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Phishing-Mails sind gefälschte Mails, die mit dem Ziel versendet werden, Anmeldedaten oder sensible Daten von Personen herauszufinden.

Sie sollen mit der Mail dazu gebracht werden, Ihre Daten preiszugeben. Meistens ist in der Mail ein Link enthalten. Auf der dazugehörigen Website sollen Sie sich dann Anmelden.

Schon bei einem Anmeldeversuch werden der Anmeldename und Passwort abgefischt.

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Es gibt drei verschiedene Arten von Phishing-Mails:

• Link: In der versendeten Mail wird dir ein Link mitgeschickt, auf den du klicken und deine Anmeldedaten eingeben sollst. Meistens wird dir damit gedroht, dass sonst dein Konto gesperrt wird. Sobald du die Anmeldedaten eingegeben hast, hast du diese den Betrügerinnen und Betrügern übermittelt.
• Dateianhänge: An Phishing-Mails können auch Dateien angehängt sein. Sobald du diese Dateien öffnest, wird eine Malware aktiviert. Malware ist eine Software, die in Computer eindringt und dort Schäden oder Störungen verursacht.
• Eingabeformulare: Auch hier wird dir ein Link zugeschickt. Wenn du auf ihn klickst, kommst du zu einem Eingabeformular. Dort sollst du deine persönlichen Daten (Name, Adresse …) eingeben. Die Betrügerinnen und Betrüger können diese Informationen dann nutzen, zum Beispiel zum Identitätsdiebstahl.

Phishing-Mails sind heutzutage schwer zu erkennen. Die Tricks werden immer raffinierter und die Fälschungen sehen immer echter aus. Trotzdem kannst du auf ein paar Anhaltspunkte achten:

• Unpersönliche Anrede: In Phishing-Mails wirst du häufig nicht mit deinem Namen angesprochen, sondern eher mit: „Sehr geehrter Kunde …“.
• Drohungen: Wenn du nicht auf den Link klickst und dich anmeldest, muss angeblich leider dein Konto gesperrt werden. Mit solchen Aussagen wollen dich die Betrügerinnen und Betrüger dazu bringen, deine Daten preiszugeben.
• Daten gehen verloren: Wenn du dich nicht umgehend mit deinen Daten anmeldest, werden angeblich Daten verloren gehen, die nicht wiederhergestellt werden können. Auch mit dieser Drohung versuchen die Betrügerinnen und Betrüger, dich dazu zu bringen, deine Daten herauszugeben.
• Links und Dateianhänge: In der Mail werden dir Links und Dateien geschickt, die du anklicken sollst. Auch wenn haw-hamburg.de im Namen eines Links steht, kann das ein Betrugsversuch sein. Alle HAW-Services erreichst du sicher über die HAW-Homepage (z.B. HAW-Homepage, Quicklinks, Online-Services, Selfservice=Passwortänderung).
• Sensible Daten: Oft wirst du dazu aufgefordert, deine Online-Banking-PIN einzugeben oder andere Passwörter preiszugeben.
• Seltsame Mailadressen: Phishing-Mails haben häufig merkwürdige Absenderadressen. Oft stehen beim Bankennamen oder Firmennamen noch Zahlen wie zum Beispiel „Bank123xy“. Das kann ein Indiz für eine gefälschte Mail sein.

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Beispiele für richtige Links:

Ein Beispiel ist die Hinweismail unserer HAW-Passwortverwaltung.

Anzeigetext in den Mails zum Passwortablauf: Bitte ändern Sie das Passwort für Ihren Account "xyz123" rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit am 05.09.2022 um 12:01 Uhr, über die Selfservice-Website.

Der dahinterliegende Link besteht aus dem Namen der Dienstes hawselfservice und dem Internetnamen haw-hamburg.de: https://hawselfservice.haw-hamburg.de/
(mit der Maus über den Text gehen zum Anzeigen des Links)

Beispiel für betrügerische Links:

Anzeigetext in der Mail zum Postfach Update: Um das Upgrade automatisch abzuschließen, müssen Sie das Upgrade manuell initiieren, indem Sie das OUTLOOK-WEBPORTAL besuchen. Das Upgrade wird vom 15. September bis zum 22. September 2022 wirksam.

