thomas Frischgesell), Jan Strothmann; SuK: Holger Werner
  • ITSC: Jörg Möller, Gregor Köhlbrandt
  • HIBS: Julia Eberenz
  • CISO: Prof. Dr. Klaus-Peter Kossakowski
  • PR: Holger Sterzenbach (Vertretung Thomas Dammann)
  • Digitales Lehren, Lernen und Prüfen: Niels Gandraß
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: 03/2025-09/2026

Der Kick-off-Termin im Entwicklungsfeld 4.6 zielte darauf ab den aktuellen Stand des Strategieprozesses HAW Hamburg 2030 kennenzulernen, das Entwicklungsfeld zu initialisieren (Mitglieder, Beschreibung, Ziele, Methodik), die weitere Vorgehensweise im Entwicklungsfeld abzustimmen sowie die nächsten Schritte und Termine zu planen. Dazu erhielten die Entwicklungsfeldmitglieder einen Impuls der Entwicklungsfeldleitung. Es wurden Bedenken, Einwände und Fragen eingebracht und aufgenommen. Im nächsten Schritt widmet sich das Entwicklungsfeldteam der Erhebung von Aufgaben, Funktionen und Dienstleistungen mit dem Ziel dazu im nächsten Termin eine Verständigung und Qualitätssicherung zu erreichen. Darauf aufbauend sollen z.B. Erkenntnisse zu Anforderungen abgleitet und verschiedene Modelle zur zukünftigen IT-Organisationsstruktur betrachtet werden.

Im zweiten Workshop wurde die Evaluation der Datenerhebung der Mitglieder des Entwicklungsfelds (welche Leistungen werden erbracht, welche importiert, welche exportiert, wie viel VZÄ stehen dafür zur Verfügung) vorgestellt und diskutiert. Es wurden Stärken und Schwächen des Status quo und Lücken im Leistungsportfolio erkannt. Zudem wurde die Governance und die Zusammenarbeit in Bezug auf IT-Fragen kritisiert. Im kommenden Workshop am 27.05. sollen Vorschläge für ein gemeinsames und hochschulweites Leistungsportfolio, sowie eine neue Governance- und Beteiligungsstruktur erarbeitet werden. Dies wird auch die Grundlage für den letzten Workshop sein, der im Rahmen einer „Redaktionssitzung“ das Ziel hat, die Ergebnisse des Entwicklungsfelds am 17.06. zu konsentieren. Zusätzlich ist angedacht, mit Herrn Prof. Pareigis, Gründungsbeauftragter der Fakultät Informatik und Digitale Gesellschaft, und Herrn Köhlbrandt, Leitung ITSC, ein Experteninterview zu führen.

Entwicklungsfeld 4.7: Umstellung der IT-Systeme

• Arbeitsauftrag:
  • Das Entwicklungsfeld ist zuständig für die Koordination und das Monitoring der Systemumstellungen der bestehenden IT-Systeme. Dafür braucht es eine gemeinsame Sichtweise auf die Organisationsstruktur und deren Merkmale in den relevanten IT-Systemen. Die Umstellungen sollen möglichst bis Oktober 2025 erfolgen oder ggf. müssen durch die Systemverantwortlichen Übergangslösungen entwickelt werden.
• Entwicklungsfeldleitung: Patricia Ditrich und Jan Kemper (beide Planung und Strategie)
• Entwicklungsteam: Das Entwicklungsfeldteam besteht aus folgenden sytemverantwortlichen Ansprechpersonen - Mathias Keilwagen (ITSC - HISinOne/IDM); Norman Klawitter und Carola Förster (Finanz- und Rechnungswesen - SAP); Christina Kautz (Personalservice - KoPers); Joachim Becker (ITSC - Active Directory); Steffen Rudolph (Hochschulinformations- und Bibliotheksservice - FIS/Repository); Sebastian Feldmann (FM - Speedikon C); Anja Wulf (Planung und Strategie - Studikap); Ines Tobis und Phanie Sultan (International Office - Mobility One) sowie Kerstin Fremder-Sauerbek für den Personalrat; Peter Meyer (für den Hochschulsenat)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Einem Kick-Off Workshop vorangestellt ist das Entwicklungsfeldteam am 17.12.2024 zu einem ersten Treffen – einem Opening - zusammengekommen, um in einer ersten Kennenlernrunde den Arbeitsauftrag vorzustellen.

