Am 29. August hat der Auftakt-Workshop für den Entwicklungsbereich 4, kurz gesagt, für die Hochschulverwaltung, stattgefunden. Können Sie erste Eindrücke und Themenschwerpunkte aus dem Workshop mit uns teilen?
Der Auftakttermin hatte primär das Ziel durch ein gemeinsames Verständnis und einen einheitlichen Informationsstand eine Basis für das Projekt HAW Hamburg 2030 zu schaffen, welche die Verwaltung in die Zukunft trägt. Zudem wurden das standardisierte Vorgehensmodell – vom Ist-Prozess bis zur Implementierung des Soll-Zustandes – in Entwicklungsbereich 4 vorgestellt sowie erste Kernprozesse aufgenommen und Beteiligungen erarbeitet. Auf Basis der aktiven und kollegialen Arbeit sehe ich eine sehr große Entwicklungskraft. Die hohe Expertise und der Wunsch zur Prozessoptimierung sind in dem Workshop als gemeinsam getragene Haltung der Führungskräfte der Verwaltung deutlich geworden.
„Verwaltung 2030 – gemeinsam, digital und dienstleistungsorientiert gestalten“
Wir haben mit Albert Asal, geschäftsführender Kanzler der Hochschule, über den aktuellen Stand des Strategieprozesses aus Sicht der Hochschulverwaltung gesprochen.
Auf Basis der aktiven und kollegialen Arbeit sehe ich eine sehr große Entwicklungskraft. Die hohe Expertise und der Wunsch zur Prozessoptimierung sind in dem Workshop als gemeinsam getragene Haltung der Führungskräfte der Verwaltung deutlich geworden.
Einige Kolleg*innen würden jetzt vielleicht sagen – wurde ja auch Zeit, dass endlich die Themen der Verwaltung in den Fokus rücken. Täuscht der Eindruck des späten Starts des Entwicklungsbereichs 4?
Der Eindruck täuscht meines Erachtens. HAW Hamburg 2030 ist mit dem Entwicklungsbereich der Präsidentin zur Veränderung der Fakultätsstruktur in eine wegweisende und erfolgreiche Strukturdebatte gestartet. Und wir sollten es uns an der Stelle noch einmal bewusst machen: In nur einem halben Jahr konnte eine neue Fakultätsstruktur erarbeitet werden, die uns profilgebend in die Zukunft führt. Das Abwarten dieser Ergebnisse war zwingend notwendig, um darauf aufbauend entsprechend ideale Prozesse und Strukturen konzipieren zu können. Anders als die getroffenen Entscheidungen zur Fakultätsstruktur wird die Reorganisation der Verwaltung sukzessive, das heißt schrittweise und über einen längeren Zeitraum bis 2030 erfolgen, um den Betrieb der Hochschule über den gesamten Umsetzungszeitraum vollständig gewährleisten zu können. Es muss und wird also nicht alles direkt bis zum Herbst 2025 verändert werden.
Insbesondere die Kolleg*innen in den Verwaltungsbereichen der Fakultäten spüren mitunter Verunsicherung, da auf Fakultätsebene – vermeintlich – bereits Fakten geschaffen werden, für viele in der dezentralen Verwaltung aber unklar ist, wie und wo sie zukünftig arbeiten werden. Haben Sie Verständnis dafür und können Sie hier etwas Klarheit schaffen?
Ich habe vollstes Verständnis für die Bedenken und auch die Ängste der Beschäftigten. Jedoch ist es so, dass an keiner Stelle bisher Fakten geschaffen wurden oder bereits ein finales Zielbild für die Verwaltung 2030 besteht. Der partizipative Prozess sieht vor, dass gemeinsam mit den Prozessexpert*innen vor Ort und weiteren Stakeholdern für die relevanten Kernprozesse möglichst ideale Lösungen gefunden werden. Natürlich wird es an der ein oder anderen Stelle Zielvorgaben aus der Funktion Kanzler*in geben, an denen es sich auszurichten gilt. Der gesamte Veränderungsprozess ist unter den derzeitigen schwierigen Rahmenbedingungen, wie personelle und finanzielle begrenzte Ressourcen oder die unzureichende Infrastrukturumgebung im digitalen und räumlichen Bereich, nicht einfach – jedoch gilt weiterhin die Prämisse, dass wir uns aus dem Bestand verändern müssen.
Es gilt alle Kolleg*innen dauerhaft gut zu informieren und immer wieder Angebote zur aktiven Beteiligung zu machen. Dies stellen wir durch unterschiedliche, hochschulöffentliche und barrierearme Kanäle sicher.
Derzeit laufen die – modellhafte – Entwicklung der zukünftigen Verwaltungsprozesse in den Fakultäten und in der zentralen Hochschulverwaltung parallel. Wie können beide miteinander verzahnt werden?
Es gibt hierbei keine Parallelität der Entwicklungen. Das Entwicklungsfeld 1.2 wird sich vornehmlich um die Binnenstrukturen der Fakultäten in der akademischen Selbstverwaltung und die unmittelbar dafür notwendigen Funktionen kümmern. Die weiteren unterstützenden Verwaltungsprozesse gilt es im Gegenstromverfahren zwischen dem Entwicklungsfeld 1.2 und dem Entwicklungsbereich 4 zu entwickeln. Prozesse, die beispielsweise fakultätsübergreifend einheitlich wahrgenommen werden, können aus dem Entwicklungsfeld 1.2 in den Entwicklungsbereich 4 transferiert werden. Und umgekehrt werden auch Prozesse, die den Kernaufgaben in Studium, Lehre, Forschung usw. inhärent sind, aus dem Entwicklungsbereich 4 im Entwicklungsfeld 1.2 diskutiert. In diesen beiden Bereichen muss die Gesamtheit der relevanten Kernprozesse identifiziert werden. Durch die Projektstruktur und das entsprechende Monitoring in HAW Hamburg 2030 wird dies bestmöglich unterstützt.
Viele Kolleg*innen wünschen sich eine engere Einbindung in den Strategieprozess und mehr Informationen. Wie können wir das erreichen?
Wir sind eine sehr große Hochschule mit knapp 1400 Beschäftigten. Eine vollständige aktive Einbindung ist meines Erachtens auch aufgrund der derzeitigen Belastungssituation nicht ressourcenschonend. Jedoch gilt es alle Kolleg*innen dauerhaft gut zu informieren und immer wieder Angebote zur aktiven Beteiligung zu machen. Dies stellen wir durch unterschiedliche, hochschulöffentliche und barrierearme Kanäle sicher.
Die Einbindung der Verwaltung in den Entwicklungsbereich 4 wird maßgeblich über die Führungskräfte gesteuert. Diese werden ihre Bereiche eigenverantwortlich informieren, können aber auch jederzeit von den Beschäftigten darauf angesprochen werden. Jedoch gilt es vor allem, die Personen aktiv in den Veränderungsprozess zu integrieren, die über eine hohe Prozesskenntnis verfügen und den Strukturwandel damit aktiv mitgestalten können. Deshalb ist es mein Ziel, in den unterschiedlichen Entwicklungsfeldern vor allem die Personen anzusprechen, die den Prozess derzeit bereits bearbeiten und die weiteren Stakeholder zu integrieren, die positiv an der Prozessentwicklung im Sinne der Dienstleistungsorientierung mitwirken möchten.