Der dahinterliegende Link besteht aus dem Namen des Dienstes c8arw301 und dem Internamen caspio.com sowie einem Verzeichnis /dpze/4846540jhijhdo934d76a96f9f804788b416 indem die Webseite unserer Hochschulseite nachgebaut wurde: https://c8arw301.caspio.com/dpze/4846540jhijhdo934d76a96f9f804788b416
(mit der Maus über den Text gehen zum Anzeigen des Links)

Spam Mails werden im Junk-E-Mail Ordner im Postfach gespeichert.
Dort werden sie nach 3 Wochen automatich gelöscht. Den Junk-E-Mail Ordner finden SIe unterhalb des Posteinganges.

Über die serverseitige automatische Junk-E-Mail-Erkennung hinaus, können Sie in Outlook als auch im Webmailer die Junk-Mail-Funktion Absender blockieren benutzen. Dabei wird die Absenderadresse einer als Junk-E-Mail gekennzeichneten Mail in die Liste der "Blockierten Adressen" aufgenommen.

In Outlook erreichen Sie diese Funktion über einen Rechtsklick auf eine beliebige E-Mail, der Auswahl von Junk-E-Mail, und einer der dann folgenden Auswahlen im Menü. Diese Optionen stehen in Outlook zur Verfügung. Absender sperren, Absender nie sperren, Domäne des Absenders (@Beispiel.de) nie sperren, Gruppe oder Verteilerliste nie sperren, Keine Junk-E-Mail und Junk-E-Mail-Optionen.

Hinter der Auswahl "Junk-E-Mail-Optionen" finden Sie folgende Registerkarten: Sichere Absender, Sichere Empfänger, Blockierten Absender und International.

Unter den Optionen sollte nur "Keine Automatische Filterung. Nur E-Mails von blockierten Absendern werden in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben." angehakt sein, da die eigentliche Filterung schon beim Mailempfang bei unserem Provider, dem DFN Mailservice, erfolgt und als Spam gekennzeichnete E-Mails nur noch von Outlook in den Junk-E-Mil-Ordner verschoben wird. Die individuelle Absenderblockieren kann als Ergänzung aktiviert werden.

Im Webmailer auch wieder mit einem Rechtsklick auf die betreffende E-Mail. Hier haben Sie nur die Möglichkeit die Mail als Junk-E-Mail markieren oder Junk-E-Mail markieren aufheben. Die Blockliste als solche läuft nur in Outlook und kann dementsprtechend auch nur dort verwalten werden.

Unmittelbar nach der Aktualisierung des Namens eines Beschäftigten durch den Personalservice oder bei Studierenden durch das Studierendensekretariat erhält das Postfach der betroffenen Person einen neuen Namen, der automatisch erzeugt wird.
Die bisherige E-Mail-Adresse bleibt jedoch als Empfangsadresse, als sogenannter E-Mail-Alias erhalten. Die neue E-Mail-Adresse wird automatisch als Absendeadresse eingetragen. Beim Login muss dann die neue E-Mail-Adresse verwendet werden.
 

Es gibt ein Adressbuch des HAW-Mailers, das alle persönlichen E-Mail-Adressen und Verteiler des HAW-Mailers umfasst. Alle E-Mail-Nutzer*innen haben Zugriff auf dieses Adressbuch.
Nur Beschäftigte können an alle allgemeinen Verteiler E-Mails senden. Funktionspostfächer werden nach formlosen Antrag freigeschaltet.

Zur Anzeige des Adressbuches benutzen Sie den HAW-Mailer (OWA), Outlook oder ein Mailprogramm wie zum Beispiel Thunderbird, das via Exchange-Protokoll auf den Server zugreift. Siehe auch FAQ‘s zur Konfiguration. Bei einer Verbindung über IMAP bzw. POP3 wird nur das E-Mail-Postfach angezeigt.

Die Verteilerlisten beginnen mit "VL" (Beispiel: "VL alle Studierenden der HAW"). Es gibt automatische Verteiler mit allen Studierenden, Bediensteten, Professor*innen und Lehrpersonen aufgeteilt nach Department, Fakultät oder der gesamten Hochschule. Diese Verteiler werden zum Zeitpunkt des Mailversandes mit allen E-Mail-Adressen gefüllt, deren Statusmerkmale der entsprechenden Verteilerliste entsprechen.