Das Entwicklungsfeld 4.7 konzentriert sich auf die Umsetzung des Neuen. Es geht um die Umstellung der relevanten IT-Systeme auf die neue Fakultätsstruktur bis Oktober 2025 (oder ggf. um die Umsetzung von Übergangslösungen) durch die Systemverantwortlichen. Alle anwesenden Systemverantwortlichen wissen um die Notwendigkeit der Umstellung und sehen grundsätzlich eine Möglichkeit dazu. Zentrale Voraussetzung für Systemumstellungen zumindest in KoPers, SAP und HiSinOne ist die Festlegung der Binnenstruktur der Fakultäten („3. Ebene“).

Erarbeitet wird in mehreren Arbeitsgruppentreffen als erster Meilenstein eine gemeinsame und harmonisierte Sichtweise auf die Abbildung der Hochschulstruktur in den IT-Systemen.

Der nächste Workshop ist für den Mai 2025 geplant (Voraussetzung: Festlegung der Fakultäten auf ihre Binnenstruktur (3. Ebene/Labore etc.) durch die jeweiligen Gründungsbeauftragten).

Während mehrerer Exploration Days hat die EF-L gemeinsam mit den Verantwortlichen der verschiedenen IT-Systeme untersucht, wie diese derzeit genutzt werden und welche spezifischen Herausforderungen bei der Umstellung auf eine neue Organisationsstruktur auftreten könnten. Durch konkrete Systemdemonstrationen wurden Einblicke in das jeweilige Datenmanagement gewährt und die Einschätzungen der Systemverantwortlichen geteilt. Dies war hilfreich, um ein umfassendes Verständnis der bestehenden Systeme, ihrer gegenseitigen Abhängigkeiten und der geplanten Umstellungen zu gewinnen. Die gesammelten Informationen trugen dazu bei, eine Gesamtperspektive zu entwickeln, die für die Bewertung der neuen Organisationsstruktur entscheidend ist.

In einem ersten Workshop mit den Verantwortlichen der IT-Systeme KoPers, SAP und myHAW/AD sowie in nachfolgenden Treffen wurde eine gemeinsame Sichtweise auf die Organisationsstruktur der Hochschule entwickelt. Ausgehend von der Kostenstellensystematik in SAP wurde zudem ein Konzept für eine sechsstellige numerische Systematik erstellt. Diese sieht einheitliche Schlüssel für die relevanten Organisationsaspekte vor, die auch dann stabil bleiben, wenn sich beispielsweise die Namen von Organisationseinheiten ändern. Die Umstellung auf die neue Organisationsstruktur führt somit auch zu einer Harmonisierung ihrer Darstellung in den IT-Verfahren der Hochschulverwaltung. Einige Fragestellungen konnten im Verlauf schriftlich abgestimmt werden, andere im direkten kurzen Austausch.

