Funktion der Fakultätsservicebüros
Semestermanagement vor Ort in den Fakultäten – das ist Sinn und Zweck der neu entstandenen Fakultätsservicebüros (FSBs) im Rahmen der Einführung von ELViS. Hintergrund: Die Verantwortung für Organisation und Verwaltung von Lehre und Studium wird vollends dorthin gegeben, wo Lehre und Studium stattfinden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bieten mit Unterstützung eines integrierten Campus Management Systems Informationen und Service zu Lehrveranstaltungsmanagement, Prüfungsmanagement sowie Raumplanung. Sie sind erste Anlaufstelle für Studierende und Lehrende, wenn es um Fragen zur Stundenplangestaltung oder die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen geht. Die Leitung der Fakultätsservicebüros übernimmt die Semestermanagerin oder der Semestermanager.
Startschwierigkeiten
Die Einrichtung der Fakultätsservicebüros im letzten Jahr war jedoch alles andere als ein Kinderspiel: Mitarbeiterzahlen und künftige Aufgaben mussten definiert, die Übergabe von bisher im Studierendensekretariat geleistete Tätigkeiten an die FSBs organisiert und Stellen ausgeschrieben werden. All diese Aktivitäten waren mühsam und lösten keine Begeisterungsstürme unter den Beteiligten aus. Viele Fragen galt es zu klären: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen den einzelnen Fakultäten zu? Welche Räume sind notwendig? Und natürlich die entscheidende Frage: Wann kommt ELViS?
Nun: ELViS verspätet sich – und trotzdem melden sich Studierende zu Seminaren an, werden Prüfungen geplant, Räume organisiert und Zeugnisse ausgegeben, auch ohne den gemeinsamen Nenner, eine integrierende Campus-Software. BlauPause hat die vier Fakultätsservicebüros der Hochschule besucht, mit den Beschäftigten und Beteiligten unter anderem über ihre Tätigkeiten, Vorhaben und Schwierigkeiten gesprochen. Deutliche Unterschiede, z. B. bei der Software-Nutzung, aber auch zahlreiche Gemeinsamkeiten, wie z. B. der Umgang mit Schließzeiten traten dabei zu Tage.
Lesen Sie in dieser Ausgabe über die Fakultätsservicebüros Life Sciences und Wirtschaft und Soziales.
Fakultätsservicebüro Life Sciences
v.l.n.r.: Sigrid Jäger, Matthias Wulff, Jagdish Chandra,
Gabriele Becker (seit Ende des Jahres nicht mehr an der HAW Hamburg),
Sebastian Hoepfner, Christina Schulz. Es fehlt Annegret Immer/ehemals Runkel.
„Wir wollen Service für die Fakultät machen“...
...sagt Sebastian Hoepfner, Semestermanager des Fakultätsservicebüros in Bergedorf. Und das tun er und seine Kolleginnen und Kollegen – im Erdgeschoss des Gebäudes in der Lohbrügger Kirchstraße 65. Miteinander verknüpfte helle Räume sorgen für eine offene und kommunikative Atmosphäre. An einem Tresen werden Anfragen von Studierenden und Lehrenden entgegengenommen.
Ansprechpartner für alles
Das Bergedorfer Fakultätsservicebüro bietet Unterstützung bei sämtlichen Prüfungs- und Vertragsangelegenheiten sowie Beratung hinsichtlich des Studienangebots der Fakultät Life Sciences. Außerdem stellt es alle für das Studium erforderlichen Formulare zur Verfügung und kümmert sich um vertragliche Belange studentischer Hilfskräfte und Lehrbeauftragter. Doch das scheint noch längst nicht alles zu sein: „Wir sind Information und Seelsorge, erste Anlaufstelle für alles“, so Hoepfner. „Wann fängt mein Seminar an? Wo ist der Aushang? Oft ist es wohl leichter, vielleicht aber auch einfach netter, uns diese Dinge zu fragen, als selbst zu recherchieren“, sagt Matthias Wulff.
Bei steigenden Studierendenzahlen an der Fakultät nimmt die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stetig zu. Insbesondere fällt diese Entwicklung bei der Raumplanung auf. Räume sind häufig bis in den Nachmittag hinein belegt, so dass Veranstaltungen am frühen Abend oder auch mal am Wochenende geplant werden müssen. Derartige Aspekte, die zum üblichen Alltagsgeschäft gehören, und sonstige regelmäßige Vorgänge werden außerhalb der Öffnungszeiten bearbeitet, da ein strukturiertes Arbeiten bei all dem Publikumsverkehr nicht möglich ist. „Wenn geschlossen ist, heißt das nicht, dass keiner da ist bzw. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Urlaub sind“, so Dr. Petra Seling-Biehusen, Geschäftsführerin der Fakultät Life Sciences. Die Zusammenarbeit mit Lehrenden und Studierenden gestaltet sich angenehm. Gelegentliches Lob motiviert das Team des FSB dabei besonders.