Zugriff auf das Adressenbuch und Verteilerlisten durch ...

• HAW-Mailer:

Nach dem Einloggen in den HAW-Mailer (OWA) und dem Öffnen einer neuen Mail, kann mit einem Klick auf den Schriftzug "An..." oder "Cc…" das Adressbuch geöffnet werden. Danach kann nach dem jeweiligen Namen gesucht und die Empfänger*innen bequem über die Buttons An ->, Cc -> und Bcc -> zugeordnet werden.
Die Voreinstellung des Adressbuchs ist die „Default Global Address List“, weitere Kontakte finden Sie unter dem Menüpunkt „Andere Adresslisten anzeigen“.
Geben Sie im Suchfeld zum Beispiel "VL" oder "VL-" ein, um an eine Verteilerliste zu addressieren.
Die Suche erfolgt ab dem ersten Zeichen. In der Zeile es gibt keine Platzhalterzeichen, wie "?" oder "*".

• Outlook:

In Outlook können Sie entweder auch über die Felder "An..." und "Cc..." zugreifen oder Sie rufen das Adressbuch direkt auf. Stellen Sie sicher, dass unter Adressbuch die Globale Adressliste ausgewählt ist und unter Suchen „Nur Name“ eingestellt ist. Suchen Sie eine Verteilerliste geben Sie "VL" ein und klicken Sie auf OK.
Die Suche erfolgt ab dem ersten Zeichen in der Zeile, es gibt keine Platzhalterzeichen, wie "?" oder "*".

• Android:

Wenn Sie ein Android Mailprogramm verwenden, müssen Sie das Konto als Exchange Postfach einbinden. Beginnen Sie eine neue Mail und suchen Sie die Kontakte über die Felder "An..." oder "Cc...". Tippen Sie „VL alle“ und es werden die Verteiler angezeigt.

• Mac/IPhone/Ipad Mail:

Binden Sie Ihr Konto im Mailprogramm als Exchange Postfach ein. Beginnen Sie eine neue Mail und suchen Sie die Kontakte über die Felder "An..." oder "Cc...". Tippen Sie „VL alle“ und es werden die Verteiler angezeigt.

Alle Beschäftigten der HAW Hamburg haben die Möglichkeit ihrem HAW-Mailer Postfach einen Alias hinzuzufügen. Das heißt, Sie können an Ihrem Postfach bis zu fünf Adressen generieren. Sie können eine dieser E-Mail-Adressen als Absendeadresse einstellen, alle anderen sind reine Empfangsadressen.

ACHTUNG: Zur Anmeldung per IMAP oder POP3 am Postfach können Sie den HAW-Account oder die E-Mail-Adresse benutzen, die Sie als Absendeadresse eingestellt haben. Ändern Sie die Absendeadresse, müssen Sie dies gegebenenfalls in Ihrem E-Mail-Programm entsprechend ändern. Die Verwendung das HAW-Account zur Anmeldung am Postfach, bleibt unberührt durch eine etwaige Absendadressen Änderung.

Das E-Mail-Aliasing erreichen Sie über ein Selbstverwaltungstool. Dort haben Sie dann die Möglichkeit einen Alias zu erzeugen, zu löschen und bei Bedarf die Absendeadresse zu ändern.

Die E-Mail-Adresse (Alias) die Sie ihrem Postfach geben, muss allerdings eine Regel erfüllen, damit sie erfolgreich ihrem Postfach hinzugefügt werden kann:

• ZusammenhängenderTeilDesVornames.zusammenhängenderTeildesNachnamens@haw-hamburg.de
  Beispiele für Max Mustermann:
  • Erlaubt wären: m.m@haw-hamburg.de, ma.mann@haw-hamburg.de, ax.uster@haw-hamburg.de 
  • Nicht erlaubt wären: mx.Mustermann@haw-hamburg.de, Mustermann@haw-hamburg.de, Max@haw-hamburg.de 

Zu erreichen ist das E-Mail-Aliasing-Tool im Beschäftigtenportal unter Online Formulare.