Entwicklungsfeld 4.8: Medien- und Veranstaltungstechnik

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):
  • Ziel des EF 4.8 ist ein zentrales Kompetenzteam fakultätsübergreifend zu bilden, aber auch standortbasiert Einheiten zu schaffen, welche die Hochschule in Fragen der Ausstattung und Nutzung , Beschaffung, Wartung medientechnischer Systeme unterstützt und sukzessive gemeinsam auf eine Standardisierung und Professionalisierung hinwirkt (z.B. anhand einer Sammlung von Best Practices, unter Berücksichtigung der nötigen Personaldecke).
  • Erarbeitung eines Katalogs zur modularen Standardausstattung
  • Fakultätsübergreifendes Kompetenzteam/-struktur aufbauen und "Kompetenzzirkel Medien- und Veranstaltungstechnik" zum regelmäßigen Austausch etablieren
  • Sichtbarkeit primär intern, aber auch extern sowohl für die technische Ausstattung als auch für die Verantwortung
• Entwicklungsfeldleitung: Tino Geßner (DMI), Jana Voth (KOMWEID)
• Entwicklungsteam: Prof. Dr. Thomas Frischgesell (TI, Leitung Institut für mechanik und Mechatronik sowie Leitung des Rechenzentrums Berliner Tor); Christine Hoffmann (W&S, Dekanatsbeauftragte für E-Learning und Digital Literacy); Manfred Kaulbach (W&S, Audiovisuelles Medienzentrum); Peter Kühne (W&S, IT, Medien- und Veranstaltungstechnik); Rainer Michalik (FM, Veranstaltungstechnik); Hanna Ramic (KOMWEID, Mediendidaktik TI); Thorbjörn Ruppel (LS, Studierender Medientechnik); Julia Weichenthal (DMI, Veranstaltungstechnik); Christine Schulmann (Personalrat)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Anfang Februar adressierte das Entwicklungfeldteam vier Ziele: Definition der Ziele und Erwartungen des Entwicklungsfeldes und des Teams, Erarbeitung eines Projektplans und Ableitung erster Schritte, Festlegung von Kommunkationswegen und Häufigkeit der Termine, notwendige und sinnvolle Ressourcen und Unterstützung. Genauer diskutiert wurde zur Rahmung "zentrale Prozess- und Organisationsverantwortung bei dezentraler Bereitstellung von Services. Das Team einige sich daraus resultierend auf folgende Zielformulierung: "Ziel des EF 4.8 ist ein zentrales Kompetenzteam fakultätsübergreifend zu bilden, aber auch standortbasiert Einheiten zu schaffen, welche die Hochschule in Fragen der Ausstattung und Nutzung , Beschaffung, Wartung medientechnischer Systeme unterstützt und sukzessive gemeinsam auf eine Standardisierung und Professionalisierung hinwirkt (z.B. anhand einer Sammlung von Best Practices, unter Berücksichtigung der nötigen Personaldecke)." Dem Entwicklungsfeldteam ist die Botschaft wichtig, dass es ein Bewusstsein der Notwendigkeit eines zentralen Kompetenzteams Medientechnik zur Schaffung von Synergieeffekten (z.B. in der Beschaffung, aber auch fürs Wissensmanagement) angestrebt werden soll. Damit einher gehend besteht die Notwendigkeit der Angleichung der Gewichtung der zentralen Medientechnik in der organisatorischen Struktur. In den nächsten Schritten erarbeitet das Team eine Ist-Analyse und wird diese u.a. zur Clusterung und Priorisierung nutzen.

Die Arbeit im Entwicklungsfeld 4.8 ist abgeschlossen: Abschlussbericht

Entwicklungsfeld 4.9: Organisation von Lehre und Prüfungen

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):
  • Festlegung einer gleichartigen Definition von Aufgaben/Prozessen für die gesamte Hochschule im Kontext der Organisation von Lehre und Prüfungen sowie Differenzierung in fakultätsinterne und fakultätsübergreifende Einheiten mit den Arbeitstiteln ("Studienbüro" und "zentrales Prüfungsamt").
  • Zur Sicherstellung des Betriebs sind geeignete Übergangslösungen zu finden.
• Entwicklungsfeldleitung: Birgit Wendholt (Prodekanin Studium und Lehre, TI), Sebastian Hoepfner (Leitung und Semestermanager FSB LS), und Sandra Mai (Leitung Studierendensekretariat)
• Entwicklungsteam: 
  • Fakultätsservicebüros bzw. Prüfungsverwaltung: Xin Ahlers (USST-Studiengänge; Natalia Brandenburg (W&S); Sabrina Breuer (DMI); Kerstin Fremder-Sauerbeck/Tatjana Kovalenko (TI); Dennis Lam (LS, hochschulübergreifende Studiengänge)
  • Prüfungsausschussvorsitzende: Prof. Dr. Stefanie Bahlmann (W&S, Prüfungsausschussvorsitz Design, Vertretung Jan Mietzner); Prof. Dr. Jörn Einfeldt (LS, Prüfungsausschussvorsitz Umwelttechnik (BA), Koordinator Prüfungsausschüsse BMUV); Prof. Dr. Michael Köhler-Bußmeier (Vertretung Gregor Schimming, TI, Vorsitz der Prüfungssausschüsse AI, TI/ITS, ECS, WI, Master Informatik (Dept. Informatik));  Prof. Dr. Markus Oberthür (DMI, Leitungsteam Department Design und stellv. Vorsitzender Prüfungsausschuss Studiengang BTM); Prof. Dr. Sven Schulze (W&S, Vorsitzender Prüfungsausschuss Department Wirtschaft)
  • Lehrveranstaltungsplanung: Yasmin Frank-Kühn (W&S); Martina Glauche/Ulrich Scheffler (LS); Prof. Dr. Bernd Mölck-Tassel (DMI, Vertretung Daniela Chudzinski); Prof. Dr. Julia Padberg (TI,  Stunden- und Raumplanung Department Informatik)
  • ITSC: Mathias Keilwagen (Teamleitung Campusmanagementsysteme); Thomas Schmidt
  • Gleichstellung: Sophie Dishman
  • Personalrat: Christine Schulmann (Vertretung Holger Sterzenbach)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Der erste Workshop des EF 4.9 hatte folgendes zum Inhalt:

Einführung in den Arbeitsauftrag des EF 4.9: Festlegung einer gleichartigen Definition von Aufgaben/Prozessen für die gesamte Hochschule im Kontext der Organisation von Lehre und Prüfungen sowie Differenzierung in fakultätsinternen und fakultätsübergreifenden Einheiten mit den Arbeitstiteln "Studienbüro" und "zentrales Prüfungsamt". Zur Sicherstellung des Betriebs sind geeignete Übergangslösungen zu finden.

Klärung des Vorgehens im EF 4.9: Identifikation der Prozesse und Vorstellung des Konsentverfahrens zur Entscheidungsfindung.

Vorstellung der für das EF 4.9 relevanten Ergebnisse des EF 1.1 und EF 1.2.1/1.2.2: Struktur der Modellfakultät; Funktionen der Akademischen Selbstverwaltung; Vorschlag der Aufgabenverteilung aus EF 1.1 und 1.2 in akademische Selbstverwaltung, Studienbüro und zentrales Prüfungsamt und Überprüfung der Vorschläge in Gruppenarbeiten

Die bisherigen Zuordnungen wurden diskutiert und es wurde beschlossen, diese bis zum nächsten Termin fakultätsspezifisch um weitere Aufgaben aus dem Bereich Lehre und Prüfungen zu ergänzen.

Am 17.02.2025 wurde zunächst der Vorschlag aus Entwicklungsbereich 1.2.1/1.2.2 - Binnenstruktur und dazu notwendigen Verwaltungsprozessen - der eine erste Aufteilung von Aufgaben/Prozessen nach Studienbüros, zentralem Prüfungsamt und akademischer Selbstverwaltung, enthält, kommentiert. Diese Stellungnahmen wurden im EF 4.9 konsentiert. Das Team hat eine Vielzahl an Schnittstellen identifiziert, die in den Tabellen und Darstellungen aus Entwicklungsfeld 1.2.1/1.2.2 nicht ausgewiesen waren. Unklare Formulierungen und unklare Zuordnungen wurden hinterfragt und dokumentiert. Diese Ergebnisse werden an die HAW-Gründungsrunde zurückgegeben.

In diesem Workshop wurde die Ist-Analyse abgeschlossen. Es wurde beschlossen, dass Entwicklungsfeld in zwei Sprintteams aufzuteilen:

• Sprintteam 4.9.1 Organisation der dezentralen Studienbüros
• Sprintteam 4.9.2 Organisation des zentralen Prüfungsbüros.