Zukunftspläne
Das Büro ist gut in die Fakultät eingebunden, ähnlich wie sein Vorgängermodell, das Team Studium und Lehre. Um seine Abläufe noch weiter zu optimieren, sollen Infoblätter mit Informationen über Tätigkeiten, Öffnungs- und Schließzeiten in der Fakultät ausgehängt werden. Diese könnten sich laut der Geschäftsführerin allerdings noch ändern, sobald das Büro mit Annegret Immer voll besetzt ist. „Langfristig möchten wir außerdem verhindern, dass departmentspezifische Auskünfte von der Anwesenheit einzelner Mitarbeiter/innen abhängig sind. Es soll nicht eine Person für Medizintechnik zuständig sein und eine für Ökotrophologie.“ Aus diesem Grund plant das Fakultätsservicebüro eine alphabetische Aufteilung der Beschäftigten, Zuständigkeiten für A bis F, G bis L etc. „Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass alle Studierenden mit den Nachnamen A bis F in nur einem Studiengang eingeschrieben sind. Jeder soll jeden vertreten können“, so Sebastian Hoepfner. „Eine einheitliche Software sollte in naher Zukunft zu diesem Vorhaben beitragen. Im Augenblick können wir – was dieses Thema angeht – jedoch nur abwarten und ggf. reagieren."
Fakultätsservicebüro Wirtschaft und Soziales
v.l.n.r.: Claudia Baethke, Andreas Radau, Manuela Peper, Manuela Neumann (nicht dem FSB zugeordnet), Michael Wehrhan, Astrid Wolff, Katrin Teckentrup, Ina Landsch. Es fehlen: Maike Maas und Gudrun Wildtraut.
Die lernende Organisation
„Organisationsprozesse sind immer interessant“, sagt Prof. Dr. Werner Beba, Prodekan und ELViS-Beauftragter der Fakultät Wirtschaft und Soziales (W&S), begeistert. Und in einem echten Organisationsprozess befindet sich schon seit längerer Zeit die gesamte Fakultät. Nach dem Umzug der Departments Soziale Arbeit sowie Pflege & Management aus der Saarlandstraße in die Alexanderstraße musste sich an die neuen Räume und die Umgebung gewöhnt werden. Im Augenblick werden das Dekanat und somit auch die Verwaltung neu strukturiert. In diese ereignisreiche Zeit fällt auch der Aufbau des Fakultätsservicebüros, das mittlerweile an zwei Standorten zu finden ist. Die frisch in den Stadtteil St. Georg gezogenen Departments werden im Zwischengeschoss (zwischen dem 1. und 2. OG) der Alexanderstraße betreut, die Departments Wirtschaft und Public Management im 9. OG am Berliner Tor 5. Dienstvorgesetzter aller Mitarbeiter/innen des FSBs ist im Augenblick der Dekan der Fakultät, Dr. Matthias Pape. Fachvorgesetzter für den Semestermanager ist Prof. Dr. Beba und für die Mitarbeiter
Semestermanager Michael Wehrhan.
Besonderheiten einer Fakultät
Aufgrund der räumlichen Trennung falle den Beschäftigten zufolge das Zusammenwachsen in der neuen Struktur noch etwas schwer, weil man sich nicht so oft sehe. Da der Postweg vom Blauen Haus ans Ende der Alexanderstraße außerdem manchmal rätselhaft lang erscheine, böte sich hier jedoch der ein oder andere Spaziergang an. „Die Departments unserer Fakultät sind sehr verschieden, was uns vor große Herausforderungen bei künftigen Vertretungsregelungen stellt“, so Werner Beba: „Wirtschaft hat beispielsweise ein außergewöhnlich hohes Prüfungsaufkommen, das Studium Public Management ist zeitlich vollkommen anders organisiert als die übrigen Studiengänge.“
Katrin Teckentrup erklärt: „Die Ausbildung im Department Public Management erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF). Die Studierenden sind verbeamtet, müssen viele Prüfungen – oftmals während der üblichen Vorlesungszeit – ablegen. Früher lag die Verantwortung für die Organisation der mündlichen Abschlussprüfung beim Personalamt, seit zwei Jahren liegt sie nun bei uns.“ Während beim Department Wirtschaft mit der Software Helios (HAW – Elektronisches Informations- und Organisationssystem) gearbeitet wird, ist bei PuMa vieles noch ausgesprochen manuell organisiert. Die gesamte Semesterplanung erfolgt mit Zetteln auf Stellwänden, Raumpläne werden kopiert und manuell gepflegt, Lehrveranstaltungspläne per E-Mail versendet und auf dem Flur ausgehängt. Erbrachte Prüfungsleistungen werden von Ina Landsch in Datenbanken eingepflegt und verwaltet.
Entwicklungsstand des FSBs
Auch bei dünner Personaldecke und zurzeit noch ohne Hilfestellung einer vereinfachenden Software werde laut Semestermanager Michael Wehrhan die Unterstützung durch die Fakultätsservicebüros in der Fakultät schon jetzt deutlich wahrgenommen. „Nach wie vor befinden wir uns aber in der Anfangsphase“, so Wehrhan. „Auch für mich ist vieles neu, die Personalverantwortung auf der einen Seite, die Funktion der Schnittstelle zwischen Fakultät, Studierendenzentrum und ITSC auf der anderen Seite“. Zur weiteren Optimierung der täglichen Arbeit organisieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit Ende des Jahres Workshops. In diesen werden Sachstände mitgeteilt und wird festgehalten, welche Prozesse der Studienorganisation sich in den jeweiligen Departments bewährt haben und welche nicht. Aufgabenteilungen, Raumbelegungen und Vertretungsmöglichkeiten werden diskutiert. „Die Beschäftigten an den verschiedenen Standorten sollen sich austauschen und voneinander lernen“, so Werner Beba. „Wir befinden uns in einem spannenden und vor allem offenen Prozess, den die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitgestalten und optimieren können. Es ist wichtig, sie mitzunehmen und auf ihre Erfahrungen und Kenntnisse zu vertrauen.“
Lesen Sie in der nächsten Ausgabe der BlauPause über die Fakultätsservicebüros Technik und Informatik sowie Design, Medien und Information.
