Durch den betroffenen Bereich ist eine Strafanzeige bei der Polizei zu stellen. Bitte beachten Sie, dass das Nennen einer privaten Anschrift nicht erforderlich ist, hier ist bitte die Dienstanschrift zu nennen. Auch sonstige personenbezogene Angaben sind in der Regel nicht erforderlich. Wenn Einbrüche oder Schäden durch andere Personen, z. B. die Reinigungskräfte, entdeckt werden, weil bspw. keine verantwortliche Person aus dem betroffenen Bereich vor Ort ist, wird dies an die zuständige Hausmeisterei weitergeleitet. Diese verständigt die Polizei. Werden Einbrüche oder Schäden durch den Wachdienst festgestellt, erfolgt eine Verständigung der Polizei durch den Wachdienst.
Der anzeigende Bereich verständigt:
Facility Management / zuständige Hausmeisterei
FM und/oder die zuständige Hausmeisterei sind zwecks Durchführung etwaiger Reparaturarbeiten zu informieren.
FM (Gebäudeservice) ist über das Funktionspostfach wachdienst (at) haw-hamburg (dot) de zu benachrichtigen. Es wird geprüft, ob ggf. weiterführende Maßnahmen zur Sicherung der Gebäude zu ergreifen sind.
Justitiariat
Soweit dienstliche Geräte oder Unterlagen abhandengekommen sind, sind folgende Angaben erforderlich:
- Angaben über die Art und den Umfang der personenbezogenen Daten, die potentiell gefährdet sind (z.B. "max. 500 Prüfungsleistungen von Studierenden" oder "Stundenzettel von drei studentischen Hilfskräften");
- Angaben, ob die minimalen Schutzmaßnahmen für das betroffene Gerät eingehalten wurden, z. B. (Festplattenverschlüsselung bei Laptops, etc.); Aktivierung von Zugriffsbeschränkungen durch Authentisierung (Pin, Passwort, Biometrie etc.) für alle gültigen Accounts.
Bitte beachten Sie, dass diese Informationen unverzüglich an das Justitiariat weiterzuleiten sind.
Genaueres finden Sie unter: www.haw-hamburg.de/detail/news/news/show/umgang-mit-abhandengekommenen-geraeten/
Zudem erhält das Justitiariat
- sämtliche Unterlagen und Kommunikation mit der Polizei/Staatsanwaltschaft hinsichtlich der Strafanzeige;
- eine Aufstellung der der HAW Hamburg entstanden Sachschäden. Hier sind etwaige Rechnungen beizufügen.
Die Informationen senden Sie bitte an justitiariat (at) haw-hamburg (dot) de
Informationstechnik Servicecenter (ITSC) (bei Verlust dienstlicher Geräte, die vom ITSC beschafft und/oder administriert wurden)
Die Information erfolgt umgehend an: itsc-security (at) haw-hamburg (dot) de
Zu benennen sind: Vorname und Nachname des*der Nutzer*in des gestohlenen Gerätes. Sollte der*die Nutzer*in mehr als ein Gerät vom ITSC erhalten haben, dann ist die Benennung des Gerätes (sofern möglich) in Form von Typ und Hersteller erforderlich.
Das ITSC wird die notwendigen IT-sicherheitsrelevanten Maßnahmen, einleiten z. B. Rücksetzung aller bestehenden Sessions oder erforderlicher Passwortwechsel.
Soweit Geräte betroffen sind, die nicht durch das ITSC beschafft oder administriert werden, wenden Sie sich umgehend an den*die zuständige*n Administrator*in Ihrer Fakultät/Ihres Departments, mit der Bitte die erforderlichen IT- sicherheitsrelevanten Maßnahmen zu ergreifen.
Finanz- und Rechnungswesen
Das Finanz- und Rechnungswesen ist zur Ausinventarisierung bei abhandengekommenen Geräten der HAW Hamburg zu informieren. Dafür ist das Formular „Meldung über einen Anlagenabgang“ zu verwenden, dass unter dem folgenden Link zu finden ist: www.haw-hamburg.de/beschaeftigtenportal/finanzen/anlagenbuchhaltung/
Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzmanagement
Die Arbeitssicherheit ist über das Funktionspostfach arbeitsschutz(at)haw-hamburg.de über den Sachverhalt zu informieren. Durch die Arbeitssicherheit wird geprüft, ob bspw. meldepflichtige Gerätschaften/Gegenstände oder Ausgangsstoffe für Explosivstoffe entwendet wurden und weitere (Aufsichts-)Behörden zu informieren sind. Weiterhin wird geprüft, ob die Gefährdungsbeurteilung und notwendige Schutzmaßnahmen angepasst werden müssen. Weiterhin wird seitens des Gesundheitsmanagements geprüft, ob eine Nachsorge (z. B. psychologische Ersthilfe) notwendig ist.
Kenntnis haben zudem der Informationssicherheitsbeauftragte (bei Verlust dienstlicher Geräte), der*die Hausherr*in und die Verwaltungsleitung zu erhalten.
Bitte beachten Sie, dass hier lediglich der Regelprozessablauf abgebildet wird. In Einzelfällen können weitere Schritte erforderlich sein.
Sonstiges:
Soweit andere strafrechtlich relevante Sachverhalte, bei denen die Hochschule betroffen ist, bekannt werden, z. B. der Verdacht einer Urkundenfälschung bei der Zulassung für ein Studium an der HAW Hamburg, unterrichten Sie bitte das Justitiariat. Hier erfolgt die weitere Bearbeitung.
Weiter ist auf die Unterstützungsangebote der HAW Hamburg hinzuweisen. Soweit Fälle von sexualisierter Belästigung, Diskriminierung oder Gewalt an der HAW Hamburg vorliegen, können gern die entsprechenden Vertrauenspersonen kontaktiert werden.