Die Arbeit im Entwicklungsfeld 4.4 ist abgeschlossen: Abschlussbericht

Entwicklungsfeld 4.10: Flächenmanagement

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):
  • Transparenz in der Raumnutzung und -auslastung durch ein gemeinsames Raumbuchungssystem schaffen
  • Eine attraktive Lösung für die flexible Nutzung von Lehrräumen und Forschungsflächen (für Projekte, Workshops, Seminare - auch in größeren Gruppen) entwickeln, um den Bedarfen der Lehrenden und Lernenden entgegenzukommen 
  • Schaffung einer zentralen Stelle, die dafür Sorge trägt, dass die Flächendaten, die als Grundlage für diverse digitale Prozesse die Basis bilden (Reinigungsmanagment, Schließmanagement, HISinOne, uvm.), jederzeit aktuell vorliegen
  • Im Rahmen einer verbesserten Auslastung können die entstandenen Effizienzrenditen zur Optimierung des Raumbestands eigesetzt werden.
• Entwicklungsfeldleitung: Sebastian Feldmann (Leitung Facility Management), Cordula Puchstein (Verwaltungsleitung TI)
• Entwicklungsteam: Andreas Ahlvers (FM, Teamleitung Gebäudetechnik); Florian Bohl (FM, Teamleitung Flächenmanagement); Prof. Dr. Torsten Edeler (TI, Dep. Medientechnik); Mathias Keilwagen (ITSC, Teamleitung Campusmanagementsysteme), Tino Metter (W&S, Verwaltungsleitung); Luzia Nordlohne (Arbeitssicherheit); Prof. Dr. Markus Oberthür (DMI, Dep. Design); Prof. Dr. Julia Padberg (TI, Dep. Informatik); Manuela Peper (W&S, Fakultätsverwaltung Allgemeiner Service); Peggy Scheiba (FM, Teamleitung Bewirtschaftung); Prof. Dr. Enno Stöver (TI, Dep. Maschinenbau und Produktion); Holger Wendt (HIBS, Leitung); Sabine Witting (LS, Verwaltungsleitung); Maike Messerschmidt (Personalrat, Vertretung Ronald Sachse)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Im Kickoff Workshop zum Entwicklungsfeld 4.10, Flächenmanagement, nahmen 12 Personen aus allen Bereichen der Hochschule teil. Es wurden Erwartungen der verschiedenen Bereiche zu den Themen Datenerfassung, Raumbuchung, Flächenverteilung und Infrastruktur erfasst und in drei Themenbereiche geclustert. Im weiteren Verlauf befasst sich das Entwicklungsfeldteam in einzelnen Workshops im Detail mit den identifizierten Clustern (Datenbasis, Flächenzuteilung und Raumbuchung, Hausherr*innenprozess).

Der Workshop fand in sehr kleiner Runde statt, um Themen zur Raumzuordnung und zur Buchung in HISinOne abzustimmen. Teilnehmende waren Herr Stöver, Frau Padberg, Frau Puchstein und Herr Feldmann. Im Nachgang gab es heute noch eine Abstimmung mit Herrn Keilwagen zu Herausforderungen und Handlungsempfehlungen zum Cluster zentrale Raum- und Lehrveranstaltungsplanung. Am 11.06.2025 findet ein letzter Workshop zum Thema des Hausherrenprozesses statt.

Entwicklungsfeld 4.11: Campusbezogene Services (Hausmeistereien, Werkstätten, Postverteilung, Infotresen, Infopunkte etc.)

• Arbeitsauftrag/Ziel(e):

  • Aufgabenklärung zwischen den Serviceeinheiten und ein Serviceprofil erstellen

  • Bedarfsorientierte Versorgung mit campusorientierten Services sicherstellen

  • Sicherstellung der Auftragsberechtigung von Fakultäten an campusbezoegene Serviceeinheiten garantieren (SLA)

  • Campusbezogene Services durch fakultätsübergreifende Organisationseinheit implementieren

• Entwicklungsfeldleitung: Peggy Scheiba (Facility Management, Team Gebäudeservice), Sabine Witting (Verwaltungsleitung LS), Tino Geßner (Leitung Gebäude- und Veranstaltungsmanagement, DMI)
• Entwicklungsteam: Andreas Ahlvers (FM, Teamleitung Gebäudetechnik); Tino Bartrow (FM, Team Gebäudetechnik, Standortkoordinator technischer Betrieb); Codula Puchstein (TI, Verwaltungsleitung); Thomas Dammann (Personalrat, Vertretung: Holger Sterzenbach)
• Project Management Office: Caroline Kärger
• Dauer: Informationen folgen

