Seit Anfang Juli ist Udo Hachmann beim Prozessmanagement dabei und die Arbeit macht ihm großen Spaß, wie er sagt: „Diese Aufgabe kommt meinem Interessensgebiet sehr nahe. Ich habe BWL studiert und komplexe Prozesse finde ich einfach interessant. Da die HAW Hamburg so groß und für einen Neuling durchaus unübersichtlich ist, bin ich in den letzten Monaten erst einmal neben Tobias Beiersdorf »hergelaufen«. Nun kenne ich mich schon besser aus und es kann jetzt richtig losgehen.“ Das sieht Herr Beiersdorf genauso und übergibt den Staffelstab jetzt an Herrn Hachmann. Er wird damit zukünftig hauptsächlich für die Aufnahme und Bearbeitung der Prozesse der Hochschule zuständig sein, während Herr Beiersdorf sich nun stärker um strategische Belange kümmern wird.
Hochschulplanung und Strategie: Curricularnormwert-Berechnung; Erstellung des Kapazitätsberichts nach dem neuen Ausbildungskapazitätsgesetz AKapG
Studierendensekretariat: Bewerbung und Zulassung für Bachelor- und Masterstudiengänge, Rückmeldung, Exmatrikulation, Beurlaubung
Forschung und Transfer: Akquise bei Drittmittelforschung
Finanz- und Rechnungswesen: Mittelverteilung, Überschusslisten, Geldspenden, Sachspenden, Lehrersatzmittel aus freien ProfesorInnenstellen, Beschaffung
Personalservice und IT-Service Center (ITSC): Einstellung von neuen Beschäftigten sowie der Begleitprozess des ITSC bei der Einstellung von neuen Beschäftigten; Berufungsverfahren
Arbeitsschutz-, Konflikt- und Umweltmanagement: Fallmanagement Konfliktlotsen, Gefährdungsanalyse
…diese beispielhafte Auflistung soll verdeutlichen, wie viele grundlegende Arbeitsprozesse unserer Hochschule bereits vom Prozessmanagement erfasst worden sind oder gerade erfasst werden. In seinem Abschlussbericht in der Kanzler-Dienstbesprechung Anfang Oktober berichtete Tobias Beiersdorf über seine Erfahrungen der letzten zwei Jahre und machte deutlich, welche breiten Möglichkeiten dieses Instrument der Arbeitsorganisation bietet und wie viel Potential sich hier für unsere Hochschule noch entfalten kann.
Noch viel Potential
Denn bei der Entwicklung des Prozessmanagements hat die HAW Hamburg noch erheblichen Spielraum. Unzählige Arbeitsabläufe können noch erfasst und auch verbessert werden. „Die Optimierung von Prozessen kann natürlich nur gemeinsam mit den dafür zuständigen Personen geschehen und man muss die Kriterien zur Verbesserung vorher bestimmen. So kam es beispielsweise beim Prozess „Personaleinstellungen“ darauf an, diesen nach Möglichkeit schneller und serviceorientierter zu gestalten“, sagt Beiersdorf.
Was genau ist nun eigentlich möglich mit diesem Instrumentarium und wie funktioniert es? Auf einer einfachsten Ebene können in der Prozesslandkarte Arbeitsabläufe lediglich dokumentiert werden, wodurch die Expertise auf diesem Gebiet erhalten wird und z.B. Vertretungslösungen ermöglicht werden. Darüber hinaus kann diese Darstellung als Grundlage für Diskussionen über Arbeitsabläufe dienen.
Wie Beiersdorf feststellt, hat sich diese – zunächst banal klingende – Erfahrung in der zweijährigen Projektlaufzeit als ein ungemein wichtiger Aspekt für die Hochschule herausgestellt: „Plötzlich reden Personen auf einer schriftlichen/grafischen Grundlage über das Gleiche, so dass bestimmte Verständnislücken und Missverständnisse nicht mehr auftreten können“. Zum Beispiel ließ sich dadurch die Konfliktsituation innerhalb der Administration des Hochschulübergreifenden Studiengangs Wirtschaftsingenieurwesen (HWI) so entschärfen. Wofür sich Petra Seling-Biehusen, Geschäftsführerin der Fakultät Life Sciences, ausdrücklich bei Tobias Beiersdorf bedankte.
Nicht nur Dokumentation und Dolmetscherfunktion, sondern auch Veränderung der Organisation oder IT-Unterstützung sind möglich.
Aus der Verbesserung von Geschäftsabläufen, können sich durchaus auch Veränderungen der Organisation ergeben. So wird bei der angesprochenen HWI-Administration eine Integration in das Fakultätsservicebüro LS angestrebt.
Schließlich kann aus der Prozessbetrachtung auch eine IT-Unterstützung entstehen. Dies wird im Rahmen der Drittmittelanzeige für Forschungsprojekte aktuell in einem Pilotprojekt getestet.
Das momentane Fazit von Beiersdorf: „Wir müssen nun beginnen das Prozessmanagement zu verstetigen. Es reicht nicht, die Prozesse zu dokumentieren und zu optimieren. Sie müssen auch regelmäßig überprüft werden. Unsere Prozesslandkarte enthält momentan vielleicht zehn Prozent der Arbeitsabläufe der Hochschule. In den nächsten Jahren stehen gewichtige Abläufe, wie die digitale Akte, digitale Zeiterfassung, eventuell Systemakkreditierung, Raummanagement und vieles mehr auf der Tagesordnung der HAW Hamburg. Es gibt also noch viel zu tun. Das ist zweifellos noch sehr viel Arbeit, aber eben auch sehr viel Potential, welches es durch das Prozessmanagement für unsere Hochschule zu nutzen gilt.“
Weitere Informationen:
Prozessmanagement der HAW Hamburg
Tobias Beiersdorf
Tel.: 040.428 75-9282
E-Mail: <link mail window for sending>tobias.beiersdorf@haw-hamburg.de
Udo Hachmann
Tel.: 040.428 75-9835
E-Mail: <link mail window for sending>udo.hachmann@haw-hamburg.de