Auf dieser Seite oben rechts unter "Mitteilungen" gibt es aktuelle Hinweise.

Die maximale Anzahl an Empfänger pro E-Mail liegt bei 200. Wenn Sie eine größere Anzahl an Empfängern pro E-Mail benötigen, können Sie dies Formlos beim Mailbetrieb (at) haw-hamburg.de beantragen

Bei OWA-Nutzung kann das Bcc-Adressatenfeld über die Optionen wieder eingestellt werden. 
Wie Sie die Einstellung einrichten, ist hier nachzulesen.

Am besten können signierte Mails mittels einem aktuellen Mail-Client wie zum Beispiel Thunderbird, Mail, Outlook oder Entourage angesehen werden. Dort können die Mails via POP3/IMAP abgefragt werden und signierte Inhalte angesehen werden.

E-Mails können mit bis zu einer Größe von 25 MB empfangen und versendet werden.

Das Mailer-Team der HAW Hamburg kann via Fernwartung im Ernstfall unterstützen.

• Für eine Fernwartung benötigen Sie den TeamViewer QuickSupport Client.
• Bitte nutzen Sie je nach Betriebssystem eine der folgenden Dateien: Windows TeamViewerQS.exe , Mac TeamViwerQS.dmg, Linux teamviewer_qs.tar.gz.
• Starten Sie den TeamViewer Client. Je nach Betriebssystem können weitere Schritte zum Starten des Clients notwendig sein.
• Für eine Fernwartung mit dem IT-Support teilen Sie dem Support bitte die Sitzungs-ID und das dort angezeigte 4-stellige Teamviewer Kennwort mit.
• Die Fernwartung kann jederzeit von beiden Seiten beendet werden.

Mail-Adresse: mailbetrieb (@) haw-hamburg.de

Über die reine E-Mail-Funktionen hinaus, ist es in Outlook möglich einzelne Ordner wie den Posteingang oder den Kalender freizugeben. Dadurch sind Teamworkfunktionen möglich oder auch Urlaubsvertretungen konfigurierbar.

Zuerst müssen Sie die nötigen Berechtigungen in Ihrem Outlook erteilen. Anschließend kann sich der Berechtigte im Outlook die freigegebenen Ordner anzeigen lassen:

• Die Rechte für die Ordner erteilen Sie, indem Sie das Kontextmenü des Ordners aufrufen (Rechtsklick auf den Ordner > Eigenschaften) und auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen. So können Sie Ihren Posteingang und auch Ihren Kalender freigeben. Durch die hier erteilten Schreibrechte im Kalenderordner, können die berechtigten Nutzer*innen Termine im Kalender eintragen.

Damit Nutzer*innen den Ordner dauerhaft in Outlook anzeigen können, müssen Sie Postfachrechte erteilen. Dazu rufen Sie das Kontextmenü ihres Postfachs auf. Durch Auswahl der Option Ordnerberechtigungen und anschließend der Registerkarte Berechtigungen erreichen Sie die Rechteverwaltung. Fügen Sie den Benutzer hinzu und erteilen Sie hier die Berechtigung "Ordner sichtbar".

Dies können Sie alles in einer ausführlichen Anleitung nachlesen.

Sie haben die Möglichkeit sowohl in Outlook als auch über OWA (Outlook Web Access) Mitglieder Ihrer zentralen Serververteiler hinzuzufügen oder zu entfernen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie als Besitzer*in oder Manager*in für die Gruppe eingetragen sind. Dies können Sie beim Mailbetriebsteam (mailbetrieb (@) haw-hamburg.de) formlos beantragen.

• Anleitung für Outlook
• Anleitung für OWA

Wenn Sie einen Absender sperren oder blockieren möchten, um von diesem keine E-Mails mehr zugestellt zu bekommen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Auf dem zentralen E-Mail-Gateway der HAW Hamburg gibt es für jede E-Mail-Adresse der Hochschule einen Quarantänebereich für Spam E-Mails sowie Adresslisten für Sichere Absender und Sperrlisten. Siehe Anleitung: Quarantäne für Spammails an der HAW.pdf
2. Im Outlook oder OWA des HAW-Mailers können Listen für sichere Absender und Sperrlisten gepflegt werden. Siehe Anleitung: Sperren unerwünschter Absender in Outlook oder OWA.pdf

Für Funktionspostfächer gibt es weiterhin die Möglichkeit das Kennwort im WEB-Mailer (OWA) zu ändern.