Im ersten Workshop widmete sich das Team den Zielen und Erwartungen des Entwicklungsfeldes, der Erarbeitung eines Projektplans und der Abstimmung nächster Schritte, der Festlegung von Kommunikationswegen und Terminen sowie dem Nachdenken zu Ressourcen und Unterstützung. Die Teammitglieder einigten sich auf folgende Botschaft aus dem Entwicklungsfeld: Für jeden Standort, Studierende, Lehrende und Mitarbeiter*innen soll ein verlässliches, stabiles und nachhaltiges Serviceangebot gestaltet werden. Dabei sollen Arbeitsplätze attraktiv, modern und sicher sein. Die Services sollen für alle Nutzenden transparent, zugänglich und benutzerfreundlich sein.

Das Entwicklungsfeldteam befasste sich mit der Identifikation weiterer Kernprozesse der zu betrachtenden Services und der zeitlichen Detailplanung weiterer Termine. Als Kernprozess wurden z.B. Baulichkeiten und Außenanlagen identifiziert und es wurden erste Hinweise gegeben, die bei der Ableitung von Soll-Prozessen zu berücksichtigen sind. Das Team passte zudem die Zielstellung des Entwicklungsfeldes an: Ziel des Entwicklungsfeldes 4.11 ist, die Bedarfe der Fakultäten und der zentralen Hochschulverwaltung aus dem Bestand abzubilden und die Services zentral sicherzustellen. Alle Bedarfe sollen erfasst, abgebildet und operativ umgesetzt werden. Hintergrund dieser Anpassung war die Setzung zur Zentralisierung von Prozessen und Organisationsverantwortung bei gleichzeitiger campusbezogener Bereitstellung der Services.

Im dritten Workshop befasste sich das Team mit der abschließende Definition der Kernprozesse der Hausmeister und Betriebsarbeiter. Sämtliche Aufgabenbereiche wie Baulichkeiten und Außenanlagen, das Herrichten von Unterrichts- und Veranstaltungsräumen, die Warenlieferungen und Transporte, das Öffnen und Schließen der Gebäude, die Bewirtschaftung sowie die Beflaggung der Gebäude wurden in ihrer Ist-Struktur analysiert und dokumentiert. Diese Analyse hilft dabei, unklare oder nicht geregelte Prozesse an allen Standorten sowie zwischen Zuständigkeitsbereichen zu identifizieren und gegebenenfalls neu zu gestalten. Gleichzeitig ermöglicht sie, bewährte Strukturen und Prozesse zu sichern.

Im vierten Workshop befasste sich das Team mit der Festlegung der Sollprozesse &- strukturen für die Zentralisierung der Hausmeistereien. Die definierten Ist-Prozesse wurden geprüft und diskutiert, und es wurden zum Teil neue Sollstrukturen entwickelt. U.a. wurden Prozesse wie Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung hochbaulicher Einrichtungen und ggfs. deren Beauftragung; Differenzierung der Aufgaben zwischen Hausmeistereien und Technischem Betrieb; Instandhaltung der Schließanlagen /Schlüsselverwaltung; Aufgaben der HSM in der Bedienung der Brandmelde- und Einbruchmeldeanlagingehend betrachtet. 

Der nächste Termin findet am 09.05.2025 im BT5 statt. Hier sollen weitere offene Themen bzgl. der Hausmeistereien besprochen werden. Darüber hinaus stimmen sich die EFL trilateral zu weiteren offenen Themen ab.

