„Sie müssen das Mikrofon einschalten“

Tipps für gute Online-Meetings

„Ich kann Sie nicht hören“, „Könnt ihr meinen Bildschirm sehen“, „Wie kann ich meine Hand heben“ – solche und ähnliche Sätze haben wir in den vergangenen Monaten dank Video-Konferenzen unzählige Male gehört oder selbst gesagt. Viele der HAW Hamburg Mitarbeitenden kennen sich inzwischen bestens mit den Formaten wie MS Teams oder Zoom aus. Dennoch möchten wir Ihnen zusammengefasst ein paar Tipps für die nächsten Video-Konferenzen auf den Weg geben.

Person sitzt vor einem Laptop, auf dem Teilnehmende einer Video-Konferenz zu sehen sind

Online-Meetings sind an der HAW Hamburg inzwischen etabliert.

Gut zu sehen und zu hören

Egal, ob Sie im Büro oder im Home-Office sind – bei Videokonferenzen ist ein ruhiger Raum wichtig, in dem Sie ungestört an dem Meeting teilnehmen können. Damit Ihr Gegenüber Sie gut sehen kann, achten sie darauf, dass Ihr Gesicht entweder von vorne oder von oben indirekt angeleuchtet wird. Vor allem in der dunklen Jahreszeit sind Sie ansonsten schnell nur noch als Schatten sichtbar.

Der richtige Hintergrund

Wenn Sie ihrem Gegenüber keine kahle, weiße Wand oder ein unaufgeräumtes Regal zeigen wollen, nutzen Sie als Video-Hintergrund doch die neuen HAW Hamburg Hintergründe. Sie finden diese auf der Webseite der HAW Hamburg – einfach herunterladen und als Hintergrundbild bei MS Teams oder Zoom einfügen. Damit Sie vor dem Hintergrund optimal erscheinen, machen Sie am besten keine ruckartigen Bewegungen und achten Sie darauf, dass die Lichtquelle Sie von vorne bzw. oben indirekt anstrahlt.

Meeting-Regeln gelten Off- und Online

Einander ausreden lassen, aufmerksam sein, Handys auf stumm schalten – die grundsätzlichen Regeln der persönlichen Treffen gelten selbstverständlich auch für Online-Meetings. Damit jede*r, die/der sich beteiligen möchte auch zu Wort kommt, gibt es bei MS Teams die Hand. Wer eine Wortmeldung hat, hebt einfach die Hand, so dass die/der Moderator*in den/die Teilnehmende sieht. Wenn sich mehrere gleichzeitig melden, sollten die Anfragen natürlich der Reihenfolge nach berücksichtigt werden. Das strukturiert nicht nur das Meeting, sondern hilft auch dabei, dass sich die Teilnehmenden nicht ins Wort fallen.

Bleiben Sie zudem aufmerksam beim Meeting dabei. Vor allem wenn die Kameras aus sind und das Mikrofon stumm, ist es natürlich verlockend, nebenbei E-Mails zu beantworten, Telefonate zu führen oder Mittag zu essen. Das ist nicht wertschätzend gegenüber den anderen Teilnehmenden. Sollten Sie beispielsweise einen wichtigen Anruf erwarten, teilen Sie das am besten am Anfang des Meetings mit und sagen Sie kurz Bescheid, wenn Sie das Meeting verlassen.

Struktur ist alles

Eine Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden weitergeleitet wird oder am besten bereits in der Einladungs-E-Mail steht, hilft, den Ablauf zu strukturieren und das Meeting effizient und effektiv zu gestalten. Am besten legen Sie zudem vorab oder am Anfang der Konferenz fest, wer ein Protokoll führt, damit Sie Entscheidungen, Timings und Verantwortliche direkt festhalten können. Hierfür können Sie bei MS Teams beispielsweise OneNote nutzen oder die Besprechungsnotizen.

Zudem ist es sehr hilfreich, eine Moderation zu haben. Der oder die Teilnehmende, die/der die Rolle übernimmt, achtet darauf, dass die Agenda im Fokus bleibt, wirft einen Blick auf die Handmeldungen und behält die Zeit im Auge.

Mit Icebreaker starten und Pausen machen

Nehmen Sie sich am Anfang des Meetings 5 Minuten Zeit, damit alle ankommen können und eine vertrauensvolle Atmosphäre entsteht. Dabei helfen Icebreaker-Tools. Das können persönliche oder allgemeine Fragen sein, Sie können über ein Mood-Meter schnell und einfach ein Stimmungsbild bekommen oder die Teilnehmenden lernen sich in Kleingruppen in kurzen Breakout-Rooms bei Zoom besser kennen.

Besonders bei längeren Meetings sollten Sie Pausen für Ihr Meeting einplanen. Vor allem Teilnehmende, die im Home-Office nur einen kleinen Bildschirm haben, benötigen zwischendurch eine kurze Entspannung für die Augen. Zudem hilft eine kurze Pause, um wieder mit mehr Aufmerksamkeit bei der Videokonferenz dabei zu sein.

Weitere Tipps

Wie Sie MS Teams und Zoom optimal nutzen:

support.zoom.us

support.microsoft.com

Forum bei EMIL

 

Das Betriebliche Gesundheits-Management der HAW Hamburg bietet Tipps, wie Sie gesund durch die Home-Office-Zeit kommen.

Kontakt

Anke Blacha
Referentin für interne Kommunikation
T +49 40 428 75-9286
anke.blacha (@) haw-hamburg.de

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