Eineinhalb Monate laufen die Bewerbungsfristen an der HAW Hamburg. Vom 1. Juni bis 15. Juli für das Wintersemester, vom 1. Dezember bis 15. Januar für das Sommersemester. „Die Masse der Bewerbungen geht erfahrungsgemäß in der letzten Woche ein“, erläutert Lars Tellkamp, stellvertretender Leiter des Studierendenzentrums: „Ist ja auch klar. Bevor sich die Studierenden dafür entscheiden, wo und was sie studieren möchten, müssen sie sich Informationen beschaffen, Studiengänge und Hochschulen miteinander vergleichen“.
Wie verläuft das Zulassungsverfahren?
Hat sich ein Studieninteressierter für eine Bewerbung an der HAW Hamburg entschieden, durchläuft er das Bewerbungsverfahren, das mittlerweile für nahezu alle Studiengänge über das Internet abgewickelt wird. „Die Bewerber machen ihre Angaben online. Sollten sie etwas vergessen, weist das System sie darauf hin“, erklärt Tellkamp die Vorteile des Online-Verfahrens. Am Ende wird der vollständige Antrag ausgedruckt und gemeinsam mit den erforderlichen Unterlagen per Post an das Studierendensekretariat geschickt. Mit Ablauf der Bewerbungsfrist beginnt dann die Arbeit der acht Sachbearbeiterinnen und eines Sachbearbeiters.
Will heißen: Online-Bewerbungen werden anhand der Bewerbungsnummern auf den schriftlich eingegangenen Anträgen in der Zulassungssoftware aufgerufen und aktiviert. Anschließend startet das Hauptzulassungsverfahren. „Unsere Software prüft zum Teil automatisch, ob die Anträge Hand und Fuß haben und ob die Angaben der Bewerber schlüssig sind. Sollte sich jemand beispielsweise als Deutscher, nicht aber als EU-Bürger beworben haben, fällt das auf und muss überprüft werden“, so Tellkamp. Sobald zweifelhafte Angaben behoben sind, werden Rankings der Bewerber erstellt. Diese ergeben sich aus verschiedenen Auswahlkriterien. Hierzu gehören Durchschnittsnote und Wartezeit, aber – in einigen Studiengängen – auch ergänzende Kriterien wie der Abschluss einer Berufsausbildung, die Absolvierung eines Praktikums oder das Abschneiden in einem Eignungstest. Den Rankings entsprechend, absteigend sortiert von demjenigen Bewerber, der die Kriterien am besten erfüllt, erfolgt die Vergabe der Studienplätze. „Nach nur zwei Tagen sind alle unsere Daten in der Regel aufbereitet, die Rankings nach weiteren zwei bis drei Tagen erstellt und die Kontrollen durchgeführt. Die Bewerber bekommen eine E-Mail mit dem Hinweis, dass das Ergebnis ihres Antrags im Online-Account hinterlegt wurde“, erläutert Lars Tellkamp.
Die zugelassenen Studieninteressenten haben nun zehn Tage Zeit, den ebenfalls online zur Verfügung gestellten Immatrikulationsantrag auszufüllen, mit ergänzenden Unterlagen einzusenden und den Semesterbeitrag zu überweisen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die Immatrikulation erfolgen. Nach Ablauf der Immatrikulationsfrist wird überprüft, ob sich genügend Studierende eingeschrieben haben. Falls dies nicht der Fall sein sollte, beginnt das Nachrückverfahren. Das gesamte Procedere endet zwei Wochen vor Vorlesungsbeginn mit dem Versand der Ablehnungsbescheide. Widersprüche werden nicht vom Studierendensekretariat bearbeitet. „Etwa 16.000 Anträge wandern in einem Jahr über unsere Tische“, berichtet Lars Tellkamp. „Zeitgleich läuft das Rückmeldeverfahren und müssen Prüfungsleistungen verwaltet werden. In diesen Hochphasen ist es für uns alle schwierig, Urlaub zu nehmen, weil auf niemanden verzichtet werden kann. Da unsere Hauptarbeit außerdem vorrangig in den Ferien stattfindet, ist die Frage der Kinderbetreuung für einzelne Mitarbeiter ein wichtiges Thema.
Lars Tellkamp an seinem Arbeitsplatz im Studierendenzentrum
Was ändert sich mit ELViS?
Mit Einführung der Campus Management Software ELViS sollen künftig die Prüfungsämter dezentralisiert, das Studierendensekretariat & Prüfungsamt entlastet werden. „Wenn alle mit demselben System arbeiten, fällt der Austausch leichter. Man spricht ja über das Gleiche – nur aus einer anderen Perspektive. Die Abgabe der Prüfungsamts-Tätigkeit an die Fakultätsservicebüros führt zur Arbeitserleichterung und Aufgabenkonzentration. Unsere Hauptaufgabe ist es, möglichst kundenorientiert dafür zu sorgen, dass Bewerber und bereits Eingeschriebene in der Lage sind, bei uns an der HAW Hamburg zu studieren“.
Weitere Informationen:
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Kontakt:
Lars Tellkamp
Studierendensekretariat und Prüfungsamt
Tel. 040.42875-9174
<link mail>lars.tellkamp@hv.haw-hamburg.de