Im fünften Workshop wurden die definierten Ist-Prozesse geprüft und diskutiert, und es wurden z.T. neue Sollstrukturen entwickelt. Folgende Prozesse wurden u.a. eingehend betrachtet:
- (Verkehrs-)Sicherheit im Gebäude und auf dem Grundstück
- Beflaggung der Gebäude
- Kontrolle von Aushängen
- Prüfung und Bestückung zentraler und laboreigener Verbandskästen

In weiteren Gesprächsterminen haben sich die EFL tri- und bilateral mit den nachfolgenden Themen im Ist-Prozess beschäftigt:
- Betreuung der Elektronischen Schließungen und Vergabe von Schließberechtigungen
- Poststellen/Pförtnereien

Der nächste Termin findet am 12.06.2025 im BT5 statt. Hier sollen die letzten noch offenen Themen bzgl. der Hausmeistereien besprochen werden, beispielsweise Aufgaben im Brand- und Amokfall und die Sonderrollen der Hausmeister (Sicherheitsbeauftragter, Aufzugwärter, Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer, Ersthelfer).

Der sechste Workshop stellte den Abschluss der Sollprozessdefinition zur Zentralisierung der Hausmeistereien dar. Die Sonderrollen und damit verbundene Aufgaben unter Berücksichtigung der Funktionen Hausmeister/Betriebsarbeiter (u.a. Aufzugswärter, Sicherheitsbeauftragter sowie Betriebliche Gefahrenabwehr) wurden abschließend festgelegt. Es wurde sich darauf geeinigt, dass das EF 4.11 für die Verwaltung der elektronischen Schließungen keine Lösung „aus dem Bestand“ empfehlen kann. Im zu erstellenden Konzept wird die Schaffung einer zusätzlichen Personalressource empfohlen. Die Hausmeistereien werden personell in ihrer bisherigen Struktur und an den Standorten verbleiben, so dass es weder für die Mitarbeiter in den Hausmeistereien noch für die Beschäftigten, Studierenden und Gebäudenutzenden zu Einschränkungen in der Dienstleistung kommen soll.

Entwicklungsfeld 4.12: Prozessgestaltung Internationales

• Arbeitsauftrag:
  • Zukünftige Modalitäten der Zusammenarbeit im Bereich Internationales zwischen International Office (IO), Student Exchange Coordinators (SEC), Arbeitsstelle Migration (AM) und den neuen Fakultäten erarbeiten.
  • Prozesse für internationale Mobilitäten (Outgoings / Incomings) und die Begleitung internationaler Degree-Seeking-Studierender darstellen, optimieren und an die neue Fakultätsstruktur angleichen.
  • Bestehende Kooperations­beziehungen hinterfragen, optimieren und zuordnen sowie ein tragfähiges Kooperations­management-Konzept entwerfen.
  • Einen Vorschlag für eine hochschulweite Koordinierung der Internationalisierung erarbeiten und konsentierte Umsetzungsempfehlungen bereitstellen.

• Entwicklungsfeldleitung: Prof. Dr. Yeliz Yildirim-Krannig (W&S, Department Wirtschaft, Mitglied Internationalisierungsbeirat)
• Entwicklungsteam: Das Entwicklungsteam besteht aus Vertreter*innen der neuen Fakultäten, des International Office (IO), der Student Exchange Coordinator (SEC), der Arbeitsstelle Migration, des Personalrats und des Präsidiums. Weitere Vertretungen und Expert*innen werden wir themenbezogen hinzuziehen – insbesondere aus dem Kreis des IO und der SEC.
  • Prof. Dr. Peter Wulf (Vizepräsidentin für Forschung und Transfer); Prof. Dr. Jutta Abulawi (TI, Department FuF); Lea Andres (W&S, Student Exchange Coordinator); Prof. Dr. Julien Béthune (LS, Department Biotechnologie); Prof. Dr. Zhen Dai (TI, Prodekanin Internationales); Prof. Dr. Martin Holle (LS, Prodekan Internationales); Prof. Dr. Benno Radt (TI, Department Informations- und Elektrotechnik); Jana Polenz (LS, Student Exchange Coordinator); Prof. Dr. Nathalia Ribberink (W&S, Koordination Internationales Department Wirtschaft); Prof. Dr. Frank Schäfer (TI, Auslandsbeauftragter Department Maschinenbau und Produktion); Dr. Cornelia Sylla (Arbeitsstelle Migration, Leitung Migrationsforschung); Ines Tobis (Leitung International Office); Prof. Dr. Daniela Ulber (W&S, Department Soziale Arbeit); Prof. Sven Vogel (DMI, Department Design); Ingrid Weatherall (Studierendenzentrum, International Office - USA-Strategie & International Marketing); Kerstin Fremder-Sauerbeck (Personalrat, Vertretung Holger Sterzenbach)
• Project Management Office: Bianca Kauff
• Dauer: März bis Juni 2025