Nach erfolgreicher Anmeldung an dem Funktionspostfach können über das Zahnradsymbol die Optionen aufgerufen werden. In dem Optionen Menü unter Allgemein, Mein Konto navigieren Sie auf die Seite Mein Konto. Auf dieser Seite in der rechten Spalte gibt es den klickbaren Link Ihr Kennwort ändern, sichtbar nur bei Funktionspostfächer. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Dialog, in dem Sie ein neues Kennwort eingeben können. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen sie das neue Kennwort.

Anleitung: Kennwort ändern für ein Funktionspostfach

Konfigurationsanleitung für Outlook

Die Einrichtungsschritte sind in den verschiedenen Outlook-Versionen meist sehr ähnlich. Deshalb gibt es nicht für jede Outlook-Version eine eigene Anleitung. Die Empfohlene Konfiguration in Outlook ist die Exchange Server, damit haben Sie Zugriff auf das globale Adressbuch der HAW Hamburg sowie auf einen Kalender. Für die Einrichtung mit dem Exchange Server, über das Outlook Anywhere-Verfahren, sollten Sie die automatische Konfiguration von Outlook ausführen, das auch die Standard Option ist. Dafür brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr HAW-Kennwort eingeben.

Einrichten von IMAP unter Outlook 2007 (PDF)
Einrichten von POP3 unter Outlook 2007 (PDF)
Einrichten von Outlook Anywhere unter Outlook (PDF)

Konfigurationsanleitung für andere Emailprogramme am Beispiel von Mozilla Thunderbird

Konfiguration des POP3 oder IMAP Zugriffs auf den HAW-Mailer (PDF)

Allgemeine Konfigurationsparameter für Mail-Programme

POP3-Server : haw-mailer.haw-hamburg.de
POP3-Port: 995
SSL: Ja 
Passwort: normal

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): Nein

IMAP4-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
IMAP4-Port: 993
Passwort: normal
SSL: Ja 

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): Nein

SMTP-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
Port: 587
Authentifizierung erforderlich
Passwort: normal
SSL: STARTTLS

Für Outlook und Outlook Express
SPA (Secure Password Authentication): optional

Active-Sync oder Exchange-Profil oder Outlook
Für die Einrichtung werden nur E-Mail-Adresse und Kennwort benötigt.

Mac: Account unter Systemeinstellungen Internet Accounts erstellen. Exchange auswählen und E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben. Ab OSX 10.10 und höher konfiguriert sich der Mac automatisch und verbindet sich mit folgenden Serverdiensten: Mail, Kontakte, Kalender, Notizen und Erinnerungen. Bis zur vollständigen Synchronisation kann es einige Minuten dauern. Wenn Sie vorher schon Exchange Verbindungen zur HAW eingerichtet hatten, kann bei Problemen mit der Synchronisation ein Neustart des Mac helfen.
Exchange mit dem Mac verbinden

IPad und IPhone: In den Systemeinstellungen unter Internet Accounts mit + ein Konto hinzufügen, auf die Exchange Schaltfläche klicken und Name, E-Mail-Adresse sowie das Passwort eingeben.

Android Smartphone: Unter Einstellungen Konten "Konto hinzufügen" wählen. Microsoft Exchange "Active Sync Konto hinzufügen" wählen und E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben. Remote-Sicherheitsverwaltung bestätigen und anschließend die Sync.-Optionen mit "Weiter" bestätigen. 

Die Angaben können je nach Version des OS variieren.

