„Als Personalsachbearbeiterin bin ich für die einzelnen Beschäftigten von der Einstellung bis zum Ausscheiden aus der Hochschule zuständig,“ erklärt Anne Ebel.
Die Hamburgerin hat bei einer großen Versicherung Sozialversicherungsfachangestellte gelernt und musste sich beim Einstieg in den Personalservice unserer Hochschule erst einmal gründlich in die speziellen Datenverarbeitungsprogramme einarbeiten. Das Personalabrechnungs- und Informationssystem (PAISY), das Stellen- und Personalverwaltungsprogramm HIS-SVA und das Identity Management System IDM sind hier wichtige Arbeitswerkzeuge.
Die rechtlichen Grundlagen prüfen
Bevor aber bei einer Neueinstellung die Personaldaten in diese verschiedenen Programme eingespeist werden können, muss überhaupt erst einmal der Status der Personen geprüft und nach bestimmten Rechtsgrundlagen festgelegt werden. Da gibt es den Tarifvertrag der Länder (TV-L) bei den Angestellten, das Hamburgische Beamtengesetz (HmbBG) oder das Hamburgische Beamtenstatusgesetz (HmbBStG) für die Beamten oder auch das Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V) für die versicherungsrechtlichen Beurteilungen. Anhand dieser gesetzlichen Vorgaben werden beispielsweise Beschäftigungs-, Dienst- und Jubiläumszeiten festgelegt, der Urlaubsanspruch ermittelt oder die Stufenzuordnung festgesetzt.
Die richtige Kennziffer kennen
Nach dieser rechtlichen Beurteilung können die Daten einer Person schließlich in das Personalabrechnungs- und Informationssystem (PAISY) eingegeben werden. Und dieses Programm hat es in sich: Sozialversicherung, Lohn- und Kirchensteuer, Unfallversicherung, Persönliche Daten, Adresse und Bankverbindung, Grundbezüge und Stufen, Befristungen in den Arbeitsverträgen, Vollzeit- oder Teilzeitarbeit – das meiste wird durch eine Schlüsselnummer festgehalten, die es erst einmal gilt, auswendig zu können.
„Die Einarbeitung in diese Programme hat bestimmt ein halbes Jahr gedauert. Zunächst habe ich mit der Sachbearbeitung studentischer Hilfskräfte begonnen, mich dann langsam an die der Angestellten und Professorinnen und Professoren herangetastet. Denn man muss zum Beispiel bei PAISY erst einmal die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Masken, den »Personalbearbeitungsbildern«, begreifen und wissen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen,“ sagt Anne Ebel.
Bei Veränderungen beginnt der Prozess von vorn
Und der Teufel liegt auch hier wiederum bekanntlich im Detail: Hinter den eingegebenen Daten stecken Menschen und diese verändern und bewegen sich. Sie möchten eine Nebentätigkeit ausüben, brauchen eine Beurteilung, machen unbezahlten Urlaub, sollen Krankengeld erhalten, werden als Beamte an eine andere Dienstelle abgeordnet, wollen einen Aufhebungsvertrag und, und, und. Auch hier müssen zunächst die nicht immer einfachen rechtlichen Grundlagen berücksichtigt und angewendet werden.
„Zum Teil bekomme ich Personalfragen auf den Tisch, von denen ich noch nie etwas gehört habe. Das ist spannend an dieser Arbeit. Und natürlich ändert sich auch permanent etwas in der Gesetzgebung, so dass man sich immer auf dem Laufenden halten muss,“ erzählt Ebel und ist dankbar für die Hilfsbereitschaft unter den Kolleginnen und Kollegen. Fragen und Probleme werden schnell und einfach gemeinsam im Team gelöst. Und so freut sich Anne Ebel auch auf das zweite Jahr an unserer Hochschule.
Kontakt
Personalservice
Anne Ebel
Tel.: 428 75- 9058
anne.ebel@haw-hamburg.de