Der Kick-off verankerte EF 4.12 im Strategieprozess HAW2030 und stellte die Internationalisierungs­strategie mit ihren drei Handlungsfeldern als leitend für das Entwicklungsfeld heraus. Die Mitglieder des Entwicklungsfeldes sind zum Teil bereits Mitglieder des Internationalisierungsbeirats, der sich regelmäßig zu Organisation und Prozessen der Internationalisierung austauscht. Daher galt es im ersten Workshop auch, für alle Mitglieder des Entwicklungsfeldes eine Basis für die gemeinsame Arbeit zu schaffen und Erwartungen zu klären. Thematisch begonnen wurde mit der Organisation der Studierenden­mobilitäten, die zunächst aus SEC-Sicht vorgestellt wurde, bevor sich IO, SECs, Arbeitsstelle Migration und Fakultäten gemeinsam mittels drei Leitfragen zu Aspekten des Themenfeldes austauschten. Daraus entstanden die strategischen Felder (1) Zuständigkeiten in der neuen Struktur, (2) EWP-konforme Administration von Mobility Online und (3) bedarfs­gerechte Ressourcen­verteilung – insbesondere der SEC-Kapazitäten. Es wurde vereinbart, die Prozesse für internationale Mobilitäten (Outgoings / Incomings) im nächsten Workshop vertiefend zu behandeln, um diese strategischen Felder besser ausarbeiten zu können.

Der zweite Workshop hatte als intensiven Schwerpunkt die Prozessabbildung der Organisation der Studierenden­mobilitäten in den neuen Strukturen. Durch eine gemeinsam erarbeitete Jahres-Abbildung der Studierenden­reise wurden erstmals alle Touchpoints von Outgoings und Incomings in den Prozessen zu den Mobilitäten sichtbar; sie bildet nun die belastbare Basis für künftige Kapazitäts- und Struktur­entscheidungen in diesem Feld. Das Team verständigte sich auf ein systematisches Wissens- und Informations­management, schlug Digitalisierung und Standardisierung der Prozesse vor und betonte die koordinierte Bündelung von Ressourcen, Aktivitäten und Angeboten sowie klare Verantwortlichkeiten. Dies geschah unter der Prämisse, dass die SEC zukünftig organisatorisch in das IO integriert sind und sich in zentraler Zuständigkeit mit den Mobilitätsbezogenen Aufgaben vor Ort in den Fakultäten befassen werden.

Der dritte Workshop befasste sich mit der Organisation der Unterstützungen für internationale Degree-Seeking-Studierende sowie mit der Zuordnung der internationalen Kooperationen der Hochschule. Ausgehend von einem Impuls zur Situation von internationalen Studierenden im Studiengang Information Engineering entstand analog zum zweiten Workshop eine Student-Journey für internationale Degree-Seeking-Studierende, die u.a. Visa-Verzögerungen, uneinheitliche Anerkennung und geringe Sichtbarkeit vorhandener Support-Angebote als Haupt­hürden offenbarte. Ein zentrales Anliegen war das fakultäts­weite Commitment: Internationalisierung bleibt auch Aufgabe der Fakultäten, benötigt aber feste Zuständigkeiten („Funktion Internationales“) und klare Auswahl- bzw. Zulassungs­ordnungen. Diskutiert wurden einheitliche Bewerbungs- und Prüfungsfristen, Anerkennungs­standards sowie ein sichtbares Support-Portfolio. Das IO stellte einen bereits mit Fakultätsvertreter:innen vorbesprochenen Vorschlag zur Zuordnung bestehender Kooperationen auf die neuen Fakultäten vor, der allgemein Zustimmung fand. Auch wurde besprochen, welche Aufgaben beim Management von Kooperationen anfallen und wer diese wahrnehmen soll.