Angaben für die manuelle Konfiguration
Exchange-Server: haw-mailer.haw-hamburg.de
Benutzername für Authentifizierung: E-Mail-Adresse (Vorname.Name(@)haw-hamburg.de) , HAW-Account oder hawmailcluster\HAW-Account (dann kann in der Regel die nächste Angabe "Domäne" weggelassen werden, weil sie schon vorhanden ist).
Domäne: hawmailcluster
Server: Wird in der Regel vom Mail-Program eingetragen. Bei manueller Eingabe entweder die Exchange Proxy Adresse (siehe weiter unten) oder einen der vier Client Access Server (cas01.mailcluster.haw-hamburg.de, cas02.mailcluster.haw-hamburg.de, cas03.mailcluster.haw-hamburg.de, cas04.mailcluster.haw-hamburg.de).
Exchange Proxy Einstellungen bei Outlook Anywhere
URL für den Exchange-Proxy (https): haw-mailer.haw-hamburg.de
http für schnelle und langsame Verbindungen auswählen
Standard Authentifizierung auswählen

EWS (Exchange Web Services)
Wird zum Beispiel beim Kalender Plugin Lightning zusammen mit dem Exchange Calendar Add-on benötigt und bei älteren Apple Mail-Programmen.

URL: "https://haw-mailer.haw-hamburg.de/ews/exchange.asmx"
Postfachname: E-Mail-Adresse
Benutzername: HAW-Account
Domäne: hawmailcluster
Kennwort: HAW-Account Kennwort

Kalender und Kontakte in Thunderbird einbinden
Um Termine im Exchange Kalender zu verwenden, muss im Thunderbird ein Add-on installiert werden. Bei Updates von Thunderbird vorher überprüfen, ob die AddOns mit der neuen Version Kompatibel sind. Zurzeit sind folgende Versionen getestet:

• Thunderbird mit integrietem Lightning und 
• 1a. für Thunderbird Version 59 Exchange EWS Provider 4.0.0 - beta5
• 1b. für Thunderbird Version 60 Exchange EWS Provider 5.0.0 - alpha1

Anmeldedaten und URL sind weiter oben unter EWS beschrieben.

Exchange Calender Add-on herunterladen und über Zahnrad-Symbol (Tools für alle Add-ons) "Add-on aus Datei installieren...". Alle Infos und das Add-on bekommen Sie unter: https://github.com/Ericsson/exchangecalendar/releases.
Bei einem reinen Update des Add-ons ist der Kalender jetzt wieder aktiv.

Konfiguration: Über den Menüpunkt "Termine und Aufgaben" den Kalender öffnen, per Rechtsklick unterhalb von Kalender einen neuen Kalender anlegen. Folgende Punkte der Reihe nach auswählen und eingeben:

• Kalender im Netzwerk
• Microsoft Exchange 2007/2010
• Dem Kalender einen Namen geben und das zugehörige Exchange Mailkonto angeben.
• Die Daten für den EWS-Zugriff eintragen (siehe weiter oben). "Nicht Exchange's autodiscovery Funktion nutzen" auswählen! 
• Jetzt auf Server und Postfach prüfen klicken. Es wird unter Hauptordner der Kalenderordner angezeigt. Mit Klick auf Weiter und Fertigstellen ist der Kalender eingerichtet.
• Die Synchronisation läuft im Hintergrund und bei neuen Terminen dauert es einen kurzen Augenblick bis sie im Web-Mailer zu sehen sind.
• Adressbuch öffnen
• Exchange Kontakte-Ordner hinzufügen
• Server-URL eingeben für das EWS-Protokoll
• Haken setzen für die Globale Adressliste, sonst wird nur das persönliche Adressbuch eingebunden.
• Postfachname ist gleich der E-Mail-Adresse und Benuzername ist gleich der E-Mail-Adresse oder HAW-Account.
• Jetzt einmal auf Server und Postfach prüfen klicken.

Hinweis für Mitarbeiter im Verwaltungsnetz (FHHnet): 
Leider ist es nicht möglich, aus dem FHHnet auf das Postfach via POP3, SMTP oder IMAP4 zuzugreifen.

Leider wird das Root-Zertifikat, auf welchem das HAW-Mailer Zertifikat beruht, bisher nicht in Firebird zur Verfügung gestellt. Um mit dem HAW-Mailer arbeiten zu können, empfiehlt es sich das Zertifikat zu akzeptieren. In der nachfolgenden Anleitung ist ein möglicher Weg beschrieben: Sicherheitszertifikat der HAW und Firefox (PDF).

