Meeting-Regeln gelten Off- und Online
Einander ausreden lassen, aufmerksam sein, Handys auf stumm schalten – die grundsätzlichen Regeln der persönlichen Treffen gelten selbstverständlich auch für Online-Meetings. Damit jede*r, die/der sich beteiligen möchte auch zu Wort kommt, gibt es bei MS Teams die Hand. Wer eine Wortmeldung hat, hebt einfach die Hand, so dass die/der Moderator*in den/die Teilnehmende sieht. Wenn sich mehrere gleichzeitig melden, sollten die Anfragen natürlich der Reihenfolge nach berücksichtigt werden. Das strukturiert nicht nur das Meeting, sondern hilft auch dabei, dass sich die Teilnehmenden nicht ins Wort fallen.
Bleiben Sie zudem aufmerksam beim Meeting dabei. Vor allem wenn die Kameras aus sind und das Mikrofon stumm, ist es natürlich verlockend, nebenbei E-Mails zu beantworten, Telefonate zu führen oder Mittag zu essen. Das ist nicht wertschätzend gegenüber den anderen Teilnehmenden. Sollten Sie beispielsweise einen wichtigen Anruf erwarten, teilen Sie das am besten am Anfang des Meetings mit und sagen Sie kurz Bescheid, wenn Sie das Meeting verlassen.
Struktur ist alles
Eine Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden weitergeleitet wird oder am besten bereits in der Einladungs-E-Mail steht, hilft, den Ablauf zu strukturieren und das Meeting effizient und effektiv zu gestalten. Am besten legen Sie zudem vorab oder am Anfang der Konferenz fest, wer ein Protokoll führt, damit Sie Entscheidungen, Timings und Verantwortliche direkt festhalten können. Hierfür können Sie bei MS Teams beispielsweise OneNote nutzen oder die Besprechungsnotizen.
Zudem ist es sehr hilfreich, eine Moderation zu haben. Der oder die Teilnehmende, die/der die Rolle übernimmt, achtet darauf, dass die Agenda im Fokus bleibt, wirft einen Blick auf die Handmeldungen und behält die Zeit im Auge.
Mit Icebreaker starten und Pausen machen
Nehmen Sie sich am Anfang des Meetings 5 Minuten Zeit, damit alle ankommen können und eine vertrauensvolle Atmosphäre entsteht. Dabei helfen Icebreaker-Tools. Das können persönliche oder allgemeine Fragen sein, Sie können über ein Mood-Meter schnell und einfach ein Stimmungsbild bekommen oder die Teilnehmenden lernen sich in Kleingruppen in kurzen Breakout-Rooms bei Zoom besser kennen.
Besonders bei längeren Meetings sollten Sie Pausen für Ihr Meeting einplanen. Vor allem Teilnehmende, die im Home-Office nur einen kleinen Bildschirm haben, benötigen zwischendurch eine kurze Entspannung für die Augen. Zudem hilft eine kurze Pause, um wieder mit mehr Aufmerksamkeit bei der Videokonferenz dabei zu sein.
