Möchte eine dritte Person Auskünfte z. B. zu einem*einer Studierenden erteilt bekommen, so wird eine Auskunft ausschließlich aufgrund einer klaren und eindeutigen Vollmacht erteilt.
Neben den Daten der Vollmacht gebenden Person und denen der bevollmächtigten Person muss auch enthalten sein, worauf sich die Vollmacht bezieht.
In der Vollmacht müssen zu finden sein:
- Name, Adresse, ggf. Matrikelnummer der Vollmacht gebenden Person
- Name, Geburtsdatum der bevollmächtigten Person
- Inhalt der Vollmacht
- Unterschrift per Hand (original)
Unter Vorlage dieser Vollmacht inklusive des Ausweises der bevollmächtigten Person, können die benötigten Auskünfte erteilt werden. Telefonische Auskünfte an Dritte werden nicht erteilt.
Screening-Anfragen:
Mit solchen Anfragen versuchen Unternehmen, die Angaben über Noten, Studiendauer und Abschlüsse ihrer Bewerber zu verifizieren. Eine Rechtsgrundlage, die die HAW Hamburg zur Übermittlung der erwünschten Daten verpflichtet, ist nicht ersichtlich. Die HAW Hamburg kann Screening-Anfragen daher nur auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung bearbeiten. Eine wirksame Einwilligung setzt nach Art. 7 DS-GVO voraus:
- Nachweisbarkeit:
Die Einwilligung muss nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Jedoch muss die HAW Hamburg „nachweisen können“, dass die betroffene Person in die Datenverarbeitung eingewilligt hat. In der Praxis ist daher die Schriftform zu empfehlen. - Leichte Verständlichkeit:
Der Text muss leicht zugänglich und in einer klaren und einfachen Sprache abgefasst sein (zumindest wenn die Erklärung schriftlich eingeholt wird). - Hervorgehoben:
Bei einer schriftlichen Erklärung, die noch weitere Sachverhalte enthält, ist die Einwilligung so zu gestalten, dass sie von den anderen Teilen klar zu unterscheiden ist (beispielsweise durch Absätze, Fettdruck oder Umrandung). - Widerrufbarkeit:
Die betroffene Person muss das Recht besitzen, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. - Koppelungsverbot:
Von Freiwilligkeit kann man meist nicht ausgehen, wenn die betroffene Person einer Datenverarbeitung zustimmen muss, die für den eigentlichen gewollten Vertrag nicht erforderlich ist. In diesem Fall ist die Einwilligung unwirksam.
Screening-Anfragen sind zur Bearbeitung an das Studierendensekretariat weiterzuleiten.
Auskünfte von Rentenversicherungsträgern und BaföG-Ämtern
Zu fragen ist hier jeweils, ob die Übermittlung zulässig ist, d.h. ob es eine Rechtsgrundlage gibt, die die Übermittlung rechtfertigt, und ob die in der Rechtsgrundlage genannten Bedingungen im vorliegenden Fall erfüllt sind. Damit dies möglich ist, muss die Anfrage grundsätzlich u.a. die Rechtsgrundlage und den Verwendungszweck nennen. Anfragen von Rentenversicherungsträgern und BaföG-Ämtern leiten Sie bitte an das Studierendensekretariat weiter.
Eine Ausnahme stellen die Bescheinigungen nach § 48 BaföG dar. Diese werden in den Fakultäten bearbeitet und sollten durch die Studierenden bei den BaföG-Ämtern vorgelegt werden.
Auskünfte an Ermittlungsbehörden:
Bei Auskunftsersuchen von Ermittlungsbehörden (z. B. Polizei oder Staatsanwaltschaft) leiten Sie diese bitte zur Beantwortung an das Justitiariat weiter.
Auskünfte nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) oder der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Bei Anfragen nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) oder der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wenden Sie sich ebenfalls an das Justitiariat.
Auskünfte an Studierende selbst:
Wenn der Studierende selbst nach seinen eigenen personenbezogenen Daten fragt, ist es natürlich zulässig, Auskunft zu geben. Bei Auskünften per E-Mail ist der HAW Mailer zu nutzen. Bei einer telefonischen Anfrage ist die Identität der anfragenden Person festzustellen. Dies kann durch gezielte Abfragen z. B. nach Heimatadresse und Noten aus dem vorigen Semester geschehen.
Bitte beachten Sie, dass die Auskunftserteilung an unbefugte Personen zu Schadenersatzansprüchen führen kann. Zudem sind arbeits- bzw. dienstrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen möglich.