Das Postfach auf dem HAW-Server kann per POP3, IMAP oder Exchange Active Sync in "Mail" eingebunden werden. Empfohlen ist IMAP für reines Mailen oder Exchange Activ Sync zum Mailen und für HAW-Adressbuch, Kalender, Notizen und Erinnerungen.

Dieser Link führt Sie auf eine Supportseite von Apple, auf der ausführlich die Konfiguration des mitgelieferten Mailprogrammes "Mail" beschrieben wird.

Die notwendigen Parameter für die Installation finden Sie unter der FAQ "Wie kann ich auf den HAW-Mailer mit einem Mail-Programm zugreifen?" weiter oben auf dieser Seite.

Über einen lokalen Ordner können E-Mails vom Server auf den lokalen Mac verschoben werden. Somit können Sie Ihre Postfachgröße verringern. Hier finden Sie eine Anleitung.

Dieses PDF-Dokument enhält eine Konfigurationsanleitung zum Zugriff auf das Postfach via RPC over https: Einrichten_des_Exchange_Postfachs_unter_Outlook_2007.pdf.

Voraussetzungen für die "Mobile Device Nutzung" von PDA`s oder Smartphones sind:

1. Ihr Mobil-Device benötigt eine LAN- oder W-LAN-Verbindung ins Internet.
2. Eine Mail-App, das entweder IMAP4, POP3 oder Active Sync (Exchange Server) Protokolle unterstützt.
3. Ihr Mobil-Device muss aktuellen Root Zertifikaten der Telekom vertrauen, diese sind die Rootzertifikate des DFN und der HAW. Dies ist gegeben, wenn Sie sich über die Webseite des HAW-Mailers einloggen können ohne eine Zertifikatswarnung zu erhalten.

Support erhalten Sie ausschließlich bei Fehlern oder Problemen für die Mail-Konfiguration, dazu wenden Sie sich bitte an: mailbetrieb (@) haw-hamburg.de

Der telefonisch erreichbare UHD für alle übrigen Mailanfragen bietet keinen Support für die Mobile Device Unterstützung.

Konfigurationsdateien zum Download:
Einrichten_von_Exchange_ActiveSync_auf_dem_Iphone.pdf

Einrichten_von_Microsoft_Exchange_auf_einem_Android_Geraet.pdf

Einrichten eines IMAP Kontos unter Android.pdf

Im folgenden Dokument wird die Einrichtung einer Weiterleitungsregel über den Internet Explorer im Outlook Web Access beschrieben: Weiterleitung aus OWA (PDF).

Eine Einrichtung über Outlook Web Access Light ist leider nicht möglich.

datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen

www.datenschutz-nord-gruppe.de
office (@) datenschutz-nord.de

Das gesamte System wurde vom Hamburgischen Datenschutzbeauftragten abgenommen.

Die Nachweispflicht für den Versand rechtswirksamer Mails innerhalb des HAW-Mailers (Absender und Empfänger haben ein Mailkonto im zentralen HAW-Mailer) durch die Verwaltung der HAW Hamburg obliegt dem Versendenden, also der HAW Hamburg. Dies erfolgt durch Speicherung von Übertragungs-Protokollen sowie Speicherung von „Tracking-Logs“, bei rechtswirksamen E-Mails durch das Mail-System. Diese Protokolldaten würden im Bedarfsfalle ausgewertet werden.

Die Versendung von E-Mails durch die Nutzer*innen innerhalb des HAW-Mailers an andere Mailbenutzer des HAW-Mailers lassen sich durch Aktivieren der Funktion „Übermittlungsbestätigung“ und „Lesebestätigung“ im lokal-installierten Mailclient des Mailabsenders protokollieren (nur hier). Beide Bestätigungen werden in die Mailbox des Mailabsenders im HAW-Mailer übermittelt.
Die Übermittlung von Mails mit Hilfe von Outlook Web Access lässt sich nicht protokollieren. Hier lässt sich nur die Lesebestätigung aktivieren.

Wenn E-Mails von Nutzer*innen des HAW-Mailers an andere HAW-Mailnutzer (z.B. Verwaltung, Studierendenzentrum etc.) nicht zustellbar sind (fehlerhafte Mailadresse, technische Probleme o.ä.) gibt es eine automatische Antwort per E-Mail vom System, die die Unzustellbarkeit dokumentiert.

Eine 100-prozentige Ausfallsicherheit kann und muss kein System in diesem Zusammenhang rechtlich leisten können (auch nicht die Dienstleister herkömmlicher Briefzustellung). Kommt es zu Rechtstreitigkeiten, obliegt es dem Anwender, den Nachweis über die Zustellung zu führen.
Die HAW Hamburg gewährleistet dies durch entsprechende serverseitige Konfigurationen (Einschalten der Übermittlungsbestätigung). Der Anwender selbst muss diese Funktion in seinem Mailclient aktivieren.
Die HAW-Verwaltung wird in Zukunft bei allen rechtlich relevanten Dokumenten wie oben beschrieben verfahren, um diesen rechtlichen Nachweis für sich selbst erbringen zu können.

Ja, indem man sich die Lese- und Übermittlungsbestätigung bzw. die Unzustellbarkeits-Nachricht ausdruckt.

Es liegt in der Entscheidungsfreiheit der Hochschule, den Übertragungsweg festzulegen.

Eine persönliche Zustimmung der HAW-Mitglieder über die Einrichtung eines offiziellen HAW-Postfaches mit der Namenskonvention vorname.nachname@haw-hamburg.de ist nicht nötig, da es hierfür gesetzliche Grundlagen gibt.

Bei Studierenden regelt dies die Änderung der Immatrikulationsordnung vom 12.04.2007, § 1, Abs. 2.1:

„Die Übermittlung der Daten zwischen der Hochschule und ihren Studierenden erfolgt grundsätzlich auf elektronischem Wege (elektronische Kommunikation). Dies betrifft insbesondere die Übermittlung von Informationen über wichtige Daten, Fakten und Ereignisse sowie die Bekanntgabe von Verwaltungsakten (Bescheiden). Ausgenommen hiervon sind die Übermittlung von Zeugnissen, Diploma Supplements, Transcript of Records, Verleihungsurkunden akademischer Grade und vergleichbaren Urkunden. Zu diesem Zwecke richtet die Hochschule für jede und jeden Studierenden eine eigene elektronische Anschrift (E-Mail-Adresse) ein.“

Bei Angestellten, deren Arbeitsverhältniss beendet wird, zum Beispiel wegen eines Wechsels in den Ruhestand oder weil der Vertrag ausläuft, wird das Postfach sofort deaktiviert und die Quotas auf Null gesetzt. Mails an dieses Adresse werden mit der Fehlermeldung "Postfach voll" quitiert. Es ist ab der Deaktivierung ein Jahr lang möglich die Mails aus diesem deaktivierten Postfach zu sichern. Dazu müssen Sie sich an das Mailbetriebsteam per E-Mail wenden (Mailbetrieb (@) haw-hamburg.de).

Lehrbeauftragte können sechs Wochen über das Vertragsende hinaus ihr Postfach verwenden. Das Postfach wird ein Jahr nach Vertragsende gelöscht. In dieser Zeit können Sie noch eine Sicherung des Postfaches durchführen. Dazu müssen Sie sich an des Mailbetriebsteam per E-Mail wenden (Mailbetrieb (@) haw-hamburg.de).

Für Studierende gilt: Das Postfach auf dem HAW-Mailer bleibt nach der Exmatrikulation noch ein Jahr aktiv, bis es gesperrt und anschließend sofort gelöscht wird. Eine Sicherung der E-Mails muss in dieser Zeit vor dem Deaktivieren und Löschen des Postfaches erfolgen.

Der § 110 TKG (Überwachungsmaßnahmen) stellt darauf ab, dass jemand eine Telekommunikationsanlage betreibt, mit der Telekommunikationsdienste für die Öffentlichkeit erbracht werden. Corporate Networks und andere geschlossene Benutzergruppen gehören damit nicht zum Kreis der Verpflichteten, da hier keine Dienste für die „Öffentlichkeit“ erbracht werden. Bei dem HAW-Mailer handelt es sich um ein Angebot für eine solche geschlossene Benutzergruppe, so dass der interne HAW-Mailer nicht von § 110 TKG erfasst ist und eine entsprechende Überwachung durch die HAW Hamburg nicht erfolgt.